Наладить эффективную совместную работу бывает непросто. Часто это требует специальных инструментов, которые помогают сотрудникам оперативно решать задачи, а руководителям — контролировать и проверять работу. Какие неочевидные проблемы возникают в работе команд и какие инструменты помогут их решить, расскажем в этой статье.
Проблемы совместной работы
Одна из главных проблем в совместной работе — коммуникационные провалы. Это случается из-за того, что работа сотрудников не синхронизирована, и каждый работает сам по себе. Например, рабочие чаты теряются в разных мессенджерах и поручения сотрудникам забываются.
Еще одна частая проблема — руководители неправильно ставят задачи, например, не указывают четкий срок, что именно нужно сделать, к кому можно обратиться с вопросами.
В процессе совместной работы могут происходить неприятные ситуации. Например, невыполнение сроков из-за отсутствия контроля, несогласованность в работе сотрудников и ухудшение работоспособности сотрудников.
Как избежать этих проблем
1. Используйте таск-менеджер. Часто бывает, что задачи поручают во время разговора или в переписке в мессенджерах, а потом исполнители о них забываю. В Задачах «Битрикс24» вы указываете название, описание, ответственного и сроки выполнения. А также можете прикрепить необходимые файлы. Эти инструменты помогают четко поставить задачу и проконтролировать ее выполнение в срок.
2. Ставьте задачи правильно. Нужно максимально детально их формулировать, прописывать шаги ее решения, четко обозначать сроки. Если это коллективная задача, нужно обязательно распределить роли в команде и назначить ответственного за ее выполнение и добавить помощников соисполнителей. Так каждый будет знать, что делать и за какой результат он отвечает. С помощью Задач в «Битрикс24» можно обозначать их важность, добавлять сотрудников, указывать их роли. Большие задачи можно разделять на этапы и составлять для них чек-лист.
3. Контроль работы должен быть ненавязчивым. Не стоит проверять каждый шаг сотрудника — это не принесет положительных результатов. О статусе задачи и этапе работы можно писать в комментариях в Задачах. Также в «Битрикс24» можно использовать напоминания, которые помогут постановщику или ответственному сотруднику вовремя выполнить важные задачи. А если хотите быстро увидеть итог работы среди множества комментариев, включите опцию «Результат задачи».
4. Разделяйте и сортируйте задачи по проектам. Иногда задачи связаны между собой объемной работой и в них задействованы различные люди, сотрудники, отделы. В «Битрикс24» вы можете объединить такие задачи в Проекты и работать с ними отдельно.
5. Создайте единое пространство для рабочего общения и совместного решения задач — например, чат. Так сотрудники смогут общаться по работе и давать советы. Мессенджер в «Битрикс24» позволяет получать мгновенные сообщения от коллег. Вы можете создавать групповые чаты, приглашая своих коллег в диалоги, и общаться с ними в браузере, десктоп-приложении «Битрикс24» или мобильном приложении.
6. Сотрудники должны видеть, чем занимаются остальные, как они работают, взаимодействуют друг с другом. Это помогает сохранять мотивацию, которой на удаленке очень важно уделять внимание. Созванивайтесь с коллегами и проводите планерки с помощью Видеозвонков. В «Битрикс24» на платном тарифе к конференции могут подключиться 48 участников, на бесплатном — 12.
7. Используйте отдельный календарь для планирования рабочих задач. В него удобно вписывать встречи, дедлайны и другие события. Создавая какое-то событие в Календаре «Битрикс24», можно добавить в него сотрудников, убедиться, что они в это время свободны, и легко найти удобное для всех время.
8. Пользуйтесь удобными редакторами для документов. В «Битрикс24» есть раздел Документы со встроенным редактором, который позволяет просматривать и править документы внутри платформы. В нем собран базовый функционал, есть возможность делать графики, таблицы, диаграммы.
Добиться эффективной совместной работы порой требует немалого труда. Но если правильно выстроить систему, можно значительно сэкономить силы. В этом хорошо помогают различные инструменты. Из них можно собрать свою собственную систему и пользоваться тем, что подходит для вашей работы. Все задачи всегда будут под рукой не только у руководителей, но и у сотрудников — можно существенно сэкономить время на их поиске, сортировке, сборе информации (она будет находиться в одном месте) и планировании созвонов. Все это поможет добиваться качественного результата в проектах за минимальное время.
Подробнее об организации совместной работы команд можете узнать на вебинаре.
#бизнес #битрикс24 #совместнаяработа