Почему для организации мероприятия обращаются к event-агентству? Самая основная причина — это организация и проведение праздника «под ключ». То есть, заказчик взаимодействует только с одним ответственным руководителем проекта, который уже берет на себя координацию артистов, аниматоров, администраторов площадки и др. задействованных лиц. Но не менее важная функция агентства заключается в способности провести качественное мероприятие в рамках определенного (и часто довольно урезанного) бюджета. Об этом мы и хотим сейчас рассказать, а проиллюстрируем на примере майского тимбилдинга для компании «Согласие».
Про задачи
Такие вводные: коллектив до 50-ти человек, преимущественно женский, средний возраст — 25 лет. Нужен летний тимбилдинг с интерактивными станциями — «веревочный курс», аренда загородной площадки, обед-пикник, трансфер до базы отдыха и обратно.
Поскольку сам заказчик изначально определился с программой тимбилдинга, то мы не стали предлагать альтернативные варианты. Единственная вариативность присутствовала с финалом самого командообразующего мероприятия. Обычно в качестве финала мы предлагали турнир в бампербол или в лазертаг, но в данном случае было пожелание без лишней физической активности. По ходу обсуждения было принято решение остановиться на «шерстяном тимбилдинге». Теперь пару слов о самой командообразующей программе.
Составление программы:
«Веревочный курс» состоит из ряда интерактивных станций, за прохождение которых команда получает баллы, при этом, все задания построены таким образом, что успешное выполнение зависит от слаженных действий всех участников. Одновременно, все интерактивы носят игровой характер и вызывают интерес у сотрудников. Что это за станции:
«Командные лыжи»
Нужно пройти дистанцию группами 3-5 человек, правильно скоординировав свои движения на общих деревянных «лыжах» с передачей эстафеты между группами внутри команды.
«Бильярд»
Через полотно из баннерной ткани пронести мяч в нужную лунку.
«Рыбалка»
Из предоставленных материалов нужно сделать гигантскую удочку и с ее помощью выловить как можно больше предметов из круга за определенное время.
«Веревочный крокодил»
При помощи веревки создать фигуру. Остальные участники должны отгадать фигуру или зашифрованное слово.
«Гусеница»
Участники команды скрепляются с помощью специального реквизита (эстафетных палочек) и в сцепке (без помощи рук) проходят определенное расстояние.
«Болото»
Пройти молча по болоту (подготовленный участок местности с многочисленными поворотами), не расцепляя рук и не сказав ни слова.
«Водонос»
Перенести стакан с водой при помощи платформы на веревках и наполнить емкость.
«Гнездо»
Из гнезда нужно вытащить яйцо при помощи командного верёвочного реквизита.
Финал — «Шерстяной тимбилдинг»
После прохождения всех станций верёвочного курса все команды собираются вместе и участвуют в создании большой шерстяной паутины. Ведущий выстраивает весь коллектив по кругу, рассказывает правила шерстяного тимбилдинга.
Задача участника перекинуть клубок любому другому участнику (желательно, стоящему напротив), ухватившись за нить. Постепенно, в игру будут включаться дополнительные клубки. Время на создание паутины ограничивается длительностью музыкального фонового трека, который запускается в начале игры.
Ведущий и координаторы оценивают качество созданной паутины, и только когда конструкция становится достаточно плотной и прочной, тимбилдинг останавливается.
После этого, ведущий предлагает руководителям или лучшему работнику лечь на получившуюся конструкцию. Все участники поднимают человека на паутине.
Подготовка инфраструктуры и программы
Так как мероприятие готовилось «под ключ», то требовался подбор и адаптация площадки под проведение тимбилдинга для более 40-ка человек. При этом, основными критериями выступали: относительная близость к городу (до 50-60 км), наличие летней беседки с возможностью комфортной посадки всех участников, полноценные сан.узлы, спортивное поле, мангальная зона, бюджетность. Исходя из всех критериев и занятости загородных площадок была выбрана база отдыха в сосновом лесу в экологически чистом районе.
Силами наших помощников спортивная площадка была приведена в порядок и подготовлена для проведения тимбилдинга, в частности, был поставлен пресс-волл, звуковое оборудование, необходимый набор мебели, расставлен игровой реквизит и смонтированы нужные указатели для гостей.
Для самой командообразующей программы выбран опытный ведущий, задействованы аниматоры-координаторы команд, два общих координатора проекта (один курировал ходом программы, второй «заведовал кухней»).
После проведения активной части предполагался небольшой пикник в беседке, для чего мы пригласили официантов, повара-шашлычника, а также привезли необходимый набор оборудования и продуктов (посуда, скатерти, термопод, питьевая вода, столовые принадлежности и т.д.).
Оптимизация под ограниченный бюджет
За счет чего получилось оптимизировать расходы?
— Выбран опытный ведущий со своим набором реквизита (50% игрового реквизита от ведущего, 50% — от нас). Поэтому заказчику не пришлось тратиться на прокат необходимого оборудования.
— Задействована база отдыха ниже среднего ценового сегмента, но с достаточной инфраструктурой и просто потрясающей природой.
— Заказан комфортабельный автобус по ценам ниже рынка. Опыт проведения мероприятий позволяет знать рынок и выбирать наиболее оптимальные предложения.
— Задействован один комплект звукового оборудования. Звук нужен для проведения тимбилдинга и фонового звучания в беседке во время обеда. Идеальным, но не самым дешевым вариантом была бы подготовка и установка двух комплектов, но сэкономить удалось за счет наличия у нас своей штатной аппаратуры — большой блютус-колонки. Пока диджей переносил звук со спортивной площадки в беседку, фоновое звучание обеспечивала именно блютус-колонка.
— Отказ от полноценного кейтеринга и меню от площадки. Так как обед предполагал пикниковый формат, то был приглашен профессиональный повар-шашлычник, который приготовил на всю компанию плов, также задействован официант для сервировки и подготовки блюд. В качестве закусок подготовлены овощные, сырные и мясные нарезки, десерты из магазина, термопод с кипяченой водой под чай и кофе. Часть посуды и мебели была предоставлена нашим агентством.
Таким образом, за сравнительно небольшие средства был подготовлен продуктивный и качественный летний корпоратив.
… ну и в качестве завершения еще несколько фотографий с мероприятия.
#тимбилдинг #организация тимбилдинга #корпоративная культура #праздники #корпоративные мероприятия