В рамках перехода Российского фонда фундаментальных исследований на электронное взаимодействие с физическими и юридическими лицами необходимо подписать соглашения в бумажном виде со всеми контрагентами. Только после подписания такого соглашения использование электронной подписи будет эквивалентно подписанию документов в бумажном виде. Начиная с 2020 года в РФФИ начали поступать подписанные физическими и юридическими лицами соглашения — по 2-4 тыс. страниц каждый день. После подписания соглашения его образ должен быть введен в КИАС и прикреплен к соответствующей карточке, после чего обмен документами с РФФИ может совершаться с использованием электронной подписи.
С момента принятия решения о введении в РФФИ электронной подписи, сразу была поставлена задача максимально автоматизировать процесс обработки соглашений и предоставить возможность работать с электронными копиями этих документов. Существовало несколько веских причин, по которым необходимо было оперативно создавать электронные копии соглашений и предоставлять их в доступ сотрудникам: для размещения 350 тысяч документов потребовалась бы отдельная комната в 15 — 20 квадратных метров; для получения доступа к бумажному документу в среднем необходимо от 10 — 20 минут; при поступлении соглашения в РФФИ каждый из пяти этапов обработки должен фиксироваться в системе, при этом общее время обработки должно быть минимальным, чтобы предоставить возможность участникам конкурсов подавать заявки в электронном виде.
Ручной перевод одного соглашения в электронный вид может занимать от 5 до 15 минут, несмотря на то, что необходимо выполнить, на первый взгляд, три несложные операции: отсканировать соглашение, извлечь из соглашения персональный номер и прикрепить электронный образ к карточке грантера в КИАС.
Ручное выполнение таких операций неизбежно приводит к возникновению ошибок, связанных с человеческим фактором, количество которых cоставляет в среднем 1 ошибку на 100 документов. Простой расчет показал, что даже при безошибочной обработке 350 000 соглашений существующим штатом сотрудников потребуется несколько лет. В такой ситуации только внедрение автоматизации всех процессов может позволить сократить до нескольких часов обработку всех поступивших за день соглашений (от 3 до 5 тыс. страниц).
Для решения этой задачи корпорацией ЭЛАР была разработана и внедрена информационная система «Согласия» на базе отечественного ПО интеллектуальной обработки информации ABBYY FlexiCapture. Настроенное ПО обработки позволяет проводить распознавание отсканированных заполненных бланков согласий, соглашений, заявлений об изменении личных данных пользователей КИАС РФФИ, извлечение необходимой информации и формирование результирующих файлов PDF, которые поступают в КИАС и электронный архив РФФИ. Система при извлечении необходимых данных из графического образа для идентификации грантополучателя, одновременно проверяет их корректность. При возникновении ошибки, система выдает сообщение оператору, который выясняет причину возникновения неточности и вносит изменения вручную. После завершения отладки системы на каждые 3-4 тысячи соглашений приходится не более 1 ошибки.
Информационный ресурс сформирован с учетом возможности полнотекстового поиска по всему распознанному тексту документов. Отсканированные документы распознаются и из образов извлекаются следующие данные: ФИО, гражданство, дата рождения, СНИЛС, ученая степень, дата присуждения, персональный номер, извлекаемый из QR-кода, полное наименование организации, наличие подписи грантополучателя, наличие подписи заверяющего органа и др.
«Если представить, что после сканирования каждое согласие обрабатывалось и сохранялось бы вручную в определенную директорию для дальнейшей обработки, то на один документ у оператора уходило бы 5-10 минут, в то время как работа в Системе сокращает этот процесс до 5 −10 секунд, при этом в десятки раз сокращается количество ошибок», — поясняет руководитель направления по работе с научными организациями корпорации ЭЛАР Виктор Коротков.
Таким образом, система позволяет в десятки раз уменьшить трудозатраты при введении в бизнес процессы электронной подписи, увеличивает производительность труда сотрудников РФФИ, ускоряя в целом процесс перехода на электронный документооборот. РФФИ, стремясь быть на передовых позициях цифровизации государственной деятельности, на сегодняшний день практически полностью перешел на электронный документооборот. Преобладающая часть документации организации оцифровывается и оперативно размещается в электронном виде в корпоративных системах для дальнейшего использования сотрудниками Фонда.