Эти рекомендации помогут ускорить работу с Word и автоматизировать рутину.
1. Вставка даты и времени
Быстро вставить дату можно с помощью комбинации клавиш Shift + Alt + D в Windows или Shift + Option + D в macOS. Дата вставится в формате ДД.ММ.ГГ. Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи комбинации Shift + Alt + T в Windows или Shift + Control + T в macOS.
2. Быстрая смена регистра
Если вы ещё не владеете слепым методом набора, то CAPS LOCK может сыграть с вами злую шутку. Случайно включив его и не посмотрев на экран, можно набрать гору текста, который придётся удалить и переписать с нуля из-за одной нажатой кнопки. Но выделив нужный текст и нажав Shift + F3, вы легко измените регистр с заглавного на строчный.
3. Перемещение курсора по словам
Когда вы перемещаете курсор с помощью стрелок на клавиатуре, он движется по одному символу. Чтобы ускорить его передвижение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl в Windows или Option в macOS. После этого курсор будет перемещаться от слова к слову.
4. Перемещение пунктов списка
Если нужно поменять местами элементы списка не обязательно вырезать их из одного места и вставлять в другое. Вместо этого достаточно нажать Shift + Alt в Windows и Shift + Control в macOS, а затем переместить в нужную позицию стрелками на клавиатуре.
5. Выделение нескольких отдельных фрагментов текста
Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl в Windows или Command в macOS и выделяйте нужные куски документа.
6. Буфер обмена
Word запоминает всё, что вы копируете и любой из этих элементов можно всегда найти в расширенном буфере обмена (только в Windows). Он вызывается кликом по одноимённой кнопке и содержит историю за всё время работы. Если включить соответствующую опцию в меню «Параметры» его можно будет быстро открывать двойным нажатием Ctrl + C.
7. Быстрое создание скриншотов
Если вы пишете инструкцию, обзор сервиса или вам просто нужно вставить скриншот в Word, сделать это можно очень просто с помощью стандартного инструмента. Нажмите на кнопку c камерой и Word покажет все активные окна. По клику на любое из них скриншот этого окна будет вставлен в документ.
8. Вставка чисел прописью
Когда в документе много сумм, которые необходимо дублировать прописью работу значительно упрощает один трюк. Нажмите Ctrl + F9 в Windows и Fn+ Option + F9 в macOS, а когда когда появятся фигурные скобки впишите в них число, используя такой синтаксис =999\*cardtext. После этого нажмите F9 в Windows и Fn + Option + F9 в macOS и число после знака равно будет записано прописью.
9. Расстановка переносов
Включение переносов может улучшить читаемость текста, а также избавит вас от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или доверить это компьютеру. Для этого перейдите на вкладку «Макет» (Windows) или «Разметка страницы» (macOS), кликните «Расстановка переносов» и выберите вариант «Авто».
10. Неразрывные пробелы
Иногда при переносах отрезаются инициалы от фамилий или единицы измерения от чисел. Чтобы не страдала читаемость документа удобно и правильно использовать в таких случаях неразрывные пробелы, благодаря которым слова «скрепляются» и никогда не окажутся на разных строках. Для этого нужно вместо обычного пробела нажать сочетание Ctrl + Shift + пробел.
11. Водяной знак
Для дополнительной защиты содержимого документа можно добавить водяной знак на каждую из страниц. Перейдите на вкладку «Контруктор», выберите пункт «Подложка» (Windows) или «Водяной знак» (macOS). Установите текст из стандартных шаблона или добавьте свой, либо выберите в качестве водяного знака рисунок.
12. Повтор предыдущей команды
Очень полезная функция, которая позволяет продублировать последнюю команду. Если вы нажмёте F4, то Word повторит последнюю команду, которую вы сделали. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных отрезков текста и многое другое.
13. Постановка ударения
Ставить ударение в Word проще простого. В Windows для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и удерживая левую клавишу Alt введите с дополнительного цифрового блока клавиатуры 769. Если вспомогательные цифры не работают, убедитесь что включена клавишу Num Lock.
В macOS сначала следует добавить раскладку Unicode Hex, перейдя в «Настройки» → «Клавиатура» → «Источники ввода». После этого поставьте курсор после ударной гласной и, зажав Option, введите 0301.
14. Настройка ленты
Верхнюю ленту с кнопками можно очень гибко настроить. Для этого перейдите в меню «Файл» → «Параметры» → «Настроить ленту» в Windows или меню Word → «Параметры» → «Лента и панель». Здесь можно добавить функции, которых раньше не было, и удалить те, которые не нужны. Более того, вы можете удалять или создавать свои вкладки с функциями.
15. Быстрое выделение
Часто чтобы выделить текст мы пользуемся перетаскиванием. Вместо этого гораздо быстрее и точнее можно действовать с помощью кликов: двойной клик по слову выделит его, а тройной — весь абзац. Также клик по нумерации списка выделит её и позволит изменить отдельно от текста элементов.
16. Выделение большого куска текста
Чтобы быстро выделить целую страницу или несколько страниц текста, установите курсор в его начало и кликните мышкой с зажатым Shift в конце фрагмента.
17. Быстрое перемещение по документу
Существует несколько комбинаций, которые сильно ускоряют навигацию по документу:
- Ctrl + Page Down в Windows и Command + Page Down или Command + Fn + стрелка вниз в macOS— следующая страница;
- Ctrl + Page Up в Windows и Command + Page Up или Command + Fn + стрелка вверх в macOS— предыдущая страница;
- Ctrl + стрелка вверх в Windows и Command + стрелка вверх — предыдущий абзац;
- Ctrl + стрелка вниз в Windows и Command + стрелка вниз — следующий абзац;
- Ctrl + Home в Windows и Command + Home или Command + Fn + стрелка влево в macOS— переход в начало документа;
- Ctrl + End в Windows и Command + End или Command + Fn + стрелка вправо в macOS— переход в конец документа.
18. Вставка новой страницы
Вместо лихорадочного нажатия Enter пока курсор не съедет на следующий лист быстрее, удобнее и, что немаловажно, правильнее добавить страницу с помощью функции разрыва. Для этого достаточно нажать Ctrl + Enter в Windows и Command + Enter в macOS.
19. Изменение папки для сохранения по умолчанию
По умолчанию Word сохраняет все файлы в облако. Для того, чтобы изменить это, нажмите F12 и, кликнув по кнопке «Сервис», выберите «Параметры сохранения», а затем укажите нужную папку в пункте «Расположение локальных файлов по умолчанию». В этом же меню вы можете настроить формат документов по умолчанию, автосохранение и многое другое.
20. Очистка форматирования
Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl + пробел. После этого к выделенному фрагменту применятся настройки по умолчанию.
21. Word в качестве менеджера задач
Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то даже можете использовать его как менеджер задач. Правда, для начала придётся немного постараться. Включите как было описано выше через настройки ленты вкладку «Разработчик». Теперь переключитесь в появившийся раздел и кликните по элементу «Флажок», чтобы добавить пункт контрольного списка.
22. Вертикальное выделение текста
Если вы случайно испортили свой список, то можете выделить текст вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выделения. Для нумерации списков также можно просто кликнуть по первому из них.
23. Блокировка документа паролем
Чтобы защитить документ с помощью пароля, перейдите во вкладку «Рецензирование», выберите опцию «Защитить документ» и задайте пароль. Однако помните, что если вы его забудете, восстановить его не получится.
24. Подстрочный и надстрочный ввод
В документах с формулами или вспомогательными обозначениям часто нужно вводить надстрочный текст, например, для математических степеней. Сделать это можно сочетанием Shift + Ctrl + = в Windows и Shift + Command + = в macOS. Для подстрочного ввода следует использовать Ctrl + = в Windows и Command + = в macOS.
25. Быстрый запуск Word
Самый быстрый способ открыть Word в Windows — это нажать клавишу Win и ввести W, а поскольку приложение будет первым в списке подсказок останется лишь нажать Enter. В macOS принцип тот же: вызвать Spotlight сочетанием Command + пробел (Option + Command + пробел), а затем ввести W и нажать Enter.
