Процесс закупок зачастую осложняется неприятной рутиной: тендер-специалист сидит на тендерных площадках и отслеживает новые тендеры. Далее он вручную переносит данные в учетную систему. И во время работы с выбранным тендером специалист регулярно отслеживает изменения.
Такой процесс трудозатратен, кроме того, очень подвержен человеческому фактору: специалисту легко пропустить или выгодный тендер, или важные изменения по выбранному тендеру.
Наши специалисты создали решение на платформе Битрикс24: интеграция с тендерными площадками. Мы успешно провели интеграцию с площадкой "Тендерленд" https://www.tenderland.ru, и это решение возможно осуществить на любом крупном агрегаторе тендеров со своим API. Чуть позже мы осуществили интеграцию с другим крупным тендерным агрегатором СБИС https://sbis.ru/tenders
Как работает модуль
- Пользователь регистрируется на тендерной площадке и настраивает необходимые фильтры
- Пользователь проходит авторизацию профиля в системе Битрикс24
- Модуль загружает с тендерной площадки интересующие тендеры и создаёт на их основе Лиды в CRM. Необходимые характеристики тендера выгружаются в поля Лида. Какие характеристики необходимо выгружать можно выбрать в настройках модуля.
- Ненужные лиды закрываются, как неуспешные. А интересные менеджер конвертирует в сделку и начинает участвовать в тендере.
- Далее идет процесс внутреннего согласования тендерной документации, который наши специалисты могут настроить, как дополнительную опцию.
Отслеживание изменений
Также в Битрикс поступает информация об изменениях сделки (тендера): реквизиты, состав документации, сроки, ответственные. Изменения приходят тендерному специалисту, который ведет сделку. Он решает, какая нужна периодичность проверки изменений на каждой из стадий. Частота уведомлений настраивается в зависимости от потребностей: раз в час, несколько раз в день, или же раз в несколько дней.
Преимущества автоматизации
Автоматизированная передача данных с площадки в систему исключает рукописные ошибки введения данных. Кроме того, снижение рутинной работы повышает концентрацию внимания сотрудника на более важных вещах.
Регулярное отслеживание изменений повышает эффективность процесса закупки в целом.
Работа с аналитическими данными
Ведение процесса закупки в системе Битрикс24 позволяет унифицированно хранить все истории закупок и работать в дальнейшем с разнообразными аналитическими данными.
Даже если компания проиграла тендер, в системе сохраняются данные о победителях и условиях тендера. Изучая и анализируя статистику, тендер-специалист в дальнейшем увеличивает вероятность выигрыша в подобных тендерах.
Кроме того, мониторинг рынка в целом дает понимание, как работают конкуренты, какие цены и условия они выставляют. Таким образом, информация о тендерах, в которых даже компания не принимала участие, может полезно сказаться для аналитической работы компании.
Вся статистика сохраняется в универсальном списке
Специалист может отфильтровать данные по конкурентам или по клиентам
Такой регулярный анализ данных будет положительно влиять на конверсию выигранных тендеров в дальнейшем.