Добрый день, я Елена, как и обещала, пишу как мы в семейном бизнесе распределили ответственность и дела.
Кто и что делает.
На картинке - наша орг-структура. Далее много-много текста, надеюсь познавательного...
-
А есть ли что делить между собой?)))
Да, за 10 лет кое-что создали. И очень жаль это терять! Получается, что кризисные явления заставляют нас переоценивать и более внимательно относится к тому что у нас происходит, и что на самом деле является важным. И да, наше дело - важно для нас, для меня!
Чтобы справится с эмоциями, я и решила вести блог. И сейчас думая, как описать нас, в каком порядке, сильно почувствовала, что занимаюсь любимым делом. Меня окружают любимые сотрудники, люблю наши бренды и товары, наш офис и сайт, все планы и идеи. Неужели, это все может разрушится?... Как и писала во 2 статье, будем делать все что должно, но основные козыри сейчас не в наших руках.
-
Понятно, что в коммерческом бизнесе у всех последние годы сложные. Крайне сложные. Даже форс-мажорные. Чего стоило сохранить бизнес в месяцы локдауна, необходимо было выжить, заработать, сохранить коллектив, не потерять позиции на рынке.
В нашей ситуации добавились проблемы, которые копились.
Мы мелкий бизнес. Если чего-то не умеем, то или нужно время научиться и внедрить, или дорого нанять, чтобы кто-то профессионально это сделал. Но это затраты. А финансовой подушки нету! Откуда в мелком бизнесе ей взяться?...
И так по кругу. Сами в своем бизнесе работаем, по уши в рутине. И при этом необходимо уметь правильно реагировать на события, необходимо стратегически мыслить и идти в нужном направлении.
И вот такие кризисы встряхивают. Конечно, это время изменений.
-
Из наших плюсов
- я с самого начала работала удаленно. Об этом я писала тут
Поэтому наша команда сразу состояла из удаленных сотрудников. Да мы и набирали новых сотрудников, сразу определяя, где они будут работать, в офисе или из дома.
В офисе у нас ВСЕГДА не хватает места, у нас строительная сфера и много крупногабарита, нужно держать выставочные образцы. Поэтому все кто могут работать удаленно, сразу работали удаленно.
-
МАРКЕТИНГ
Весь маркетинг - я и двое сотрудников-девушек, моих подчиненных. Мы ВТРОЕМ "издаля" держим и обновляем наш интернет-магазин (с номенклатурой 10 тыс позиций), обеспечивая постоянный приток заказов.
Для полноценной работы - явка в офис обязательна!
Ранее было строго, раз в неделю один день обязательно работали в офисе. Вживую перефотографировать нужные товары, записать видео, решить все вопросы - как ни говори, а очно вопросы решаются гораздо быстрее, провести общее собрание.
Очередные катаклизмы заставляют ценить каждый рабочий час на своем месте, и весь МАРТ 2022 мы выбраться в офис и встретится не могли, только переоценкой товаров занимались 80 раз (25 поставщиков меняли цены неоднократно) - сначала вверх, потом вниз...
Итого, в МАРКЕТИНГе всего 3 сотрудника со мной, я руководитель и 2 человека подчиняются мне.
Вместе работаем более 5 лет. Мои умницы и красавицы, дай бог нам так замечательно работать дальше. Думаем о расширении, нужен контент-менеджер, тогда нас в маркетинге еще больше будет и еще больше молока денег принесем...)))
-
Далее БЭК-ОФИС.
БУХГАЛТЕР
Конечно подчиняется директору (мужу). И все вопросы, которые должны решаться с ним - решаются с ним. Очень много у них работы с документами, налоговыми, банками и тп.
Правильно вести бизнес, в том числе с точки зрения соблюдения норм, требований документооборота и тп - это муторно и затратно. Плюс нам в помощь обслуживающая бух-компания, которая ведет кадровый учет, сдает отчетности, информирует о всех изменениях и тп. Бухгалтер с ними работает самостоятельно. Плюс нам в помощь юрист, оплачиваем услуги по договору, привлекаем по мере необходимости, в масштабе года таких дел как-то само набегает порядочно.
Тем не менее, я с нашим бухгалтером также работаю плотно и ежедневно (напоминаю, что я в нашей компании отвечаю за маркетинг и финансы, банк и оплаты по расчетному счету делаю я).
Мы смогли так выстроить работу, что нам достаточно переписки в битриксе и работе в моей фин-табличке в екселе "Платежный календарь" (о, ее придумала давно, вначала была простейшая, а где-то полгода назад ее доработала и сейчас она отвечает всем моим вопросам: сколько и кому платим сегодня, все плановые платежи наперед и вся статистика для удержания в рамках бюджета в соответствии с приходящими деньгами).
Еще 5 лет назад бухгалтера у нас не было (только обслуживающая бух-компания), не сразу нашли подходящего, была череда приемов и увольнений. Сейчас у нас опытная и обаятельная женщина, душа коллектива, зимой отметим 2 года деятельности в нашей компании. СУПЕР-СОТРУДНИК! Таких стоит ждать, потом ценить!
-
ЛОГИСТ
Это можно сказать, самый главный человек в офисе. Связан со всеми. Менеджеры подтверждают клиентам заказы и знают сроки приходов и перемещения товара между складами и поставщиками. От него зависит, что мы все привезем и выполним все обязательства вовремя в заданных рамках по расходам.
Нужен в офисе постоянно. Подчиняется конечно директору (мужу).
Но опять же со мной в связке плотная ежедневная работа: переписка в битриксе и работа в фин-календаре. Отгрузки с отсрочками оплаты, оплаты поставщикам после оплаты клиентов и тп. Все это у нас выстроено и удобно, проходит в спокойном режиме. Срывов чтобы кому-то вовремя не оплатили, просрочили, остановили отгрузки не было ну очень давно.
Единственное что невозможно окончательно побороть: присутствие огромного человеческого фактора.
Логист завязан на работу транспортных компаний, курьеров, сотрудников у поставщиков и изменений у клиентов. Рабочие ситуации бывают всяческие, поэтому стрессоустойчивость, быстрые реакции и ответственность - обязательны.
Проблема с логистом только одна - его отсутствие.
Нужно бесперебойная работа. Время увольнений-приемов, отпуска, больничные и тп крайне болезненны. Когда был жесткий карантин по локдауну и должны были все работать на удаленке - было самым трудным - что логист работал из дома.
А так мы все в офисе (и даже я) умеем частично замещать логиста, простейшие операции - вызвать курьера, назначить отгрузку у поставщика, оформить транспортную в офисе могут все.
Но опять же, логист - человек незаменимый, держит все в своих руках и его ошибки обходятся дорого. Сейчас у нас СУПЕР-ЛОГИСТ, полный порядок, осенью отметим два года работы в нашей команде.
-
СКЛАД
Кладовщик и упаковщик - наши волшебные мужчины, которые делают чудеса. В их задачах все принять и все отправить в этот же день!
Чудо упаковки - как соединить длинное и круглое - происходит каждый день! Сильные мужчины в самом прямом смысле слова, приемка товаров тоннами, с острыми, режущими предметами, стеклом, хрупкое и тп.
Электронный документооборот все больше помогает, но достаточной автоматизации нет, одна из наших проблем. Не хватает места, времени, знаний, технологий, денег и тп организовать складскую работу максимально автоматизированно и удобно.
Но кое-что сделано. Жаль в целях анонимности не могу дать фото нашего склада, но может как-нибудь, если кому понадобится, в схемах сделаю, как организована у нас работа склада.
Фото и видео приемки и упаковки товара идут на УРА! в соц-сетях, потому что правда бывают и прикольные моменты, и наоборот, подтверждающие наш уровень.
Итого, 2 человека, подчиняются директору (мужу).
В компании работают давно, наш костяк. Регулярно получаем благодарные отзывы вида "Все получил, были опасения по перевозке, но упакованы товары просто СУПЕР".
Заказы отправляем по всей стране.
-
Сам офис.
МЕНЕДЖЕРЫ
Как бы пишу о них последними, но это, конечно, самые главные сотрудники.
Сейчас их три.
Считаю вместе с мужем, потому что он конечно, несмотря что директор - навсегда менеджер. Вип-клиенты, консультации, решение сложных вопросов - навеки его. И уйти от этого просто невозможно.
Достойная смена растет, но нагрузка настолько неравномерная, что в пиках обязательно муж работает как менеджер, потому что заказы-деньги.
И без постоянных оплат - не нужно все остальное. И это одна из наших проблем. Так за все эти годы так и не научились не допускать спадов. А в текущее время легко предсказать что спады будут... О чем и ломаем голову.
На самом деле в зарплатной табличке, которую я веду с бухгалтером, предусмотрены еще две позиции для менеджеров, то есть 2 вакансии у нас свободны. Если бы были подходящие люди - взяли бы. То ищем, то нет, но вообще проблема с квалифицированными кадрами давняя...
Да, и я их назвала "менеджеры" - но вся соль в том, что это одновременно и технические специалисты.
У нас очень глубокая специфика. Знание товара, характеристик, помощь в выборе обязательны. Вернее все начинается не так, а с вопроса "Мне надо решить такую проблему".
И такие клиенты с нами надолго, у нас где-то 50% повторных продаж. Но это на длинном периоде (по статистике за год), а внутри года покупки нерегулярные, бывает то густо, то пусто.
Заказы через сайт - чаще всего массовка. И даже если заказали дорогие позиции, то идет допродажа по телефону. А Вип-продажи - серьезные закупки - созреваются и делаются долго.
У нас есть ключевой менеджер - классный специалист! Зарплата выше всех, и даже выше моей))) И это правильно. Ценим и удерживаем.
Замечательно доверять, когда ты раз за разом видишь, что сложная ситуация урегулирована, клиент остался доволен и не потерян. И когда я могу позвонить и спросить "Сколько денег у вас на подходе?" (не часто, но бывает нужно). И мне скажут цифру, которая будет с высокой вероятностью и могу на нее ориентироваться. Но бывает и не говорят, отвечают так: "Елена, не хочу сглазить, жду крупный заказ"...
-
Возвращаемся к первой картинке.
Наша структура
-
Итак, на апрель 2022 всего 10 человек в нашей компании:
- Муж - директор, ему подчиняются, конечно все (и я), и функционально 4 человека (офис + склад). В его ведении Развитие, Поставщики, Клиенты, Операционная деятельность.
- Я - заместитель директора, мне функционально подчиняются тоже 4 человека: 2 маркетолога, бухгалтер и логист. В моем ведении Маркетинг, Финансы и Учет, плюс последнее время занимаюсь Закупками (автоматизируем процесс).
Плюс дополнительно нас обслуживают по договорам: обслуживающая бух-компания, юрист, программист 1С и системщик. А, и еще служба клининга. И еще грузо-такси по договору (водители-экспедиторы).
-
Надеюсь так и будет далее. При этом, добавлю, несмотря на кризис, мы занимаемся развитием. Подписывайтесь - и будете в курсе!
-
С чего все началось
Далее
Далее
-
Актуально - что сейчас - у нас