Электронный документооборот можно использовать не только для оптимизации процессов по обработке документов внутри организации, но и для взаимодействия с контрагентами. Если вы планируете перенести обмен документами с контрагентами в электронный формат, то необходимо выбрать один из двух способов перехода.
Первый – оформить и подписать соглашение об ЭДО. Без наличия данного соглашения процесс обмена электронными документами с контрагентами не будет иметь юридической значимости.
Перед внесением информации об ЭДО в договор контрагенты в письме обсуждают правила электронного документооборота. В письме обязательно указание следующих документов:
- Законы, регламентирующие процесс перехода на ЭДО, прежде всего Федеральный Закон №63;
- Обоснование перехода на ЭДО, а также польза, которую этот переход принесет;
- Документы, обмен которыми можно будет осуществлять в электронном формате;
- Пошаговый процесс внедрения системы ЭДО;
- Порядок внесения изменений в электронные документы;
- Права и обязательства обеих сторон;
- Сроки перехода на ЭДО.
Соглашение об ЭДО между контрагентами составляется строго в соответствии со статьей 432 Гражданского кодекса РФ.
В соглашении указываются основные положения по работе с электронным документооборотом. Также указывается, в каком порядке и по каким правилам применяется электронная подпись (в написании этих положений следует основываться на ФЗ №63 и №402).
После того, как компании-контрагенты подписали регламент ЭДО, они заключают договор с операторами электронного документооборота.
И тут мы переходим ко второму способу. Если компании уже подключены к операторам электронного документооборота, в некоторых случаях заключение соглашения об ЭДО между контрагентами не требуется.
К примеру, когда система электронного документооборота обеспечивает все необходимые меры безопасности при электронной передаче документов. В таком случае контрагентам достаточно устно или письменно обсудить детали электронного документооборота и начать обмениваться ими через СЭД.
Все документы, переданные контрагентами через СЭД, автоматически подписываются квалифицированной электронной подписью, что обеспечивает юридическую значимость документа. Это избавляет контрагентов от необходимости распечатывать документ на бумажный носитель и заверять его собственноручной подписью.
Анна Манжиева, системный аналитик