Управление контрактом
Управление жизненным циклом контракта – это процесс отслеживания и управления каждым аспектом контракта на предмет его исполнения, соответствия требованиям и другим факторам на каждом этапе жизненного цикла документа – от момента заключения до продления или истечения срока действия. Сам процесс управления начинается с момента предложения или запроса о заключении контракта и продолжается в течение срока действия контракта. Наличие эффективного процесса управления помогает организациям придерживаться дисциплинированного подхода к управлению соглашениями, тем самым снизить риски и повысить вероятность надлежащего исполнения важных для организации контрактов.
Предприятие создает или внедряет систему управления контрактами с целью оптимизации и структурирования различных аспектов жизненного цикла контракта, чаще всего в форме программного обеспечения. Некоторые решения управления контрактами предназначены для решения каждой части исполнения контракта, в то время как другие решения предлагают способ быстрого и доступного воздействия на конкретные части процесса. Однако стоит отметить, что не существует такого понятия как универсальное решение управления жизненным циклом контракта для всех – у каждого бизнеса разные задачи, требования, бюджеты и поэтому лучше всего найти тот тип программного обеспечения, который соответствует вашей уникальной ситуации.
Почему важно управлять жизненным циклом контракта?
Управление жизненным циклом контракта помогает организациям минимизировать договорные риски, обеспечить соблюдение нормативных требований, проверять контракты на предмет исполнения и сохранить организованность от начала до конца. Эффективное управление контрактом приводит к экономии затрат и времени для любой организации.
Каковы этапы процесса управления жизненным циклом контракта?
Процесс управления жизненным циклом контракта можно разбить на семь ключевых этапов, включая Планирование, Разработка, Преддоговорная работа, Переходный этап, Исполнение контракта, Предварительное продление, Постконтрактная стадия.
1. Этап планирования – именно на данном этапе вы разрабатываете свою стратегию управления контрактом, основанную на потребностях и ресурсах вашей компании.
2. Этап разработки – на этапе разработки выстраивается процесс управления контрактами в соответствии со стратегией компании и возникает гарантия того, что все участники процесса ознакомлены с возможностями и инструментами, используемыми в рамках данного процесса.
3. Преддоговорная стадия – данный этап включает процедуру проведения взаимных консультаций, переговоров, составление проектов контрактов.
4. Переходный этап – на данном этапе после подписания контракта предполагает удостоверение о том, что все заинтересованные стороны обладают необходимыми инструментами для управления подписанным соглашением и все важные условия, такие как права и обязанности, ответственность и этапы контракта учтены.
5. Этап исполнения контракта является одним из наиболее важных этапов процесса управления контрактом, на котором лица, управляющие соглашением, отслеживают важные этапы и обязательства, контролируют исполнение и гарантируют, что контракт обеспечивает ожидаемые результаты.
6. Этап предварительного продления — это время для оценки общей эффективности соглашения и принятия решения о расторжении, пересмотре или продлении контракта.
7. Постконтрактная стадия — теперь, когда контракт закончился, постконтрактная стадия – это время для анализа исполнения контракта в целях понимания того, что необходимо усовершенствовать для повышения эффективности в будущем.
В рамках этих семи этапов существует множество задач и процессов управления контрактами, которые составляют полный жизненный цикл контракта. Ниже приведена более подробная разбивка процесса управления жизненным циклом контракта, от запроса до повторного согласования!
Предложение, Разработка, Согласование и Утверждение
Первым шагом в жизненном цикле контракта является предложение/запрос о заключении контракта. На этом этапе составляется проект контрактного соглашения. Однако важно понимать, что большинство контрактов не согласовываются и не подписываются сразу; могут быть внесены существенные изменения прежде, чем все заинтересованные стороны смогут достичь соглашения.
Затем начинается процесс переговоров, когда контракт впервые составлен и доступен для ознакомления всем заинтересованным сторонам. Зачастую этап переговоров является одним из самых длительных и сложных за весь жизненный цикл контракта. В зависимости от количества вовлеченных сторон может потребоваться немало времени, прежде чем будет достигнуто окончательное соглашение.
Тем не менее, на этом этапе стороны и внутренние подразделения компании рассмотрят и в конечном итоге утвердят контракт. В тех случаях, когда используется программное обеспечение для управления контрактами, процесс подписания может быть упрощен, поскольку эти программные средства часто включают полезные функции, которые позволяют пользователям направлять официальные версии контракта партнерам и другим уполномоченным лицам по мере необходимости в процессе подписания контракта.
Оптимизация хранения
Другим важным аспектом управления жизненным циклом контрактов является хранение и организация контрактов. Этот этап процесса включает в себя проверку надлежащего оформления и организации хранения контрактов, для облегчения возможности быстрого поиска, когда это необходимо.
Несмотря на то, что контракт уже подписан, существует вероятность того, что в будущем он будет отредактирован, а также факт того, что на него нужно будет ссылаться в какой-то момент. По этой причине все большее число компаний начинают использовать облачное хранилище для своих контрактов и других важных документов.
Существует ряд причин, почему отлаженный процесс организации хранения актуален для предприятий любого уровня. Облачное хранилище (с надлежащими системами безопасности) позволяет разрешенным пользователям легко получать доступ к библиотеке контрактов. При загрузке контракты могут быть помечены соответствующей информацией, чтобы их можно было найти с помощью простой функции поиска. В конечном счете, цифровое хранилище упрощает организацию, хранение и извлечение контрактов по мере необходимости.
Отслеживание и отчетность (предоставление информации)
Еще одним важным шагом в управлении жизненным циклом контракта является отслеживание и отчетность. Именно на данном этапе возникает потенциальный риск пропуска сроков или потери данных, поэтому организациям необходимо сосредоточиться на совершенствовании этого этапа и обеспечении соответствия требованиям, чтобы не упустить ряд важных деталей. Это обеспечит тщательный контроль за действиями исполнителей и простой способ отследить ошибки или недостающие документы для внесения исправлений.
Успешный процесс управления контрактами включает в себя тщательный мониторинг контрактов на предмет контрольных дат, соответствия требованиям и иным важным факторам. Именно на данном этапе полезно наличие программного обеспечения для управления контрактами, которое может оптимизировать соблюдение условий контракта, гарантируя, что не будут пропущены важные элементы.
Программа управления контрактами может учитывать потенциальные проблемы и уровни рисков и доводить их до вашего сведения. Отмечать проблемные зоны и делать совместные заметки – отличный способ выявить проблемы на ранней стадии, прежде чем их решение будет стоить вашей компании много времени, ресурсов и денег.
Исполнение и повторное согласование
Контракты могут не выполняться или устаревать, поэтому важно анализировать ход исполнения контракта в течение времени. Запуск настраиваемых отчетов по контрактам на основе определенных критериев является важной частью любого процесса управления контрактами. Например, возможность создавать отчеты по контрактам на основе ставок комиссионных, территории бизнеса или даже продолжительности сроков продления может помочь компании получить ценную информацию о том, как исполняются заключенные контракты, что позволит в дальнейшем принимать обоснованные решения и повлияет на управление деятельностью компании в целом.
Эффективный процесс управления жизненным циклом контракта строится таким образом, чтобы контракты проверялись с проявлением должной осмотрительности, при взаимодействии работы менеджмента и юридической службы, на предмет соответствия требованиям и эффективности. Контракты, которые не исполняются должным образом, могут быть расторгнуты или перезаключены в более выгодное для вашего бизнеса соглашение.
Преимущества программного обеспечения для управления жизненным циклом контракта
Программное обеспечение для управления жизненным циклом контракта упрощает управление различными процессами, участвующими в жизненном цикле контракта. Практически каждый аспект процесса может быть выполнен вручную, но использование специального программного обеспечения может сэкономить вам драгоценное время, снизить риски и дать более глубокое представление о деталях вашего портфеля контрактов.
Вот несколько причин, по которым компании обращаются к программному обеспечению для управления жизненным циклом контрактов, чтобы достичь наивысшей эффективности:
• Более быстрое и простое подписание контрактов – Многие программные решения управления контрактами либо включают встроенные возможности электронной подписи, либо могут интегрироваться с автономными инструментами электронной подписи, что позволяет сэкономить время и избежать задержек.
• Организация контрактов, доступ и прозрачность – программное обеспечение управления контрактами позволяет вам хранить и упорядочивать контракты в одном центральном онлайн –хранилище, чтобы вы всегда знали, где найти ваши самые важные документы. Расширенная функция поиска позволяет легко найти любой контракт или ключевое условие мгновенно, избавляя от необходимости просматривать почтовые ящики и общие диски, чтобы найти необходимую информацию.
• Автоматическое отслеживание контрактов и отчетность – программное обеспечение управления контрактами облегчает возможность соблюдения сроков исполнения контрактов. Используя функции оповещений и уведомлений, вы можете настроить программу на отправку напоминаний по электронной почте до наступления ключевых дат контракта, таких как даты окончания или окна уведомления о расторжении. А с помощью пользовательских инструментов отчетности можно легко настраивать, планировать и обмениваться отчетами на основе данных, помеченных в контрактах, что позволяет не пропустить истечение срока действия контрактов или положения о форс – мажорных обстоятельствах.
Примечание о безопасности
Контракты часто содержат конфиденциальную информацию, поэтому соображения безопасности должны быть на первом плане, когда дело доходит до принятия решения о хранении и упорядочивании контрактов. По крайней мере, данные вашего контракта должны быть зашифрованы как при передаче, так и при хранении. Таким образом, даже если неавторизованный пользователь получит доступ к одному из ваших контрактов, информация будет нечитаемой.
Двухфакторная аутентификация – еще одна важная функция безопасности, на которую следует обратить внимание при выборе решения для управления контрактами для вашей организации. Для входа в систему требуется не только имя пользователя и пароль, но и дополнительная мера безопасности; как правило, для этого требуется ввести одноразовый код входа, отправленный на ваше мобильное устройство. Другие потенциальные функции безопасности, на которые следует обратить внимание, могут включать:
• Параметры отключения печати;
• Журналы проверки (для отслеживания того, кто обращался к документам или редактировал их);
• Управление разрешениями для ограничения доступа;
• Закрытая информация;
Безопасность является главной заботой, начиная с первого проекта документа и заканчивая его подписанием. Без надлежащих функций безопасности в вашем программном обеспечении для управления контрактами нарушение безопасности может привести к серьезным юридическим проблемам для вашей организации.
Отрасли и внутренние команды, участвующие в управлении контрактом
Управление жизненным циклом контракта занимает центральное место в любой области, которая регулируется договором. Усовершенствованное управление контрактами может помочь компаниям, работающим в различных областях, включая производство, телекоммуникации, технологии, здравоохранение и финансовые сферы.
В рамках любого агентства или организации в деятельности по управлению жизненным циклом контракта могут быть задействованы различные отделы:
• Отделы продаж и снабжения – определяют потребность во внешних контрактах и участвуют в переговорах, утверждении и оценке эффективности.
• Юридические отделы – отвечают за исполнение контрактов в соответствии с требованиями. Данный отдел участвует в переговорах, утверждении, соблюдении требований и регулярных проверках. Часто юридические группы также работают с командами due diligence, чтобы убедиться, что все контракты соответствуют необходимым требованиям закона и локальным актам, прежде чем двигаться дальше.
• Отделы кадров – сотрудники обычно проводят внутреннее управление жизненным циклом контракта. Они также могут участвовать во внутренних переговорах и использовать показатели эффективности и специальные положения в контрактах, чтобы определить текущее состояние бизнеса.
• Управленческие команды – как правило, контролируют каждую из соответствующих подразделений в управлении жизненным циклом контракта, в целях гарантии успешной работы над достижением поставленных целей и следуют организационному протоколу.
В итоге можно отметить, что управление жизненным циклом контракта необходимо для всех современных организаций. Совершенствование процесса управления жизненным циклом контракта позволит наладить организационный процесс договорной работы и быть в курсе выполнения контрактов вашей компанией. Кроме того, эффективное управление контрактами улучшит управление и подотчетность, помогая вашей компании избежать ошибок, которые могут повлиять на ее будущее.
Надеемся, что информация была для вас полезной! Ставьте лайк и подписывайтесь на нас.
Серафима Стаценко -старший юрист, партнер юридической компании Фактум
В Телеграм канале юридической фирмы "Фактум" вы найдете актуальные юридические новости https://t.me/faktumlaw
В группе во Вконтакте вы можете ознакомится с перечнем оказываемых нами услуг https://vk.com/faktumlaw
Запись на консультацию: +7(499) 957-80-00
Юридическая фирма "Фактум" оказывает правовую помощь гражданам и юридическим лицам как в офисе своей компании, так и дистанционно.
Адрес: г.Москва ул. Марии Поливановой, д. 9 офис 6