Если поставщик просрочил поставку, привёз некачественный товар, отказался обменять его или в чём-то ещё нарушил договор, направьте ему досудебную претензию. Рассказываем, что это даёт, как оформить, и что будет дальше.
Общая информация о претензиях
Претензия — деловое письмо с досудебным требованием к поставщику, если он нарушил сроки поставки, продал некачественный товар и т.д. В ней важно каждое слово, ведь в дальнейшем она может сыграть большую роль в суде. Поэтому внимательно относитесь к каждой детали претензии: наименованию получателя, его адресу, реквизитам, формулировке требований.
Требования, которые вы заявляете в претензии, и требования в судебном иске должны полностью совпадать. Нельзя допускать такой ситуации, когда вы в претензии требовали от контрагента неустойку, а при составлении иска приняли решение расторгнуть договор и взыскать помимо неустойки аванс.
Если требования будут отличаться, то есть риск, что суд вернёт исковое заявление, а пока вы готовите новый иск, может закончиться срок исковой давности. В итоге требования удовлетворены не будут, а вы потеряете деньги и время.
Когда направлять претензию
Если в договоре прописан досудебный порядок урегулирования споров, обязательно отправьте претензию до того, как пойдёте в суд.
Есть ситуации, когда соблюсти досудебный порядок нужно даже если это не прописано в договоре
- вы требуете вернуть деньги. Например, предоплату за товар, который вам не поставили или он оказался некачественным;
- вы хотите расторгнуть или изменить договор.
Сроки предъявления претензий лучше закрепить в договоре с контрагентом. Если в договоре сроков нет, ориентируйтесь на Гражданский кодекс.
Например, поставщик привёз партию часов с гарантийным сроком в год. Вы принимаете товар, а поскольку обнаружить недостатки сразу сложно, выставляете его на продажу.
Через некоторое время покупатели возвращают часы, потому что они оказались бракованными. Согласно ч. 3 ст. 477 ГК РФ вы можете направить поставщику претензию, связанную с недостатками товара, в течение гарантийного срока, то есть 12 месяцев.
Претензию можно направить независимо от того, предусмотрено это договором или нет. Но если договором поставки предусмотрен претензионный порядок, то без его соблюдения суд ваш иск рассматривать не будет. От вас потребуют сначала направить претензию поставщику. И только если он проигнорирует требования или откажется их удовлетворять, вы сможете обратиться в суд.
Как составить претензию
Документ можно составить в произвольной форме, но годы судебной практики определили негласный перечень правил, которые рекомендуют соблюдать юристы, чтобы претензия получила юридическую силу и была принята судом:
- в тексте не должно быть ошибок и исправлений;
- информация должна быть указана по существу составления претензии;
- письмо должно быть основано на фактах. Вставьте ссылки на нормативные акты и пункты договора, законы и прочие нормы, которые были нарушены;
- в тексте должны быть указаны возможные пути решения проблемы и санкции, которые будут применены к поставщику, если он не выполнит требования;
- суммы и сроки нужно вписать цифрами и прописью.
Претензию составляют в двух экземплярах: для себя и поставщика.
Титульная часть. В «шапке» обязательно прописывают полное наименование получателя. Это может быть название компании или ФИО руководителя.
Пример:
Генеральному директору Общества с ограниченной ответственностью «Алмаз» Иванову Ивану Ивановичу
либо
В Общество с ограниченной ответственностью «Алмаз»
Должен присутствовать юридический адрес, можно указать ОГРН, ИНН, КПП.
Наименование отправителя тоже нужно прописывать полностью.
Также указывают адрес, куда контрагент должен отправить ответ на претензию, ОГРИП и ИНН отправителя. Дополнительно можно указать реквизиты банковского счета, контактный номер, e-mail, паспортные данные.
Под заголовком документа пропишите краткое требование. Например, если поставщик нарушил сроки поставки столиков в кафе, то требование будет звучать как «ПРЕТЕНЗИЯ о нарушении сроков поставки товара по контракту от №123456 от 20.02.2022 г.». Номер документа можно не указывать, делайте это на свое усмотрение.
Фактические обстоятельства дела. Постарайтесь максимально подробно описать ситуацию, нарушение со стороны поставщика со ссылками на пункты договора.
Также указывают расходы, которые понесли на данным этапе: неустойки за просрочку поставки, аванс по договору, услуги юристов и т.д.
Пример:
01.02.2022 ООО «Ромашка» (поставщик) и ООО «Лютик» (покупатель) заключили договор поставки № 43-пост. Согласно п. 1.3 договора поставщик должен был поставить канцелярские товары в ассортименте и количестве, установленных в спецификации к договору. Поставщик поставил товар на склад покупателя 11.04.2022 (товарная накладная N 45/87/к-юл). При приемке товара выявлено несоответствие количества товара: вместо папок-скоросшивателей пластиковых (строка 5 спецификации) в количестве 250 шт. поставлено 150 шт., что на 100 шт. меньше согласованного, не соответствует условиям договора и п. 1 ст. 465 ГК РФ. Расхождение количества зафиксировано актом по форме N ТОРГ-2 от 11.04.2022, поставщик уведомлен о расхождении товара по количеству письмом исх. № 143 от 11.04.2022.
Правовое обоснование требований. Пропишите, на основании каких законодательных актов поставщик должен выполнить ваши требования, со ссылками на конкретные пункты.
Ссылаться нужно только на те нормы, которые касаются вашего случая.
Требования и прочие нюансы. Например, вернуть предоплату, погасить образовавшуюся задолженность в результате начисления пени за просроченную поставку, возместить ущерб за поставку некачественного сырья.
Если есть дополнительные доказательства нарушения договора со стороны поставщика, например, счёт-фактура, квитанции, скриншоты переписки, приложите их к претензии в виде приложений. В документе отразите нумерованный перечень приложений: наименование и количество.
Укажите реквизиты для оплаты, дату составления претензии, наименование отправителя.
Заверьте документ подписью: собственноручной или электронной. ИП ставить печать не обязательно.
Если отправляете претензию в электронном виде,она будет иметь юридическую значимость только с квалифицированной электронной подписью.
Куда и как отправить претензию
Это зависит от того, что написано в договоре.
Отправлять нужно на тот адрес, который поставщик указал в договоре как исключительный адрес для отправки юридически значимых сообщений.
Если в договоре этот адрес не закреплен, направьте претензию по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Если претензию доставят по этому адресу, она считается полученной, даже если организация там не находится (п. 3 ст. 54 ГК РФ). Если поставщик — ИП, направьте на адресу, указанному в ЕГРИП.
Способ отправки тоже зависит от того, что прописано в договоре. Если в договоре об этом ничего нет, направьте претензию:
- по почте письмом с объявленной ценностью и описью вложения.
- курьером. При этом нужна подпись о получении, которую поставит человек с полномочиями на приём корреспонденции. Такую подпись можно поставить, например, на копии претензии или реестре отправлений.
Претензию можно отправить и по электронной почте, через соцсети и мессенджеры, если такое прописано в договоре или это обычный для вас с поставщиком способ деловой переписки, и вы так уже обменивались документами.
Сохраните все документы, которые подтверждают факт отправки и доставки претензии: почтовую квитанцию и опись вложения, уведомление о вручении, отчёт об отслеживании почтового отправления, отчёт о передаче факса или распечатку уведомления о доставке электронного письма. Эти документы нужно будет приложить к иску, чтобы подтвердить соблюдение досудебного претензионного порядка.
Если претензия не дошла до адресата, последствия зависят от причины, по которой это произошло.
Если вы направили претензию не на тот адрес, то досудебный порядок считается не соблюдённым, ведь ответчик не получил претензию по вашей вине.
А вот если претензия была направлена и поступила по верному адресу, но её не вручили адресату, она считается полученной. Например, ответчик уклонился от получения письма в отделении связи и оно вернулось отправителю по истечении срока хранения.
Доказывать факт направления претензии должен тот, кто её направлял. Ответчик имеет право доказывать, что вы направили ему не претензию, а другую документацию.
Какие виды претензий можно направить поставщику
Претензия о неисполнении условий контракта
Это универсальный документ, который можно применить ко многим ситуациям: когда у товара обнаружены недостатки, не указан гарантийный срок, товар поступил в неполном объеме или по своим характеристикам отличается от заявленных в договоре, работы или услуги выполнены некачественно, поставщик в одностороннем порядке поднял цену, а это не предусмотрено договором, и т.д.
Такая претензия может содержать:
- данные контракта, по которому не выполнены условия;
- информацию об обстоятельствах, какие именно условия были нарушены;
- последствия, к которым привели нарушения;
- сроки исполнения требований;
- сумму компенсации за издержки;
- последствия неисполнения требований: расторжение договора, обращение в суд и т.д.
Образец претензии о неисполнении условий договора купли-продажи.
Претензия о нарушении сроков поставки товара
Обратите внимание, что требования при просрочке поставки зависят ещё и от того, как оплачивается товар — с предоплатой или без.
Если предоплата не предусмотрена и вы должны оплатить товар после его передачи, вы можете потребовать уплатить неустойку за просрочку поставки, если она установлена законом или договором (п. 1 ст. 330, ст. 521 ГК РФ).
Если вы внесли предоплату, можно потребовать по своему выбору:
- вернуть предоплату и уплатить проценты по ст. 395 ГК РФ со дня, когда вам должны были передать товар, до дня возврата денег;
- передать вам оплаченный товар и уплатить неустойку за просрочку поставки, если это прописано в законе или договоре.
Если вы требуете уплаты неустойки или процентов, рассчитайте их размер. Укажите в претензии условие договора или норму закона, которыми установлена неустойка, её размер и порядок исчисления.
Претензия о некачественной продукции
Требования могут различаться от того, существенные или несущественные нарушения в качестве товара. По существенным недостаткам можно потребовать замены товара качественным. По несущественным такого права нет, но можно потребовать соразмерно уменьшить цену товара.
Претензию о возврате денег за некачественный товар составляют только если недостатки существенные и поставщик сразу после того как о них сообщили не предоставил взамен товар надлежащего качества. Укажите в претензии, что недостатки существенные.
Лучше обратиться к поставщику соглашения сразу же после выявления недостатков.
Согласно ст. 477 ГК РФ претензию можно подать:
- до окончания срока годности;
- пока не истечёт гарантийный срок;
- не позднее 2-х лет с момента приёмки;
- в иные временные рамки, предусмотренные нормативами.
Если вы уже оплатили товар, напишите об этом в претензии, укажите сумму и реквизиты документов.
В претензии укажите причину, почему товар нельзя использовать по назначению, в какую дату и на каком этапе были обнаружены недостатки: при разгрузке, после реализации. Вы можете потребовать обменять товар или вернуть деньги.
В качестве доказательств, что товар не соответствует заявленному качеству, можно приложить фото-, видеоматериалы, заключение экспертов, письменную жалобу клиента, которому продали товар с дефектом.
Все документы кроме расчётов прикладывайте в копиях.
Образец претензии о возврате стоимости товара ненадлежащего качества.
Претензия о возмещении убытков
Документ направляют, если хотят взыскать сумму убытков, понесённых из-за ненадлежащего исполнения контракта либо поставки некачественного товара.
Например, поставщик продал сырьё для производства сыров, а оно оказалось некачественным и в результате вся готовая партия ушла в брак, производитель понёс убытки. Здесь можно требовать возмещения не только расходов на закупку сырья, но и на процесс сыроварения: электроэнергия, зарплата персоналу и т.д.
В качестве доказательства к претензии нужно приложить экспертное заключение лаборатории.
Еще один пример — заказчик не дождался товар, который нужен к определённому сроку. Из-за этого ему пришлось в срочном порядке заключать договор с другим поставщиком и купить товар по более высокой цене. В требовании заказчик будет просить о возмещении суммы разницы, а также неустойку за срыв поставки.
В такой претензии нужно отразить информацию о договоре, который был заключен со со вторым заказчиком.
Претензия о безвозмездной замене товара
Такую претензию составляют, если, например, поставленный товар не соответствует указанным характеристикам, параметрам, функциональным возможностям, либо есть брак и вам необходимо обменять товар без лишних расходов.
Направить документ поставщику можно сразу после того, как обнаружили недостатки, в течение гарантийного срока или иного периода, закреплённого в законах.
Образец претензии о безвозмездной замене товара.
Когда поставщик должен ответить на претензию
Поставщик должен рассмотреть претензию в срок, согласованный в договоре. Если в договоре указан конкретный срок для ответа (например, в течение 15 дней после получения претензии), то нужно руководствоваться условием договора. Сократить или увеличить этот срок без изменения договора нельзя.
Если в договоре срок не прописан, руководствоваться нужно требованиями претензии.
Если спор рассматривает арбитражный суд, то по общему правилу для денежных требований срок ответа на претензию составляет 30 календарных дней. Если вы назначили в претензии больший срок, лучше подождать его окончания. Арбитражный суд возвратит иск, если подать его до истечения срока и нет ответа на претензию или другого документа, подтверждающего соблюдение досудебного порядка.
Что делать, если поставщик не ответил на претензию
Если в установленные сроки вы не дождались от поставщика ни ответа на претензию, ни удовлетворения ваших требований, обращайтесь в суд. Подать иск можно уже на следующий день после того, как закончится срок, предоставленный для ответа на претензию.
Если претензия была составлена корректно, поставщик действительно её получил и проигнорировал, есть доказательства недобросовестности поставщика, то суд с большой вероятностью вы выиграете.