Стоимость пачки бумаги выросла почти в 10 раз. Из-за этого почти у половины учреждений нашей страны срываются закупки. Многие нашли способ сэкономить — используют повторно черновики. Как это правильно делать, прочтите в статье.
Как можно использовать черновик
Действительно, в законодательстве нет прямого запрета распечатывать документы на черновиках. Использовать их можно для документов внутреннего пользования: журнала операций, оборотной ведомости по счету, бухгалтерской справки. Конкретный перечень документов определите сами, можно прописать их в графике документооборота.
Когда будете утверждать перечень, помните: любой первичный документ могут изъять для проверки или потребовать его копию. Чтобы не было проблем впоследствии, на обороте документа, распечатанного на черновике, надо поставить визу «Недействительно», перечеркнуть лист, поставить дату, подпись и расшифровку подписи ответственного сотрудника.
Сейчас вам надо сдать в налоговую инспекцию отчетность: годовую бухгалтерскую до 31 марта и декларацию по налогу на прибыль за I квартал до 28 апреля. Не стоит в целях экономии представлять заверенные копии документов на черновиках. Ранее Минфин разъяснял, что на оборотной стороне должна стоять отметка об исполнителе документа: инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1–35). Чиновники опирались на ГОСТ, утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, который утратил силу. Сейчас действует ГОСТ Р Росстандарта от 08.12.2016 № ГОСТ Р 7.0.97–2016. В нем сказано, что отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа, а если нет места, то на оборотной (п. 5.25). Поэтому, прежде чем сдавать отчетность в ФНС на черновиках, проверьте, есть ли место на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля.
Как осторожничать с черновиками
У распечатки документов на черновиках есть три отрицательных стороны. Во-первых, информация на черновике может быть использована как доказательство в административном, гражданском, арбитражном или уголовном судопроизводстве. Виза ответственного лица «Недействительно» не спасет (ч. 2 ст. 64 АПК, ч. 1 ст. 74 УПК, ч. 1 ст. 55 ГПК). Поэтому убедитесь, что на нем нет компрометирующей информации.
Во-вторых, не используйте черновики с персональными данными. Если такой документ передать третьим лицам, грозит административная ответственность (ст. 13.11 КоАП). В подтверждение этому ниже посмотрите фрагмент судебного разбирательства. Организация использовала документы с персональными данными граждан в качестве черновиков, тем самым нарушила работу с персональными данными.
В третьих, есть мнение, что печать на черновиках вредит картриджу. Поэтому посоветуйтесь с вашими айтишниками, системными администраторами. Оцените стоимость картриджей, починки принтера и МФУ и сопоставьте ее со стоимостью чистой бумаги.