Частенько сотрудники, находясь или собираясь в командировку, подкидывают нам, бухгалтерам, задачки:
- А можно я в Москве на выходные останусь после командировки?
- А можно я из Барселоны в отпуск в Бильбао сразу, мне ж так дешевле?
Знакомо? Конечно, хочется пойти навстречу. Но как быть налогами и прочими бухгалтерскими заморочками?
Давайте разбираться.
ВАРИАНТ 1. После командировки в отпуск
Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом.
ВАЖНО! Не забываем выплатить отпускные за три дня до начала отдыха.
Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки.
По этому поводу есть полезное письмецо Минфина от 25.06.2019 № 03-04-06/46418.
Отпуск в другом городе или стране
Сотрудник направлен в командировку в Барселону, оттуда хочет в отпуск в Бильбао. Ну и обратно в СПб (надо ж из отпуска вернуться…)
Компания обязана оплатить только один билет — от СПб до Барселоны:
✅ в расходы по НП - можно
✅ НДФЛ и взносы НЕ удерживаются
Следующие два билета - до места отпуска и обратно к месту работы - оплачивает сотрудник. Если компания захочет их компенсировать, то «попадет» на налоги:
⛔ в расходы по НП - ни за что на свете, нельзя!
⛔ НДФЛ и взносы удерживаются - т.к. есть материальная выгода
Последним днем командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.
Отпуск в месте командировки
Пример тот же - сотрудник направлен в Барселону, там и остается в отпуске, маршрут СПб - Барселона - СПб.
Сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки.
Обратный проезд компания оплачивать не должна.
А если очень хочется - придется начислить НДФЛ, взносы и выкинуть расходы из «прибыльных».
Во избежание проблем с налоговой, лучше не оформлять переезд одним билетом, даже если хотим компенсировать сотруднику затраты, а купить 2 разных билета. Ведь выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придется обращаться в компанию, которая продала билет.
Задержка в месте командировки на несколько дней
Если работник остается в месте командировки не в отпуск, а, например, на выходные, то можно оплатить ему билеты и туда и обратно.
При этом у сотрудника не возникает доп.дохода - ни НДФЛ, ни не взносов не возникнет, в «прибыльные» расходы учитывать можно.
Но суточные все же платить за эти дни не стоит.
ВАРИАНТ 2. После отпуска в командировку
Сотрудник захотел поехать в командировку прямо из отпуска. Его можно направить в командировку сразу после отпуска, не дожидаясь его возвращения на рабочее место.
За счет этого компания может нехило сэкономить.
Например, отдыхал он в Праге, а в командировку нужно в Берлин. Добраться из Праги до Берлина подешевле будет, чем, к примеру, из СПб.
Вопрос в том, что делать с билетом из отпуска в командировку?
Плюс ко всему, оплатив путь «Прага — Берлин — СПб», работодатель оплачивает возвращение из отпуска. Можно ли учитывать это в расходах?
В этом случае первым днем командировки будет день, следующий за последним днем в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные, ну или оплатить от себя, что возможно.
Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы НЕ облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (письмо Минфина от 09.11.2018 № 03-04-06/80946).
Так что все нормально, не пугайтесь так сильно. Надеюсь, стало понятнее.
В общем и целом, варианты все возможны, хоть и налогооблагаются по-разному.
Проблема в том, что часто обо всем узнаем уже по факту. Когда Иван Иваныч вдруг пишет: «Ола, ребята, я на Гавайях в отпуске на недельку», а у него еще командировка не закрыта... Предупреждать надо, чтобы билеты/маршруты/приказы были изначально верные, а не переделывать по 100 раз.
Вроде казалось все просто, а столько нюансов. Вечно у нас так в бухгалтерии, эх!