Понятие «проект» стали поголовно использовать относительно недавно, в период бурного экономического развития в XX веке. IT-компаниям приписывают статус первопроходцев, добавивших в штатное расписание такую должность, как менеджер проектов. Вслед за айтишниками подтянулись и другие отрасли – прежде всего, производство и строительство.
Тем не менее, не всегда к менеджменту проектов относятся с должным вниманием. И зря: по информации портала Mediawire, в компаниях, где недооценивают влияние проектного управления, 67% проектов терпят крах. Вывод напрашивается сам собой: чтобы IT-проект работал, как часы, без подкованного Project Manager, или, иначе говоря, PM, не обойтись.
Чем PM похож на прораба? Что писать в резюме, если опыта нет, но заполучить именно эту должность очень хочется? Зачем PM погружаться в «адреналиновые» виды спорта? Поговорили об азах управления IT-проектами и векторах развития карьеры PM с Дмитрием Кирша, Team Manager iTechArt.
Что делают проектные менеджеры?
Перед тем, как описывать задачи, пожалуй, стоит познакомиться с некоторыми терминами проектного менеджмента. Итак, проект – это ограниченное по времени мероприятие, результатом которого является выпуск того или иного уникального продукта. Если элемент уникальности «выпадает», то речь идет уже об операционной деятельности. Для большего понимания: создание первого образца Porsche Cayenne – проект, выпуск последующих машин на конвейере – операционная деятельность.
Проект состоит из таких стадий, как инициация, планирование, реализация, мониторинг-контроль и, наконец, завершение. В идеале успешное :) PM включается уже на самой первой стадии, он должен все взять в свои руки и привести к логическому завершению.
3 основные опорные точки любого проекта: сроки, объем работ и ресурсы. Вместе они образуют проектный треугольник, в середине которого находится качество. Изменение каждой из перечисленных точек влияет на качество выпускаемого продукта. Собственно, в управлении этим треугольником и заключается работа проектного менеджера. Нужно следить, чтобы все параметры были сбалансированы и попадали в ожидания заказчика. Важно понимать, что для заказчика первостепенно, насколько он готов поступиться качеством, например, уменьшив сроки или бюджет.
Что касается рутинных задач, то, скорее всего, к ним относится репортинг и совещания, в эту же категорию попадает ведение ведение проектных документов. Вряд ли это кого-то сильно вдохновляет :)
В число необычных задач входит управление рисками, это достаточно интересная работа, в которую вовлечены все стейкхолдеры, а не только один PM. Как это делается: в ходе мозгового штурма записываются все возможные события, которые могут помешать проекту, даже самые безумные типа землетрясения. Все это оформляется в реестр, каждому риску присваивается вероятность (низкая, средняя или высокая) и степень влияния на ход проекта. Журнал рисков составляется единожды, но никогда не «пишется в стол», а постоянно пересматривается. PM как владелец реестра работает над тем, чтобы снизить шансы возникновения того или иного риска или его ущерб для проекта.
Также важно всё, что касается управления коммуникациями на проекте. Очень важно определить, кто обязательно участвует в согласовании тех или иных решений, чтобы не занимать рабочее время людей, которые не нужны на том или ином этапе. В то же время требуется всё спланировать таким образом, чтобы не оставить кого-то «за бортом». Можно не учесть требования ключевого стейкхолдера и в итоге получится ситуация аля «Все хорошо поработали, но оценка 2».
Как в IT-компаниях может называться вакансия, подразумевающая управление проектами?
За основную величину возьмем позицию PM. Близкая к ней должность – Program Manager, руководитель нескольких взаимосвязанных между собой проектов. Можно встретить и такое название как Portfolio Manager – это человек, который руководит всеми проектами компании, курирует всех руководителей проектов. Также есть понятие PMO (Project Management Office), руководителя такого подразделения называют Head of PMO или Chief Project Manager Officer, в его обязанности будет входить координация процессов управления проектами, разработка паттернов, схемы взаимодействия между людьми, курирующими проекты.
Если говорить о начинающих специалистах, то стоит обратить внимание на позицию Project Coordinator – специалисты такого уровня больше вовлечены в работу с командой, нежели в управление бюджетом или сроками, они мониторят порядок на проекте и репортят вышестоящим коллегам. Ещё одна входная ступень в PM-сферу – Project Assistant, этот человек больше ориентирован на подготовку документов и отчетов для заказчика.
Бывает, что в компании есть Delivery Manager, который при необходимости вмешивается и «тушит пожары». Предполагается, что такой специалист обладает достаточными знаниями по архитектуре, чтобы иметь возможность говорить с заказчиком о скоупе задач со знанием области.
Однако то, что принято в одной компании, может не соответствовать другой. Все зависит от того, как компания строит свою структуру. Не должно быть так, что в компании плодятся какие-то сущности просто потому, что «так сделано у Microsoft».
Теория "лишнего звена". Какова настоящая роль PM в команде?
Когда о «лишнем звене» говорит клиент, это сигнализирует о том, что он не готов вкладывать дополнительные ресурсы. С такой ситуацией часто сталкиваются бизнес-аналитики. Один из повседневных примеров – стройка. Чтобы построить дом, для начала нужен проект. Если перевести эту задачу на язык IT – это будет зона ответственности бизнес-аналитика. Потом необходимо нанять прораба, который контролирует качество работы команды, закупает материалы и т.п. Можно и самому выполнять роль прораба, но если строители за океаном, сразу возникают вопросы: «Насколько хорошо ты их можешь проконтролировать?», «Насколько ты понимаешь их менталитет?» и т.п. Вдобавок, прораб является тем человеком, с которого можно спросить – вопрос группе людей по сути безадресный, обсуждение превратится в птичий рынок.
Бывает, что противится может и кто-то из команды: PM не является непосредственным руководителем, но якобы ограничивает свободу действий на проекте. В таком случае можно предложить временно отдать разработчику часть функционала PM, чтобы он прочувствовал на себе, что каждый должен заниматься своим делом.
Какие качества необходимы проектному менеджеру, чтобы успешно справляться с обязанностями?
Очень важным является чувство ответственности. Без него посыпется абсолютно всё. PM не первый среди равных, не тот, кто лучше всех программировал и поэтому ему сказали: “А давай-ка ты поруководишь”. PM может не программировать, но не может не руководить. Нужно уметь идти на неприятные разговоры с заказчиками, сообщать плохие новости, зная, что тебе, как древнему гонцу, условно говоря, «отрубят голову».
Незнание фреймворка Scrum устраняется 3-кратным прочтением 16-страничного гайда, а вот безответственность на определенном этапе жизни уже не лечится. Нужно обладать эмпатией, понимать чувства собеседника, не давать пустых обещаний и не перекладывать потом ответственность за несделанное на других.
Следующее качество – стрессоустойчивость. Зачастую кандидаты говорят, что им тяжело общаться с командой или упоминают кейсы, когда разработчики что-то зафейлили, в результате пришлось объясняться с заказчиком, обливаясь холодным потом. Такого быть не должно: PM – человек со стержнем, готовый принять удар, настроить всех кричащих и дерущихся на конструктив, объяснить, что важно искать не виноватого, а решение. Некоторые авторы рекомендуют адреналиновые виды спорта, которые повышают стрессоустойчивость. Стоит жить по принципу «push the limit» (в разумных пределах) – не зашиваться в зоне комфорта, а идти понемногу в свой страх.
Далее, обязательно наличие лидерских качеств – харизмы, умения четко доносить свои мысли и убеждать. Заказчику нужно показать, что ты стоишь над всеми процессами, проект идет, а не просто «плавает», как лодка без рулевого.
Важным считается упорство и умение преодолевать трудности. Это не значит, что нужно упираться рогом в свои амбиции и постоянно со всеми спорить, отстаивая своё мнение. Но PM должен блюсти интересы компании. Например, возможны ситуации, когда клиент, работая по схеме fixed cost, может обещать перспективу больших проектов, но в реальности просто пытается за счет такой схемы полубесплатно починить всё, что плохо работает. Команда в таком случае будет работать в убыток, если PM вовремя не вмешается и не настоит на том, чтобы была принята схема оплаты time & materials.
И, напоследок, проактивность. Если при хорошем багаже знаний не видно огня в глазах, такой PM скорее опасен. Конечно, и шапкозакидательство ни к чему хорошему не приведет, но как ты можешь драйвить команду, если не драйвишь себя?
Как стать проджект-менеджером, если проблема - отсутствие опыта?
Наличие опыта, возможно, и не станет камнем преткновения. Какие-то компании располагают ресурсами, чтобы нанять Junior PM, поставить над ним старшего, который будет сопровождать его на протяжении длительного времени. Однако любой рабочий и жизненный опыт будет плюсом и поможет быстрее расти. Ведь тогда уже выработана определенная стрессоустойчивость. Как ни крути, закаляют нас трудности, а не успехи.
Советы начинающим? Как минимум, приходя в IT-индустрию, нужно знать её специфику. Не понимая матчасти, нельзя полноценно выполнять свои функции. При этом нужно не идти по легкому пути, посмотрев, например, 20-минутный ролик на Youtube. Если взяться учить Scrum, нужно скачать гайд от создателей (он есть на всех языках мира практически) и по нему формировать свое мнение.
Где учиться на проджект менеджера, нужно ли высшее образование по специальности?
Высшее образование – это прежде всего эрудированность и система знаний, которая дает умение найти нужную информацию быстрее. Не стоит обесценивать высшее образование, в тоже время нельзя считать кандидатов без «вышки» людьми другого сорта. Высшее образование должно быть порогом входа на управленческую должность. В идеале – в области управления, но технические знания тоже приветствуются. Это не означает, что нужно самому уметь программировать.
Какие моменты важно выделить в резюме кандидатам без опыта или с минимальным опытом?
Если есть релевантный опыт – обязательно его упомянуть. Также как и релевантную образовательную деятельность – работодатель ценит, если ты расширяешь свои знания. И английский язык, Upper Intermediate и выше. Без него даже суперталантивый и одаренный кандидат не сможет присоединиться к проекту.
Насколько важны сертификаты по проектному менеджменту (PMP®, Scrum)? Являются ли они преимуществом при трудоустройстве?
Сертификат – своего рода контрольная работа, знак качества. На уровне собеседования сертификат будет скорее плюсом, но возможны и ситуации, когда компания ищет PM под конкретный проект, и наличие того или иного сертификата является для заказчика обязательным условием.
Для американский компаний, например, это чрезвычайно важно. Если презентовать на PM с 5-летним опытом, но не указать сертификаты, жди вопроса: «А как мы проверим ваш опыт?». Стаж работы – понятие условное, можно ведь просто просиживать штаны. Наличие сертификатов снимает подобные вопросы.
Что делает профессию проджект-менеджера особенной?
Высокий уровень ответственности и нетривиальные задачи, с которыми справляется PM. PM очень много работает с людьми и является мостом между заказчиками и своей командой, он должен следить на настроением обеих сторон, всех «помирить-поженить».
Есть бестселлер Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей», несмотря на свою сложность для многих он является настольной книгой. Автор рассказывает про парадигмы – очки, через которые человек смотрит на мир. И в этом особенность PM: он не пытается на другого надеть свои очки, а, наоборот, должен посмотреть на мир через несколько парадигм, сопоставлять несколько точек зрения и находить баланс, чтобы все себя чувствовали хорошо, и проект завершился успешно.