Представим: компания выдала сотруднику деньги, чтобы тот закупил канцелярию для офиса или перечислила ему командировочные на питание и трансфер в деловой поездке. И в том и в другом случае работник должен отчитаться, что потратил деньги по назначению. Для этого нужно приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы. Обычно это кассовые чеки.
Минфин говорит, что бухгалтер не может учесть расход при расчете налогов, если чеки оформлены с нарушениями закона. Как убедиться, что чеки верны и достаточно ли их электронной версии. Об этом рассказали эксперты ОФД от Контур.Маркета и Контур.Бухгалтерии.
Случай 1. Покупает физлицо
В этом случае к чекам нет дополнительных требований нет. Главное, чтобы в них были указаны все привычные обязательные реквизиты: список товаров или услуг с ценой и количеством, система налогообложения, QR-код и другие.
Полный список есть в п.1 ст. 4.7 54-ФЗ
Случай 2. Покупка от имени юрлица
Работник выступает как юрлицо, если:
— он предъявил доверенность во время расчета,
— его работодатель заключил договор с продавцом.
Тогда расчет наличными или с предъявлением карты подтверждается чеками с дополнительными реквизитами из п. 6.1 ст. 4.7 54-ФЗ. Среди них наименование и ИНН покупателя.
Обязательно ли проверять чеки
По закону бухгалтер не обязан проверять чеки, которые сотрудник прикладывают к авансовым отчетам. Но это может быть закреплено в его должностной инструкции.
Чтобы найти чек и подтвердить его подлинность, нужно ввести реквизиты расчета в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России» или на сайте ОФД, который обслуживает кассу продавца.
Подойдут ли электронные чеки
Электронные чеки приравнены к бумажным, поэтому ими тоже можно подтвердить расход. Распечатывать их не нужно. Важно, чтобы чеки можно было найти в мобильном приложении ФНС.
Можно ли приложить скан
Если сотрудник хочет сохранить оригиналы бумажных чеков у себя, он может это сделать. Достаточно сканировать чеки так, чтобы отчетливо были видны все реквизиты, особенно QR-коды, по которым их можно найти в приложении ФНС. А затем передать копии в бухгалтерию.