Автоматизация бизнеса — это процесс внедрения и эксплуатации совокупности работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Звучит неплохо. А какой бизнес можно автоматизировать? В реальности практически любой, потому что грамотная и своевременная автоматизация улучшает положение дел в любой компании.
Какие существуют ключевые задачи автоматизации?
Экономия.
Вложившись в программное обеспечение, компании используют его либо для увеличения производительности труда, либо для сокращения затрат. Таким образом, компания как минимум экономит время и деньги на изменении структуры сделок и продаж, увеличивая при этом оборот и прибыль.
Упорядоченность работы и ускорение бизнес-процессов.
Сокращение времени на каждую операцию, определение чётких этапов, ответственных исполнителей и сроков работ делают процессы более эффективными, прозрачными и отлаженными. Чёткое распределение задач между сотрудниками минимизирует человеческий фактор и сокращает связанные с ним риски.
Увеличение прозрачности бизнеса.
Автоматизация помогает сотрудникам работать с клиентами и друг с другом в единой информационной системе и не конфликтовать «на переделе» клиентов, а также следовать индивидуальным KPI; клиентам — получать своевременное и качественное обслуживание; руководителю — видеть реальные результаты работы сотрудников. Такая прозрачность не только стандартизирует процессы в компании, но и ведёт к росту выручки благодаря исключению конфликтов и лояльности клиентов.
Что можно автоматизировать в бизнесе?
Управляющие бизнес-процессы - включены в стратегический менеджмент и управление организацией.
Операционные процессы- составляют основную деятельность компании.
Поддерживающие процессы —решают внутренние задачи, такие как системное администрирование, бухгалтерский учёт, логистика, IT сектор
Однозначно нельзя автоматизировать всё, поскольку есть такие вещи как коммуникации, человеческое мышление, взаимоотношения с клиентами, договоренности. Эти активности характеризуются высоким уровнем социальности, вовлечением в работу человека не только как работника, но и как личности.
Что даёт автоматизация бизнесу?
Автоматизация упорядочивает, налаживает оперативную работу и управление задачами. Все сотрудники (причём совершенно не важно, удалённые или офисные) работают в едином информационном пространстве , координируют свои действия, получают и делегируют задачи, видят свои задания внутри проектов и бизнес-процессов, распределяют свою нагрузку во времени. Руководителю больше не нужно вызывать каждого к себе и разжёвывать задачи — достаточно поставить их в системе и проконтролировать выполнение.
Какие процессы выбрать для автоматизации?
- большие процессы — ветвящиеся, сложные, затрагивающие несколько сотрудников;
- повторяющиеся с каким-либо периодом (запуск акций, отгрузки, стандартные продажи)
- влияющие на все остальные процессы и активности в организации (обучение новых сотрудников, выпуск продукта);
- требовательные к срокам исполнения (запуск акций и промо, поддержка клиентов, некоторые внутренние процессы управления инфраструктурой и т.д.);
- рутинные процессы — те, которые отнимают много времени, часто повторяются и при этом не требуют особо интеллектуальных действий (закупки, отгрузки, формирование пакетов документов и проч.)
Что может стать показателем эффективности внедрения системы автоматизации в малом и среднем бизнесе?
- время, затрачиваемое на операцию или процесс — если в результате автоматизации оно сократилось, значит, всё сделано правильно;
- продолжительность сделки: она может не измениться, но сокращение цикла сделки и цикла продаж — очевидно хороший знак;
- метрики KPI — отличный инструмент для измерения эффективности автоматизации: сравнивая показатели сотрудников в динамике, можно увидеть, как они изменились и по вектору изменений судить о результатах или принимать меры для корректировки работы сотрудников в АСУ (например, в CRM);
- количество жалоб или обращений в службу поддержки — после внедрения автоматизации поток жалоб должен сократиться за счёт того что менеджеры не будут допускать части ошибок в работе с клиентами (таких как простроченные контакты, забытые письма и документы, пропущенные звонки и т.д.).
Автоматизация бизнес-процессов очень быстро становится стратегически важным средством управления бизнесом и его гибкостью, а также очень важным инструментом в наборе для руководителей компаний. По мере развития бизнеса и уровня сложных и трудоемких задач, главной целью необходимо выбирать автоматизацию большинства ручных процессов для усовершенствования качества работы.