Немного о том, как устроены архивы (во всех больших странах примерно одинаково): есть национальный и региональный уровни, а также есть ведомственные и иногда более или менее доступные корпоративные. Не обязательно национальный архив один: чем сложнее история страны, тем более странно выглядит устройство архивного дела. Тоже самое и с регионами. В какой-нибудь небольшой области может быть и один архив, а в Петербурге их кажется семь.
В государственных архивах, насколько я понимаю, документы хранятся вечно. В ведомственных и корпоративных — нет. Что-то уничтожается, что-то после установленного срока передается в госархивы. Доступ к данным государственных архивов свободный, к ведомственным и тем более корпоративным — нет, там надо доказывать родство, а порой и этого недостаточно.
Основа поиска — метрические записи, то есть рождения, бракосочетания и смерти, так что о них чуть подробнее. До революции метрики вели отдельно в каждой конфессии, после это дело передали в государственные органы ЗАГС, которые существуют и поныне. Все сохранившиеся актовые книги до середины 1920-х годов примерно переданы в государственные архивы, более поздние хранятся в районных ЗАГСах и не так давно были довольно успешно оцифрованы.
То есть если человек родился на территории России в 1939 году, то данные об этом находятся в ведомственном архиве, доступ к которому можно получить только доказав родство или предъявив доверенность от человека, если он жив. Зато благодаря оцифровке запрос можно сделать через любой МФЦ.
А если человек родился до середины 1920-х, то информацию уже нужно искать в государственном архиве субъекта федерации. Причем получить ее может любой: считается, что если документ в государственном архиве, то он уже не несет конфиденциальной информации.
Государственные архивы постепенно оцифровывают свои базы и выкладывают в интернет. Так получилось, что две ветви моей семьи происходят с территории современной Польши, поэтому я вдоль и поперек облазил объединенный сайт польских архивов: очень удобно, хотя и много пробелов.
В России такого единого сайта у архивов нет, возможно в силу федеративного устройства, а может просто не сложилось. Но это не значит, что все плохо: на сайтах федеральных и многих региональных архивов выложены сотни и тысячи листов оцифрованных метрических книг и прочей интереснейшей информации. А еще важнее, что вроде бы везде есть оцифрованные описи: то есть списки дел, которые хранятся на стеллажах. Таким образом можно более или менее точно понять, имеет ли смысл искать что-то или оно утеряно. Аналогичная ситуация с архивным делом в Белоруссии и на Украине.
В результате, если знать где и как искать, можно получить гору информации. Изначально я думал, что найти что-то новое про моих родственников невозможно: все жили к западу от Москвы, а значит по этим регионам минимум дважды прошел фронт Второй мировой войны. Но оказалось, что информации столько, что я не успеваю ее должным образом осмысливать и вдумчиво добавлять родственников на генеалогическое древо, все-таки это только хобби.