Высокая производительность на рабочем месте – главный признак здорового бизнеса. Эффективность производства возрастает, когда сотрудники имеют комфортные условия для выполнения задач и получают достаточно мотивации и поддержки от руководства.
Недавнее исследование Harvard Business Review показало, что люди работают усерднее, когда их усилия замечают и ценят.
Обратившись к опыту самых успешных компаний мира, мы обнаружили, что корпорации используют похожие стратегии. Представляем 7 лучших тактик для оптимизации рабочего процесса и максимизации эффективности.
1. Продуманная система перерывов
Беспрерывная работа практически в 100% случаев приводит к снижению продуктивности, а иногда – к выгоранию. Бывает и обратный эффект, когда после отдыха сложно сконцентрироваться. Если одно из этих утверждений про вас, это значит, что вы отдыхаете неправильно.
Существуют множество систем организации перерывов, что позволяет каждой компании выбирать наиболее подходящий для нее вариант.
Например, метод Pomodoro — популярная техника управления временем, основная идея которой работать короткими этапами: 25 минут работы, потом ― пять минут перерыва. Такой алгоритм нужно повторить четыре раза, то есть «съесть четыре помидора», а потом сделать длинный перерыв.
Если степень загруженности не позволяет делать паузы каждые 25 минут, их стоит делать хотя бы раз в 50-60 минут. Компания DeskTime, чье приложение отслеживает, как люди пользуются компьютерами, выявила интересную статистику: 10% самых продуктивных работников в среднем делают 17-минутный перерыв после каждых 52 минут работы.
2. Грамотный тайм-менеджмент
Любой бизнес предполагает нескончаемый поток дел. Умение делать больше за короткий промежуток времени в нынешних реалиях это не преимущество, а скорее необходимость.
Алексей Рештенко, директор департамента региональных продаж Microsoft в России, поделился собственной системой тайм-менеджмента.
Она основана:
- на умении расставлять приоритеты
- привычке принимать решения быстро, на месте, без откладываний
- привычке завершать, как минимум, одно дело в течение рабочего дня.
3. Уход от непродуктивных совещаний и другой «обязаловки»
Еще один способ повысить продуктивность на работе — избегать мероприятий, которые не принесут большой пользы, например, собраний персонала. Необходимость сделать важное объявление или обсудить новую стратегию оправдывает собрание сотрудников, но проведение совещаний по темам, которые можно обсудить по электронной почте, практически не имеет смысла.
По словам Романа Тышковского, управляющего московского отделения консалтинговой компании Odgers Berndtson, формат совещания — один из самых неэффективных способов использования рабочего времени: он не вовлекает, не активизирует, не задействует каждого участника.
В Odgers Berndtson количество массовых совещаний сведено к минимуму. Большинство решений принимается через корпоративный мессенджер. При необходимости что-то придумать или обсудить привлекаются только те, кто будет непосредственно заниматься конкретной задачей.
4. Отказ от многозадачности
Раньше большинство руководителей требовали от подчиненных заниматься несколькими делами одновременно, но со временем концепция многозадачности не оправдала своей эффективности. Ведь при таком подходе сроки выполнения растягиваются во времени. К тому же повышается риск совершения ошибок. Так что вместо стремления к многозадачности намного эффективнее последовательно доводить до конца все незавершенные задачи и проекты.
5. Регулярный пересмотр целей и результатов
Так как условия внешней или внутренней среды любой компании быстро меняются, стоит проводить регулярный пересмотр целей. При наличии достаточной мотивации сотрудники способны самостоятельно отслеживать свой прогресс и соотносить с глобальными планами компании.
Российская образовательная онлайн-платформа «Юниты» включила в свои внутренние процессы ряд мероприятий, которые обеспечивают постоянный пересмотр целей и, как следствие, максимальное вовлечение сотрудников. В частности, каждый месяц все отделы готовят отчеты по достигнутым результатам и презентуют их на групп-митинге. На таких общих собраниях подразделения совместно анализируют, что им удалось достигнуть и ставят новые общие цели.
По данным внутренних опросов «Юнитов», эта тактика позволяет сотрудникам на 62% лучше фокусироваться на поставленных целях. При этом более 80% из них отмечают, что чувствуют себя более вовлеченными.
6. Гибкость во всем
Работодатель может мотивировать сотрудников выполнять свои задачи качественно не только высокой зарплатой, но и удобным графиком. Гибкое время начала и окончания рабочего дня или возможность работать из дома может помочь повысить производительность и удовлетворенность сотрудников.
Согласно исследованию компании Staples, 90% респондентов назвали именно гибкие условия одной из причин, по которым они довольны своей работой.
Гибкость также подразумевает личный интерес руководителя к работе подчиненных и предоставление им большей автономии.
7. Забота об атмосфере на рабочем месте
Создание комфортной рабочей атмосферы – одна из важнейших функций менеджеров и руководителей. Чем комфортнее сотрудники чувствуют себя в рабочей среде, тем лучше их показатели. Атмосфера на рабочем месте отталкиваться от следующих критериев:
- Физическое окружение. У каждого сотрудника должно быть собственное рабочее место и зона для отдыха. Отсутствие таких базовых элементов имеет негативное влияние на микроклимат.
- Корпоративная культура. У фирмы должны быть регламенты, которые описывают взаимодействие между коллегами, руководителями и подчиненными, заказчиками и клиентами. Следующий этап развития: поиск, продвижение ценностей организации и постановка социальных целей.
- Юридические аспекты. Кроме физического, психологического комфорта, работнику важно чувствовать собственную защищенность. Каждый член коллектива должен быть официально оформлен и иметь базовый пакет соцзащиты.
Работники, которым не нравится своя работа, вряд ли достигнут в ней успеха. Именно поэтому так важно привлекать каждого сотрудника к обсуждению и налаживанию комфортной атмосферы.
Оригинальный способ взаимной мотивации придумали в канадской IT-компании Shopify. Осознав значимость признания успехов друг друга, компания разработала корпоративную программу для похвалы. С помощью программы UNICORN сотрудники регулярно отслеживают результаты своих коллег, могут поддержать их и выразить свое восхищение.
Подводя итог, повышение производительности бизнеса начинается с выявления пробелов, прямого общения с сотрудниками и правильного целеполагания. Также стоит подумать и ввести подходящую всем систему тайм-менеджмента. Предоставление работникам возможности планирования графиков и повседневных задач тоже позитивно скажется на их продуктивности.
#тайм-менеджмент #эффективность труда #производительность труда #управление временем #мотивация и успех #повышение продуктивности #развитие бизнеса #важные советы