Здравствуйте уважаемые читатели. Сегодня у нас вновь небольшой рассказ о делопроизводстве. А коснется он непосредстенно информационно-справочной документации.
Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения, состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Данные документы в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.
Информационно - справочные документы представляют собой совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Их общее назначение – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными.
К основным видам информационно - справочных документов относятся: акт; протокол; докладная записка; объяснительная записка; справка; письма; телеграмма, телефонограмма.
Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Виды служебных писем:письмо - просьба; письмо - предложение;письмо - претензия;письмо - запрос;письмо - извещение;информационное письмо; письмо - отказ;письмо - напоминание; сопроводительное письмо и т.д.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким.
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.
Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
Благодарю за уделеное внимание!!!!
#документы
#справочная документация
#протокол
#докладнаязаписка