Как писать электронные письма четко и по существу.

Рубрика #Простые_инструменты_ускорители_бизнеса

📩 Корпоративная #электронная переписка занимает каждого из нас много времени.

И не секрет, что плохо сформулированное электронное письмо может стать причиной проваленного взаимодействия и невыполнения задачи в срок.

Как структурировать электронные письма таким образом, чтобы #получить максимальный результат ?

1️⃣ Используй #ключевые слова в заголовке.

Первое, что видит получатель твоего послания, — это твое имя и тему письма, поэтому очень важно, чтобы в ней была четко указана ЦЕЛЬ сообщения, И особенно то, какие ДЕЙСТВИЯ ожидаются от адресата.

Отлично, если в заголовке есть КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА, которые характеризуют ЦЕЛЬ данного письма.

🔸ТРЕБУЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ — значит адресат письма обязан предпринять некое действие.

🔸ТРЕБУЕТСЯ ПОДПИСЬ — требуется подпись адресата.

🔸ТРЕБУЕТСЯ РЕШЕНИЕ — получатель должен принять решение.

🔸ТРЕБУЕТСЯ КООРДИНАЦИЯ — требуется скоординироваться с другими людьми или самому скоординировать что-либо.

🔸ПРОСЬБА — пишущий запрашивает разрешение или согласие адресата.

🔸ИНФО — сообщение носит чисто информационный характер.

Например:

Если тебе нужно отправить подчиненным обновленные данные о состоянии дел, примени в строке темы: «ИНФО — обновление данных».

Если тебе нужно, чтобы руководитель одобрил твою просьбу об отпуске, напиши: «ПРОСЬБА — отпуск».

Если ты — менеджер проекта, которому требуются ответы как еженедельный отчет от нескольких людей, озаглавь письма «ТРЕБУЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ — еженедельный отчет об исполнении».

Казалось бы, все очевидно, но благодаря этому простому действию твои письма точно будут выделяться в почтовом ящике получателей, и им не придется тратить время на выяснение цели посланий.

2️⃣ Главное ставим в начало.

Военные начинают свои электронные письма коротким утверждением в стиле, называемом BLUF - Bottom Line Up Front .

Заявляем цель сообщения и требуемое действие. Другими словами, «коротко о главном» и оно должно содержать ответ на пять вопросов:

🔹 кто?

🔹 что?

🔹 где?

🔹 когда?

🔹 почему?

В таком утверждении содержится самая важная для читателя информация.

‼️BLUF помогает читателям быстро переварить содержимое, а также узнать, когда оно вступает в силу. Вполне возможно, что получатель не хочет знать подробности, которые привели к этому решению. Скорее всего, он хочет узнать, какое отношение это письмо имеет лично к нему, и именно на этот вопрос должно ответить краткое резюме.

В своей корпоративной работе я начинаю свои сообщения со слов «Главное» выделенным шрифтом в самом начале текста. Иногда можно даже выделить главное жирным или цветным шрифтом, чтобы мысль стала яснее ясного.

Пример BLUF, адаптированный к корпоративной переписке:

Тема: ИНФО — работа из дома

Константин,

Главное: мы увеличили количество дней, разрешенных сотрудникам для работы из дома, с одного до двух дней в неделю с 1 декабря.

Причины: Этим мы пытаемся поднять командный дух и способствовать более активному сотрудничеству в команде.

Это решение поддержали все члены управляющего комитета.

👌 Если твоя команда будет следовать этим простым правилам деловой переписки, то #эффективность ее значительно возрастает.