Введение
Данной статьей мы открываем цикл материалов, посвященный процессу выгрузки данных из системы SAP SuccessFactors. В связи с нынешней непростой ситуацией в мире бизнес столкнулся с новыми рисками: глобальные IT-компании массово покидают Россию, что вынуждает в кратчайшие сроки разработать анти-кризисный план и вызывает необходимость перехода на альтернативные IT-решения. Команда практики SAP SuccessFactors в Masterdata ставит в первый приоритет непрерывную и отлаженную работу бизнеса наших клиентов. В этой связи мы разработали пошаговую инструкцию выгрузки данных из каждого модуля системы SAP SuccessFactors с полным сохранением базы данных. Всего в цикле предусмотрено 8 статей, что соответствует количеству модулей в системе.
Уникальность данного материала состоит в том, что подобных инструкций на русском языке по работе в системе SAP SuccessFactors чрезвычайно мало. Данная же инструкция по выгрузке данных – это способ, разработанный исключительно нашей внутренней командой практики SAP SuccessFactors в Masterdata, что придает ему особую ценность. Ниже и в последующих публикациях мы с радостью делимся им с вами!
Выгрузка данных модуля SAP SuccessFactors Performance and Goals: затрагиваемые процессы
В первой части речь пойдет о процессе выгрузки данных из модуля SAP SuccessFactors Performance and Goals по следующим процессам:
Выгрузка архива документов по оценкепроцессов “Управление производительностью и Оценка 360” – формы модуля Performance management
Функция групповое архивирование позволяет выгрузить оценочные формы по всем сотрудникам в формате ZIP-файла, в котором содержатся отдельные PFD-документы по каждому сотруднику.
Кому будет полезно: эта функция удобна для всех, кто хочет локально сохранять копии форм результативности или быстро напечатать большое количество форм.
Чтобы использовать эту функцию, сначала ее необходимо активировать для инстанса вашей компании Provisioning. Для активации этой функции можно обратиться в службу поддержки SAP* или к компании-партнеру по внедрению. Masterdata также имеет статус SAP Gold Partner и сможет выполнить данную активацию. После активации данной функции необходимо добавить новое лицо в роль выгружающего данные сотрудника и передать полномочие на классическую отчетность в Role-Based Permissions (RBP).
* Процесс обращения в поддержку SAP описан в ноте 1296527 - How to create a support incident (contact SAP Product Support) - SAP ONE Support Launchpad. Подробнее: SAP Support Portal
Для создания нового пакетного архива осуществите следующие шаги:
Отчеты > Перейти к классическому представлению > Классическая отчетность. Нажмите Пакетное архивирование в формате PDF.
При создании архива можно определить, что будет в него включено. Для этого необходимо:
1/ Выбрать документ для архивации – выбор осуществляется по формулярам Performance Management (в том числе по формулярам Оценки 360). Функция поддерживает одиночный выбор формуляра.
2/ Настроить параметры отображения – это позволяет исключить определенные разделы из распечатанных PDF-файлов.
3/ Выбрать даты оценки, статус и формат архива (единый архив или отдельные PDF-файлы).
ПОДСКАЗКА. Попробуйте несколько примеров тестирования с несколькими формулярами, чтобы увидеть, как на печать повлияет отмена выбора разделов перед архивацией больших партий.
Дополнительная информация
Архивация и печать дают возможность пользователям архивировать или напечатать большое количество документов. Эта функция удобна для всех, кто хочет локально сохранять копии форм рецензии для записей аудита или иметь возможность быстро напечатать большое количество форм:
1/ Система создает копии формуляров в формате PDF;
2/ Исходные формы не удаляются;
3/ Происходит выгрузка и сохранение документов в локальной сети для хранения на неопределенный срок, так как система автоматически удаляет завершенные архивы через 7 дней.
Ограничения
Обратите особенное внимание на данные ниже ограничения:
· Размер отдельных PDF-файлов не должен превышать 20 Мб;
· Вам может потребоваться ограничить параметры поиска и выполнить несколько пакетов выгрузки;
· Пакетный архив не может превышать 4000 документов;
· Рекомендуется ограничить архив определенным подразделением, отделом или местоположением.
Выгрузка данных калибровочных сессий
Калибровочная сессия – это единый файл с таблицами данных по всем сотрудникам. Для выгрузки данных калибровочных сессий создается новый тип отчета – “Таблица”.
После создания нового отчета далее следует перейти в раздел “Области данных” (домен) и затем выбрать пункт «Калибровка». На вкладке «Общая информация» введите название отчёта и снимите флажок с пункта «Удалить стили». Ниже дано описание основных этапов создания новых типов отчетов:
Параметры создаваемого отчета
Чтобы настроить необходимые параметры создаваемого отчета, нужно на вкладке «Сотрудники» нажать «Уточнить критерии». В открывшемся окне выберите «Другие фильтры» и далее нажмите «Учитывать неактивных пользователей».
На вкладке столбцы нажмите «Выбрать столбцы». В открывшемся окне выберите необходимые столбцы для выгрузки их в отчёт.
Для выгрузки данных по калибровочным сессиям на вкладке «Фильтры» нажмите «Уточнить критерии». В разделе «Сеанс калибровки» выберите «Имя сеанса». В открывшемся окне активируйте параметр «по выбранному мной» и выберите сеансы калибровки по производительности. Нажмите «Сохранить» (см. слайды выше).
Для предварительного просмотра нажмите сохранить и генерировать, предварительный просмотр.
Ниже представлен пример выгружаемых данных в формате Excel:
Выгрузка планов целей
Для выгрузки данных планов целей создается новый тип отчета: Таблица и Области данных (домен) и далее переход в раздел «Управление целями». Ниже дано описание основных этапов создания отчета.
На вкладке «Сотрудники» нажмите «Уточнить критерии». В открывшемся окне выберите «Другие фильтры» и «Учитывать неактивных пользователей».
На вкладке столбцы нажмите «Выбрать столбцы». В открывшемся окне выберите необходимые столбцы для выгрузки их в отчёт.
На вкладке “Наборы данных” нажмите “Выбрать все шаблоны планов целей” на вкладке “Наборы данных для ускорения выгрузки”. Можно выгружать данные отдельно по определённому шаблону – для этого следует добавить шаблон в параметры запуска отчета.
Это делается следующим образом. Переходите во вкладку “Выбор столбцов”, далее в списке столбцов необходимо выбрать объекты, которые будут использованы в отчете. При выборе столбцов для ускорения выгрузки рекомендуется указать все столбцы доступные для выбора.
Предварительный просмотр результатов
На каждом этапе можно предварительно просмотреть итоговый результат, для этого воспользуйтесь кнопкой «Генерировать»:
Вы можете проверить правильность выбранных вами данных. Кнопка проверки доступна на каждом этапе создания отчета:
Аналогичным образом выполняется выгрузка данных по “Непрерывной оценке производительности”. Подробную информацию Вы можете найти в детальной инструкции.
Выгрузка справочников
Для выгрузки справочника “Библиотека целей” используется функция по пути «Средства администрирования», далее переходите в раздел «Управление целями», затем в «Импорт и экспорт библиотеки целей».
В итоге “Библиотека целей” выгружена в файле в формате CSV. Пример выгрузки ниже:
Заключение
В данной статье мы пошагово рассмотрели способ сохранения данных ваших сотрудниках и выгрузка их из SAP SuccessFactors на примере модуля Performance and Goals. В последующих статьях речь пойдет о безопасной и полной выгрузке данных из оставшихся 7 модулей системы, таких как Employee Central, Recruting, Onboarding, Learning и других.
Статью подготовили эксперты практики SuccessFactors в Masterdata:
· Архитектор SAP SuccessFactors
· Старший консультант SAP SuccessFactors
#sap success factors #hr #данные #выгрузка данных #человеческие ресурсы #инструкция #база данных #database
***
Masterdata – это системный интегратор IT-решений. Мы с 2006 года предоставляем консалтинговые услуги и внедряем решения для оптимизации бизнес-процессов, а также разрабатываем собственные бизнес-приложения. В нашей команде работают профессиональные IT-консультанты, бизнес-аналитики, бизнес-архитекторы, commerce-эксперты, RPA эксперты и разработчики. Мы решаем задачи по управлению CX и лояльностью, бизнес-аналитике, e-Commerce, автоматизации HR-процессов, ERP, RPA.
Мы быстро адаптируемся к новым обстоятельствам и предлагаем бизнесу новые альтернативные российские HR-решения, не уступающие мировым лидерам.
Свяжитесь с нами, чтобы получить подробную консультацию от наших специалистов по HXM-решениям:
Тел.: +7 (495) 225 99 05
Email: master@masterdata.ru
Читайте подробнее о практике и возможностях SuccessFactors на нашем сайте
И следите за нами в соцсетях
Linkedin, Youtube