Здравствуйте уважаемые читатели . Сегодя мы продолжаем
наш разговор о делопроизводстве и посмотрим как оформляются должностные, служебные и объяснительные записки.
Докладная записка – документ, адресованный выстоявшему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения. Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование работников, нарушение требований Инструкции по делопроизводству и т.д. Докладные записки могут носить и чисто информационный характер: о ходе выполнения или выполнении какого-либо поручения, заданий, планов, указаний, работ. В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. Докладная записка может быть составлена как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут предоставляться руководству систематически. В зависимости от вида докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственно руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации). Внутренняя докладная записка. Данный вид документа составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.
К таким реквизитам относятся: наименование структурного подразделения; вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; адресат; подпись составителя (с указанием должности). Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, кегль 14, 1,5 интервала. Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения - автора доку мента. Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 между строчных интервала. Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.03.2022 или буквенно-цифровым способом, например, 7 февраля 2021 г.
Внешняя докладная записка. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога "о" и отглагольного существительного в предложном падеже.
Например: "о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию".
В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании. Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.
Отдельным видом должностной записки является Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Как правило, предложения составляются по заданию руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи с чем составлено предложение) и заключение - перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству. Они оформляются аналогично докладной записке, в наименовании вида документа может указываться - ПРЕДЛОЖЕНИЕ.
Объяснительная записка трактуется в первую очередь как документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). также она может выступать как сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Исходя из этого данный тип документов делиться на
-документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений. Они оформляются на общем бланке организации.
- объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций. Они оформляются на стандартном листе бумаги, и адресуется конкретному должностному лицу.
По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка содержит: наименование структурного подразделения - автора документа; адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже); наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА; заголовок к тексту; текст объяснительной записки ;подпись ;дата подписания составителем.
Текст Объяснительной записки состоит из двух частей:
-первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
вторая часть – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом или машинописным способом на стандартном листе бумаги с расположением всех реквизитов.
Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, т.е. внутреннее деловое письмо. Служебные записки обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне управления.
Они предназначены для координации действий подразделений и работников внутри организации, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом. Служебную записки оформляют на стандартном листе бумаги формата А4. Состав необходимых реквизитов, квключает в себя: наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; адресат; заголовок к тексту (если текст имеет более 4 - 5 строк); текст; визы (в необходимых случаях); подпись составителя (с указанием должности). Наименование структурного подразделения - автора документа располагается в верхнем левом углу.Наименование вида документа пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через 2 межстрочных интервала после наименования подразделения. Адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже). Дата и регистрационный номер пишутся на одной строке. Датой является дата составления и подписания записки. Дата, как правило, оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2009. Заголовок кратко раскрывает содержание документа, формулируется по общим правилам составления заголовков к документам. Например: "О проведении проверки...". Текст излагается от первого лица единственного числа и может состоять из двух или трех частей. В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать. Документ может быть составлен в текстовом и табличном вариантах или их сочетании. Служебная записка визируется исполнителем документа, при необходимости его непосредственным руководителем, а также (в зависимости от ситуации) работниками заинтересованных подразделений. Служебная записка при ее представлении вышестоящему лицу подписывается руководителем подразделения или соответствующим должностным лицом. Также ставиться отметка об исполнителе.
Благодарю за уделенное внимание!!!
#делопроизводство
#информационно-справочная документация
#докладная записка
#служебная записка
#объяснительная записка