Перегружены и вечно заняты, а в голове засела мысль, что за сегодня можно было бы сделать и больше?
Время прочтения: 2 минуты или 1/2 чашки кофе
Давайте, соберитесь уже и организуйте свое рабочее время:
Отключаем уведомления на телефоне и компьютере
Тогда всплывающие окна и звуки сообщений не будут отвлекать от задачи.
Если просмотр мемчиков с котиками и скроллинг ленты соцсети для вас стало обязательной процедурой, то отведите себе для этого определенное время. Можете прямо в календаре отметить это время как занятое. Если знаете, что не сможете удержаться от просмотра соцсетей, то лучше делать это в специально отведенное время.
Кстати, эти 5-10 минут могут стать процедурой, которая будет переключать вас между задачами.
Выделяем время для проверки почты
Вам платят не за оперативные ответы на письма, а за выполнение конкретных задач. Нет смысла мониторить почту и бросаться отвечать на каждое письмо.
Оптимально проверять почту два раза в день - в самом начале рабочего дня (я наливаю кофе и сажусь читать письма, по ходу еще несколько задач ставлю) и ближе к концу дня, часов в 16:00. Уведомления отключены, так что новое письмо - только по расписанию.
Важные задачи делаем с утра
Во-первых, наша концентрация с утра действительно выше. Во-вторых, утверждение синьора Парето с его 80/20 действительно работает. Выполнив важные задачи с утра, вечером вы будете чувствовать удовлетворение, а не то, что вы обычно чувствуете, когда отвлекаетесь на текучку, опять откладывая эту задачу за завтра.
Для меня это железное правило еще и потому, что мой босс приходит в офис позже меня, и я стараюсь сделать важную задачу до его прихода, иначе потом приходится жонглировать задачами весь день.
Вносим задачи сразу в task-менеджер, а встречи - в календарь
Не плодите записи в ежедневнике, не обклеивайте стол стикерами “запланировать обсуждение”. Как только понимаете, что появилась новая задача - добавляйте ее в Jira, Trello или в Miro для себя или для своих сотрудников. Для многих инструментов существуют и мобильные версии, которые позволят добавлять задачи на ходу или когда вы не за компьютером. Так высвободится время, которое тратилось на переписывание задач из блокнотов и стикеров.
Нередко во время планерки или совещания выясняется, что нужно обсудить какой-то другой вопрос, который за рамками текущей встречи - сразу создавайте эту встречу в календаре - так вы сэкономите время на планирование этой встречи после совещания и снизите вероятность забыть ее запланировать.
Фиксируем результаты совещания прямо во время совещания
Следя за ходом совещания вы будете фиксировать договоренности и сроки, которые отправите письмом в конце совещания. Как писать этот самый фоллоу-ап читайте в статье Как подвести итоги совещания
Ограничиваем время работы над каждой задачей
Например, на эту задачу я выделяю один час. Отсутствие четких сроков точно приведет к безделью. Если для задачи нет лимита времени - вы растянете ее на несколько часов.
Мне нравится утверждение, что задача будет выполняться столько времени, сколько на нее отведено.
А вам какой способ помогает оптимально использовать свое время?