Давайте для начала определимся с терминологией и ответим на вопросы: что такое «Информационная система», каковы ее цели, из чего она состоит и как ей управлять - попытаемся описать объект анализа.
Основные цели Информационной системы следующие:
- Повышение производительности труда, выраженное в снижении трудоемкости операций и сокращении сроков протекания бизнес-процессов: считывание штрих кодов, формирование отгрузочных документов, учет операций (первичных документов и формирование отчетов), электронный документооборот с Контрагентами.
- Снижение ошибок (умышленных и случайных) в протекании бизнес-процессов: автоматизированный процесс согласования договора, автоматическое заполнение документа на основании документа-источника, проверка данных на корректность заполнения.
- Защита информации от не санкционированного доступа: настройка интерфейса пользователя и его прав.
- Обеспечение хранения и архивации информации
- Выполнение требований контролирующих органов: электронный документооборот с ФНС
Теперь ответим на важный вопрос - из чего состоит Информационная система?
Информационная система состоит из следующий подсистем:
- Информация, внесенная в ИС
- Оборудование, включая инфраструктурное
- Программное обеспечение, наполняющее оборудование «интеллектом»
- Сотрудники ИТ подразделений (менеджеры, бизнес-аналитики, программисты, тестировщики, системные инженеры), обеспечивающие поддержание и развитие ИС
Это только один из вариантов "нарезки" системы. Иногда для целей анализа лучше разбивать на следующие подсистемы:
- автоматизация операционной деятельности
- автоматизация управленческих процессов
- автоматизация учетных процессов
Это не полный перечень вариантов, но для целей данного описания достаточно этих двух.
Любая организационная система, включая Информационные системы – должна управляться.
Мы должны планировать ее деятельность, организовывать исполнение этих планов, контролировать результаты деятельности ИС и мотивировать сотрудников, входящих в нее (это "самый обычный» управленческий цикл).
Основной принцип управления: «то что не измеримо, то не управляемо», то мы должны научится измерять и управлять Результативностью и Эффективностью ИС. Тема разработки KPI для ИС будет раскрыта в отдельной статье. Здесь же мы ограничимся тем, что результативность и эффективность Информационной системы измеряется через набор показателей (KPI), отражающих:
- степень (уровень) автоматизации, который выражается в полноте охвата наиболее важных Бизнес-процессов и рабочих мест
- качество автоматизации, которое выражается в повышении производительности труда, сокращении сроков получения результата, бесперебойности работы и снижении количества ошибок в бизнес-процессах, снижении рисков не санкционированного доступа к информации, обеспечение качественной ее сохранности
- Эффективность автоматизации: соотношение объема сэкономленных ресурсов от применения Информационной системы к потраченным на ее внедрение и поддержание ресурсам
Если мы хотим управлять Информационной системой, то мы должны научится измерять Результативность и Эффективность данной системы на всех этапах управленческого цикла.
Все управленческие решения относительно Информационной системы должны рассматриваться через призму Результативности и Эффективности
Теперь после краткого, но надеюсь емкого описания Информационной системы, давайте перейдем к обсуждению основных заблуждений, связанных с ними.
В границах данной статьи будут обсуждены следующие «мифы»:
1. Относительно программного обеспечения и автоматизируемых бизнес процессов
- Предположение, что программа ("коробочная версия») привнесет идеальные бизнес процессы и решит все проблемы компании
- Информационная система - это инструмент рядовых пользователей. Руководителям высшего и среднего уровня она не нужна
- Наш труд (Пользователей) настолько творческий, что его не только автоматизировать, а даже и системно описать не возможно (распространенное мнение среди, например, маркетологов)
- Наши Бизнес процессы типовые и все работают так же как мы, следовательно автоматизация не должна быть сложной и трудоемкой
2. Относительно ИТ службы
- Нам просто не хватает "толкового" программиста, который сам поймет, что нам надо и решит все наши проблемы
- Управлять (планировать, контролировать, мотивировать) программистами, бизнес-аналитиками, системными администраторами не возможно - это же «творческие ребята».
- Программисты у всех внешних подрядчиков одинаковые, просто уровень "жадности" разный
- Наличие сертификата 1С гарантирует, что данный программист хороший и справится с любой задачей
3. Относительно управления проектом по внедрению Информационной Системы
- Процесс внедрения ИС бесконечен, а определить стоимость проекта не возможно
- Можно определить стоимость проекта с приемлемой точностью без проведения диагностики (только на основании опыта прошлых проектов)
- Пользователи могут сами сформировать Технические Требования и Техническое Задание на автоматизацию
- Разработка проектной документации пустая трата времени и ресурсов. Хороший программист и так знает, что делать
- Процесс внедрения? Это же все очень просто. Пришли программисты установили программу, дали нам пароли. И все!
- Система должна быть интуитивно понятна, а инструкции пишутся для того чтобы "вытянуть больше денег" из Заказчика
- Существуют "волшебные" стратегии внедрения Информационных Систем, например, AGILE. И если мы их применим, то нас ждет успех
Теперь разберем подробней каждый пункт.
(продолжение статьи)
