Создавать концерты, конференции, выставки, спортивные, корпоративные мероприятия — это ответственная и очень трудоемкая работа.
Множество задач необходимо тщательно проработать, а затем проконтролировать.
Все должно быть готово заранее, ведь одна упущенная деталь может испортить важное событие.
Давайте рассмотрим, что важно знать при организации мероприятия.
1. Площадка для мероприятия
Выбор площадки одна из самых важных задач. Нужно помнить кто целевая аудитория мероприятия, какая идеи и концепция, какой формат мероприятия банкет или фуршет, какие должны быть зоны, как гости будут передвигаться во время мероприятия и многое-многое другое. Поэтому невозможно выбрать площадку по фотографии или опираясь на интуицию. Вы должны обязательно посетить площадку и уточнить все детали, чтобы избежать недоразумений в день мероприятия.
Не забудьте заключить договор с площадкой, прописав все до мельчайших нюансов.
Наше агентство находится в Геленджике, мы лично все просмотрели и собрали небольшую подборку интересных площадок для мероприятий, где уже сегодня вы можете провести своё событие. https://wemakepeoplehappy.ru/ploschadki_dlya_meropriyatiy
2. Техническое оснащение мероприятия
Ни одно масштабное мероприятие не проходит без специального технического оборудования. Создать праздничную и красивую атмосферу без хорошо поставленного света и звука не получится. Но вам необходимо не только оборудование, но и профессиональный человек – технический директор, который сможет создать эту атмосферу, подобрав правильное оборудование. Собрать команду, которая подключить это оборудование и обеспечит беспрерывную работу на мероприятии, чтобы избежать энергетической перегрузки. Некоторое оборудование требует согласований на городском уровне и это тоже важная часть работы. Ведь представьте выключенный свет и звук могут стать «провалом» мероприятия.
3. Разработка визуального образа мероприятия
Если мероприятие создает компания для своих сотрудников или если это бизнес или пиар мероприятие, важно создать правильный визуальный образ и интегрировать логотип, ценности или ключевое сообщение во все визуальные материалы.
Приглашения, сайт, пресс-волл, фото и интерактивные зоны, оформление сцены и проработанный декор - здесь важна каждая мелочь, ведь фотографии очень быстро разлетаются по интернету.
Если это свадьба или частное торжество, важно учесть пожелания клиента и создать тот визуальный образ, который будет радовать не только гостей, но и заказчиков. В нашем блоге мы публиковали тренды оформления мероприятия 2022г. https://wemakepeoplehappy.ru/oformlenie-novogodnego-meropriyatiya
4. Приглашение гостей на мероприятие
Создание сайта мероприятия
Мировая диджитализация приводит к тому, что мероприятия если не переходят в гибридный формат, то точно содержат онлайн элементы. Например, создание сайта мероприятия, почтовая рассылка с напоминанием или даже чат-роботы, которые в игровой форме напоминают гостям о дате, времени, месте и вовлекают их шутками или опросниками заранее.
Сегодня существуют различные конструкторы, например https://tilda.cc/ru/ благодаря которому вы можете легко создать страничку мероприятия, сделать на ней онлайн регистрацию и подключить различные сервисы для коммуникации с гостями.
Печатные приглашения
Такой формат сегодня наиболее популярен для частных мероприятий, таких как свадьба, юбилей или день рождения. Когда личный контакт с человеком очень важен. Приглашения делают на красивой дорогой бумаге, креаторы придумывают идею, копирайтеры пишут тексты, а дизайнеры разрабатывают уникальный визуальный образ, так чтобы в этих приглашениях отражалась суть и идея мероприятия, а также образ человека.
5. Программа и спикеры на мероприятие
После создания и согласования концепции, проработайте четкий тайминг и сценарный план. Проведите конференц звонки или встречи с участниками программы и проговорите все детали. Сообщите устно и письменно информацию о дате, месте, времени и продолжительности мероприятия.
Запросите у спикеров и участников программы их презентации, чтобы удостовериться, что они подходят по формату и хорошо видны на экране.
Будьте внимательны и не делайте очень насыщенную программу, гостям нужно делать кофе-брейки, перерывы на общение или музыкальные паузы.
Если мероприятие требует регистрации, продумайте заранее механизм проверки участников. Наконец, назначьте ответственных и отрепетируйте все до мелочей. Нужно четко следовать графику.
6. Кейтеринг на мероприятии
Кто бывает на мероприятиях, знает как важно, не только удивить гостей, но и угостить. Сытый гость равно довольный гость.
Сегодня существует множество сайтов, которые предлагают услуги кейтеринга.
Обратите внимание на возможное меню, которое предлагает компания, есть ли заявленный шеф-повар, это говорит о том, что блюда могут быть оригинальными и необычными, есть ли у кейтеринга свои столы и оформление и как это может выглядеть.
Наконец не стесняйтесь запрашивать дегустационный стол, чтобы убедиться в том, что блюда, сервировка и другие детали будут такими как вы ожидаете.
7. Клининг
Во время мероприятия каждый сотрудник отвечает за свою зону ответственности:
Продюсер за все мероприятие.
Организатор за различные активные зоны или артистов.
Декоратор за визуальный образ мероприятия.
Режиссер за модерацию программы.
Технический директор – за свет, звук, видео и команду, работающую на площадке.
Хелперы за помощь на площадке.
Не забудьте также пригласить сотрудников, которые отвечают за клининг и подключить их в зоны отдыха, питания для поддержания чистоты и комфорта во время и после ивента. Чистота на площадке это важная деталь.
В заключение
Подготовка мероприятия очень сложный и трудоемкий процесс. Сегодня уже существуют институты, которые обучают профессионалов в этой индустрии. Но важно не только знание, но и опыт.
Агентство Happy People создаёт события с 2012 года.
Давайте обсуждать детали! wemakepeoplehappy.ru
Автор статьи Рита Миллер Арт-дилер event агентства Happy People