Это документы, в электронном виде, заверенные ЭЦП. Такой файл, как и бумажный аналог, наделен юридической силой. Такие документы не требуют распечатки. Сертификат ЭЦП позволяет переводить в электронный вид любую документацию: формализованные и неформализованные документы. Работать в системе ЭДО ощутимо сэкономит время и деньги.
Через ЭДО контрагенты обмениваются требуемыми электронными документами. Для документов с четко определенным способом заполнения ФНС утвердила обязательный формат - XML. Для вторых можно выбрать произвольный формат, например, DOC, PDF, JPEG. Диадок обеспечивает документооборот с обоими видами документов, вне зависимости от типа файла.
Система ЭДО Диадок поддерживает работу с документами следующего вида:
- счет-фактура;
- накладная;
- акт;
- УПД.
При создании документа в редакторе есть возможность вносить и править данные.
Способы хранения электронных документов
Есть четыре основных способа, рассмотрим подробно каждый из них.
- Носитель (flash-накопитель, диск)
- Электронный архив (арендованный сервер)
- Личный электронный архив (жесткий диск, собственный ПК)
- СЭД или автоматизированное ПО управления архивом.
Срок содержания электронных документов, оправленных в архив соответствует обязательному сроку для бумажных аналогов. Отсчет ведется в соответствие с п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125-ФЗ.
Для каждого документа в законодательстве предусмотрен минимальный срок хранения:
- первичная документация - 5 лет;
- документы, связанные с сертификатом ЭП, - 5 лет;
- счета-фактуры -5 лет;
- налоговая отчетность и регистры налогового учета (поступление и расход денежных средств, справки 2-НДФЛ и т.п.) - 5 лет;
- учетная политика - 5 лет;
- квартальная финансовая отчетность - 5 лет;
- годовая финансовая отчетность - 10 лет;
- реестры сведений о доходах физлиц - 75 лет;
- передаточные акты, пояснительные записки - обязательное хранение.
Требования к хранению электронных документов
Нормативные акты не содержат жестких правил по хранению документов. Инновационные альтернативы и массовое подключение компаний к ЭДО, позволили диктовать свои условия при формирование основных принципов.
Рассмотрим их:
- Документы должны хранится в нескольких местах одновременно.
- Носители архива должны подвергаться проверке как минимум раз в пятилетку. Искаженные и деформированные файлы необходимо пересоздать.
- Хранение файлов следует осуществлять, так чтобы не допустить утраты документов.
- Электронная документация, как и бумажная, выдается строго по требованию.
- Документ должен обладать необходимыми индикационными атрибутами и быть читаемым.
- Специально назначенный сотрудник отвечает за сохранность архива.
При создании электронного архива составляется опись. Документ обладает следующими реквизитами:
- регистрационный номер;
- заголовок;
- дата создания;
- объем в мегабайтах;
- количество записей для баз данных на одном носителе;
- формат данных;
- состав текстовой сопроводительной документации при наличии.
Опись подписывает ответственный сотрудник с расшифровкой подписи.
Удаление электронного документа
Перед тем как избавится от электронного документа , убедитесь что у него истек срок обязательного хранения. После акта истребления требуется сформировать акт, подтверждающий удаление. Потребность в избавление от документов заключается в ограниченности ресурсов и пространства организации .
Основные способы:
- Ликвидация носителей информации.
- Удаление, форматирование или перезапись информации на носителе.
- Ликвидация путей доступа к информации
Как выдавать электронные документы
Обмен документами с контрагентами или госорганами производится в электронном виде, распечатка не требуется. При предоставлении электронных документов учитывается следующее:
- Электронные счета-фактуры передаются только через оператора ЭДО (ст. 169 Налогового кодекса РФ, приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н)
- ФНС принимает и обрабатывает счета-фактуры в строго определенном формате
- Для отправки файла в налоговую файлы нужно найти в системе, скачать, выбрав "Документ с подписью", а затем загрузить в вашу систему интернет-отчетности.
- Если вы являетесь абонентом Контур. Экстерн, то дополнительных установок не требуется, документы загружаются сразу из Диадока.
- Чтобы начать вести дела через ЭДО с контрагентами, требуется договоренность с ними о настройке обмена. В Диадоке этот процесс прост: вбейте в поисковую строку реквизиты организации или контрагента. Найдите в поиске контрагента по названию или ИНН и отправьте приглашение. После подтверждения запроса можно начинать работу.
Хранение и размещение документации в Диадок
Хранение документов в Диадок не имеет временных рамок. Чтобы получить доступ к нужному файлу нужно воспользоваться функцией расширенного поиска в ящике вашей компании.
При обмене электронными документами с контрагентами через систему ЭДО Диадок файлы сохраняются на разных серверах компании-разработчика. Ваши документы будут всегда доступны для Вас 24/7.
#диадок #контур.диадок #электронный_документооборот #эдо