Во время эксперимента, организованного Министерством Труда, в 2020-2021 годах на кадровый электронный документооборот (КЭДО) перешли 350 000 сотрудников. Каждый месяц эта цифра увеличивается на 10%. Собрали ответы на самые частые вопросы по использованию КЭДО.
1. Какие документы можно перевести в цифру и как их подписывать?
В электронный вид можно перевести все кадровые документы, кроме:
- акта о несчастном случае на производстве;
- приказа об увольнении;
- журнала регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
Для ведения КЭДО понадобится электронная подпись (ЭП). Согласно ст. 22.3 ТК РФ работодатель подписывает КЭП, работник — КЭП или НЭП:
- договоры: трудовой, о материальной ответственности, ученический, на получение образования, а также внесение изменений в них;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания;
- уведомление об изменении условий трудового договора.
- ознакомление: с уведомлением об изменении условий трудового договора, с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
- согласие на перевод;
- заявление на увольнение и его отзыв.
Остальные документы работодатель подписывает КЭП и НЭП, работник — любой ЭП.
2. В какой системе вести КЭДО?
Вести КЭДО можно на госплатформе «Работа в России» или в коммерческой ИС. Например, в сервисе КЭДО от Контура, который позволяет работать с электронными документами в своей учетной системе.
3. Нужно ли согласие работников для ведения КЭДО?
Для перехода на КЭДО надо получить письменное согласие сотрудников, кроме тех, кого впервые приняли на работу после 31 декабря 2021 года. Отсутствие согласия признается отказом. Кадровое взаимодействие с такими сотрудниками продолжается на бумаге.
4. Что должно быть в ЛНА?
В локальном нормативном акте (ЛНА) прописывают положения о переходе компании на КЭДО. Он должен содержать:
- Сведения и порядок доступа к ИС для КЭДО.
- Список документов для перевода в цифру.
- Виды применяемых ЭП.
- Категории сотрудников, на которые распространяется КЭДО
- Срок уведомления и дата запуска КЭДО.
- Порядок ведения КЭДО.
5. Запросили бумажные документы. Как быть?
Все электронные документы можно распечатать на бумаге. Руководитель заверяет бумажную копию подписью и печатью при наличии.