Отсутствие порядка дома или на работе незаметно, но ежедневно «съедает» наше время: утром можно потратить 10 минут на поиски ключей от машины, а днем полчаса искать важный документ в недрах рабочего шкафа.
Расскажем о системе, которая поможет избавиться от подобных раздражающих моментов.
Японская система 5S – система организации и рационализации рабочего места или рабочего пространства. Эту систему активно используют на производствах и в офисах. В офисе LVR и на наших объектах внедрена такая система. Она создает комфортный психологический климат, стимулирует желание работать, повышает производительность труда за счет сокращения времени на поиск нужных вещей.
Прежде всего, нужно разделить пространство на зоны — зона работы, зона отдыха, зона приготовления пищи и т.д. А после действовать согласно пяти шагам, названия которых в японском языке начинаются на букву «с». В русском тоже были подобраны синонимы на эту букву.
Шаг 1
Сортировка и избавление от лишнего
Например, на рабочем столе помимо ноутбука, планера и ручек могут лежать телефон, ключи от машины, яркие стикеры с напоминаниями об уже сделанных делах. Все это создает визуальный шум и отвлекает от работы.
Поэтому первым делом нужно избавиться от всего лишнего и оставить только то, чем вы точно пользуетесь. Остальные вещи можно рассортировать по ящикам стола: в верхний положить то, чем вы часто пользуетесь, в нижние — что редко берете в руки.
Шаг 2
Соблюдение порядка, рациональное расположение
Всем нужным вещам и предметам, которые вы используете каждый день, нужно отвести свое место. Например, важные документы — в папке на левом краю стола, телефон — в правом ящике (чтобы меньше отвлекал), список текущих задач — справа от ноутбука, но перед глазами — чтобы всегда помнить о важном.
Шаг 3
Соблюдение чистоты
И сама зона, и предметы, находящиеся в ней, должны быть чистыми, исправными и готовыми к применению в любой момент. Не нужно оставлять на столе руки, которые не пишут, или степлер, в котором закончились скобы. В самый нужный момент эти вещи подведут и лишь испортят настроение.
Шаг 4
Стандартизация
Под стандартизацией понимают составление планов, инструкций для соблюдения предыдущих этапов. Это делается для того, чтобы все коллеги либо члены семьи — если речь идет об использовании системы в стенах дома - понимали и соблюдали принципы 5S.
Например, на рабочем месте можно сделать надписи на полках или ящиках — так будет понятно, что в них хранится, и не придется долго искать нужную вещь или документы.
Шаг 5
Совершенствование или самодисциплина
На последнем этапе нужно проверить систему в действии, изменить ее под ваши нужды и потребности. Возможно, первоначальные наработки были не совсем удобны и в процессе работы и жизни есть возможность корректировать их.
Например, если чаще пользуетесь стикерами, чем планером, возможно, имеет смысл купить пробковую доску — она привнесет элемент порядка в рабочее пространство. А если руки тянутся к телефону даже когда он лежит в ящике стола, возможно, есть смысл скачать специальное приложение, которое дает доступ к содержимому устройства лишь в определенные промежутки времени — чтобы меньше отвлекать от работы.
Слышали ли вы о такой системе? Или что-то уже пробовали внедрять в жизнь? Расскажите!