Опишем жизненный цикл договора на проектно-изыскательские работы и сопутствующих ему документов. Сотрудники компаний, занимающихся оформлением договоров, тратят время на их подготовку, затем несколько раз на корректировку по замечаниям заказчика или подрядчика. Эти процессы обычно идут много итерационно, так как каждый участник пытается включить в договор условия, максимально комфортные для себя. Во многих компаниях регламентный срок подписания договора составляет от 5 до 10 рабочих дней. Иногда, подписание длится до 2-3 месяцев, что конечно же, негативно влияет на результат, так как заказчик предполагает, что подрядчик приступил к работам или оказанию услуг с момента его выбора или его согласия. Когда же дело доходит до каких-либо юридических разбирательств, главенствующую роль занимают сухие цифры и факты, изложенные в документе. Дальнейшее развитие ситуации – это вероятное появление дополнительных соглашений или соглашений о расторжении договора в процессе подготовки, которых, юристы и кураторы, сопровождающие договор, также тратят свое время на их подготовку, согласование и получение оригиналов.
С еще большими проблемами сталкиваются при подготовке, согласовании и получении оригиналов первичных документов. К примеру, ГИП — получил от подрядчика скан документа, подписал его руководителем и передал в бухгалтерию. Далее бухгалтерия может вернуть документы, из-за их некорректного оформления, и ГИП, и подрядчик снова вносят правки и подписывают эти сканы. Знакомая ситуация? Наверное, многие сталкивались с этим и сейчас остро ощутили это не комфортное состояние. Но это только половина беды — далее нужно получить оригиналы документов, и тут снова возникают сложности и даже проблемы. Оригиналы, либо не предоставляют, либо теряют. В любом из этих случаев тратятся усилия на поиск и получение оригиналов, так как без оригиналов документов в бухгалтерии не могут закрыть отчетность и оплатить работы. Обратившись к ООО «Технология» г. Ижевск, специализирующейся на выполнении проектно-изыскательских работ в области проектирования промышленных объектов, с просьбой посчитать полные затраты на сопровождение одного договора и всех его документов, получили следующий ответ: «Проведя мониторинг всех процессов и посчитав все временные затраты участников процесса средняя стоимость одного договора составила порядка 5 000 (пяти тысяч) рублей». Учитывая, что договоров, оформляемых в год предприятиями малого и микробизнеса достаточно много, то стоимость получилась очень высокой.
Так имеется ли выход из этой ситуации? На сегодняшний день существует множество универсальных программных продуктов для осуществления документооборота. В том числе известный Диадок. Все они в своем большинстве нацелены на охват разных отраслей, поэтому документы настолько универсальны, что требуют доработки и адаптации. При этом их сопровождение требует большего количества участников, в том числе для их настройки.
На платформе ПИРС (https://pirs.online), созданной для управления проектно-изыскательскими работами, пошли по иному пути. Модуль документооборота привязан к конкретным действиям, совершаемым пользователями в процессе использования функционала платформы. При выборе исполнителя формируется договор, который универсален для проектно-изыскательских работ. Заказчик и подрядчик, изучив его однажды, не тратит дополнительное время на повторное изучение. После приемки документации формируется акт приема-передачи работ, который также имеет стандартизированный вид. При необходимости, заказчик может изменить условия, сформировав дополнительное соглашение и даже расторгнуть контракт, если исполнитель не может или не хочет исполнять свои обязательства. Все действия формируются буквально в пару кликов. Немаловажно, что заказчик и подрядчик могут подписать все документы простой электронной подписью из любого места, где есть доступ к платформе, и она легитимна и юридически значима, если обе стороны приняли эту значимость.
Повторив все те же операции на платформе ПИРС ООО «Технология» убедилась, что общие затраты на ведение договора сократились более чем в 10 раз и составили около 450 руб. за один договор.
Существенная экономия по сопровождению договоров на специализированных площадках, помогает экономить средства и развиваться предприятиям малого и микробизнеса, индивидуальным предпринимателям и самозанятым, которые всегда находятся в поиске способов сокращения затрат.