Как эффективно спланировать работу и сократить простои в музыкальной группе? Можно ли автоматизировать планирование задач музыкантам?
Это мой первый опыт написания статьи по теме организации деятельности музыкальной группы.
Возможно, какие-то элементы будут вполне очевидны и понятны для многих людей, но все-таки я хочу поделиться своими познаниями, ведь когда-то и сам задавался этими вопросам, и нигде ни в одном источнике не находил исчерпывающих ответов.
Статья будет полезна скорее музыкантам- или группам- новичкам. Далее я буду давать информацию в качестве пособия для группы, но это также применимо и для музыкантов-индивидуалов.
Итак! Вы наконец-таки собрали свою первую (или уже не первую) рок-, поп-, метал- или другого жанра музыкальную группу. Вы пишите музыку, репетируете вместе, импровизируете, творческий процесс идет полным ходом. И для группы всегда актуален вопрос "договоренностей".
Как бы и что бы вы не делали, у вас всегда стоит вопрос "нужно договориться".
Первым делом - создайте общий чат,
диалог или группу в одной из социальных сетей или мессенджеров. В каком конкретно - дело вкуса и имеющихся возможностей сервисов.
Лично я по опыту имел дело с WhatsApp, GoogleChat, Вконтакте. От себя добавлю, что имеет смысл попробовать GoogleChat, которым также можно пользоваться посредством почты Gmail. Его плюсы я опишу чуть позже, когда мы дойдем с вами до работы с сервисами Гугл.
Главным недостатком GoogleChat, на мой взгляд, является отсутствие голосовых сообщений в сервисе. Вот серьезно!... Если бы в нем были голосовые сообщения, то я бы всем рекомендовал только этот сервис для общения в группе. Почему - немного позже.
Ок, создали мы чат, что дальше то? Чат - это всем понятно, и Америку я не открыл. Чат нужен для общения и решения "горячих" вопросов.
Можно договориться с участниками "Когда и где вы репетировать будете", или просто для общения и обсуждения новых задумок.
Договорились вы, например, что будете репетировать через неделю в субботу в 6 вечера на репетиционной базе, ну допустим "Ромашка". Ну хорошо, вы помните и все помнят... Как всем кажется. Как бы это было не банально, но не всегда всё именно так. И частенько встречались у меня в группе такие диалоги:
- Кто во сколько сегодня подъедет?
- Я в 5...
- я минут на 5 припоздаю
а кто-нибудь еще вдруг проснется
...ляяя, мы сегодня репаем, да?...я уже другие дела запланировал.
Конечно, соблюдать договоренности - это дело ответственности, но люди бывают разные. Можно напоминать самому в чате, а можно автоматизировать систему напоминаний в группе.
Вот теперь и поговорим немного о сервисах ГУГЛ.
Все всё и так знают, но мне никогда не доходило, что многие вопросы можно решить раз и навсегда сервисами ГУГЛ.
Переходим к планированию
Очень нужное дело, если вы ставите для себя цели не только просто собираться время от времени побрынчать в гараже. Целеполагание - вообще отдельная тема, но об этом можно поговорить потом, если у кого будет интерес.
Цель для нас в данном случае - это репетиция из примера. Для нее мы даже задали критерии: время в 6 часов вечера в субботу и место - репетиционная база "Ромашка".
Все хорошо. Но один момент - контроль достижения цели мы упускаем. Полагаемся на память.
Голова - не "Дом советов"
И вот теперь нам поможет общее для группы планирование в ГУГЛ календаре. Я для себя нашел два варианта работы с календарем. Первый - это если мы используем гугл чат. Второй - если общаемся в других сервисах.
Более удобным и универсальным скорее всего будет второй вариант. Ведь очень многие привыкли к голосовым сообщениям.
Теперь немного про каждый случай.
В первом случае нам необходимо, чтобы у каждого участника группы было в наличии:
- Смартфон.
- Гугл аккаунт - сейчас имеется у всех, ну может кроме яблочников, но и на iOs тоже есть возможность скачать Гугл сервисы;
- Приложение гугл календарь, хотя вроде и другие приложения поддерживают формат календаря iCal, но лично я перестраховался для адекватной работы сервиса, но об этом позже.
- Приложение Гугл чат, или же если имеется приложение Гмэйл почта от гугла, то гугл чат не нужен.
Если у нас имеется почта Гмэйл, что чтобы активировать функцию гугл чата, нам нужно зайти в настройки почты, далее зайти в аккаунт, и найти настройки "Умные функции и персонализация", а также "Умные функции и персонализация в других продуктах Гугл". После активации этих двух параметров после перезагрузки приложения у нас появятся новые вкладки снизу приложения "Чаты", "Чат-группы" и "Встречи".
Если мы не хотим пользоваться почтой гмэйл, то скачиваем гугл чат, там эти вкладки уже имеются.
Далее создаем чат-группу, добавляя гугл аккаунты всех участников группы. После того, как группа создана, то чтобы запланировать таким способом мероприятие, и автоматизировать напоминание, в диалоге чат-группы имеется внизу кнопка "Создать мероприятие" и таким образом можно создать наше мероприятие "репетиция в нужное время в нужном месте" с автоматическим добавлением гостей мероприятия (гугл аккаунты всех участников), у которых после принятия приглашения (с помощью почты) мероприятие вместе со всей информацией а также всеми установленными напоминаниями будет отображаться в календаре у всей группы.
Такой вариант для планирования возможен, но на мой взгляд, принятие приглашения - дополнительное действие, которое просто лень будет кому-нибудь открывать.
Перед тем, как рассказать вам о втором предпочтительном варианте, скажу сразу об одном очень жирном плюсе гугл чата. В чат-группе гугл имеется возможность создавать задачи для других участников чат-группы... это может пригодится лидеру группы, чтобы делегировать на других участников отдельные какие-либо действия в группе, и контролировать их выполнение. Ни в коем случае ни чтобы ругать))) Только лишь для того, чтобы мониторить "а все ли мы сделали, что хотели".
Например, задача басисту "написать бас-партию к новой песне". И чтоб не полагаться на память, и не растягивать все, установить крайний срок выполнения задачи.
Для реализации второго варианта планирования понадобится:
- Смартфон;
- Гугл аккаунт;
- Приложение гугл календарь
Чтобы каждый раз не вводить гостей на мероприятие (если нету гугл чат-группы), чтобы не ждать принятия приглашение, а также чтобы не мешать личный календарь и календарь музыкальной группы, можно создать отдельный календарь в своем календаре, но для этого нам понадобится веб версия гугл календаря. В приложении такой возможности нет.
Открываем сайт гугл, переходим в гугл календарь и...
- Нажимаем вверху на шестеренку "настройки";
- Нажимаем "добавить календарь" - далее "создать календарь";
- Вписываем название (например "название группы"), описание;
и уже ниже самые интересные настройки. Делаем доступ для отдельных пользователей
4. Нажимаем"добавить пользователя". Вписываем почту, выбираем необходимые разрешения для данного пользователя;
Лично я, например, всем в группе дал разрешения на внесение изменений и предоставление доступа, поскольку у всех доверительные отношения.
5. Далее выбираем стандартные уведомления. Создавая мероприятие можно это поменять отдельно для каждого;
6. Настраиваем по желанию другие уведомления;
7. Переходим в самый низ "Интеграция календаря";
В принципе, добавив пользователей, все участники по почте уже получат приглашение добавить данный календарь к себе. Но на всякий случай можно скопировать нужную ссылку адреса календаря в формате iCal и отправить группе для добавления календаря.
После принятия всеми приглашения на добавление этого календаря к себе, каждому участнику группы будет доступно в соответствии с разрешениями, которые мы дали этим пользователям:
- информация о мероприятии;
- и самое главное, на смартфоне каждого будут проигрываться нужные уведомления в нужное время для напоминания о встрече.
Таким образом, мы создаем (хоть на смартфоне в приложении, хоть в веб версии) мероприятие с названием "Репетиция на реп.базе "ромашка", указываем нужный промежуток времени, можем указать место проведения, указываем нужное количество уведомлений /напоминаний о репетиции (например, за 1 день до, и за 5 часов до). Можем также указать в описании мероприятия нужную информации, а также можно прикрепить документ из гугл диска или же из памяти телефона или компьютера (например схему проезда).
Нажимаем сохранить и готово!
Теперь не нужно никому специально напоминать о встрече. Система все сделает сама! Посредством такого планирования можно решить не только вопрос планирования репетиций, но также и многих других вопросов, возникающих в группе.
А на сегодня это все!
Спасибо за просмотр!
