Хаотичность мышления, куча висящих задач, сорванные дедлайны и недовольные клиенты… И тот самый вопрос: «Как же все успевать?».
Фундаментальные знания, практические методы в руках предпринимателя — ничто, если не применять это вовремя. Суровая правда, но успешные основатели компаний живут по-другому, не так, как обычные люди. У всех нас есть 24 часа в сутках, и только мы можем решиться не терять их впустую, а направить на увеличение прибыли и, конечно же, уровня счастья.
Оформив подписку "Премиум", вы сможете узнать о том, как строго соблюдать дедлайны и научить этому своих сотрудников. Первые 14 дней - бесплатно!
Если у вас ещё не развит навык тайм-менеджмента, то эта статья — знак, что пора научиться руководить временем (а не оно вами!).
Pomodoro
И нет, вам не нужно покупать помидоры! Данная техника является достаточно распространённой среди предпринимателей, фрилансеров, студентов и обычных людей с желанием жить насыщенно и продуктивно.
Все, что вам нужно: таймер, необходимые материалы для работы/учебы и собственная концентрация.
Ставим таймер на 25 минут — эффективно проводим время — и идём на короткий перерыв (около 5 минут). Данный метод был создан отстающим в университете студентом в конце 20 века в Италии. Изначально он не справлялся с нагрузкой по сравнению с другими учениками. И он засек время на часах в форме помидора.
Именно поэтому данная практика получила название «метод помидора». Воспользуйтесь данным способом, а через 2 часа выделите большее время на отдых — около 30 минут. Таким образом, вы «обманете» свой мозг, и прокрастинация сойдёт на нет.
«1-3-5»
Ощущаете себя без сил и планируете огромные списки дел? Возможно, дело в том, что вы себя изначально слишком нагружаете. Специалисты в сфере тайм-менеджмента разработали следующую методику: нужно разделить свои задачи на 3 категории — 1 важное, 3 средней важности и 5 мелких.
Приоритетность строит не только ваш день, но и всю жизнь. Нужно научиться правильно распределять принципы по жизни и выбирать то, что наиболее актуально сейчас.
Как это может выглядеть?
- Важное: закончить стратегию продвижения по проекту Х.
- Средняя важность: договориться о посылке клиенту, спланировать встречу с партнёром, досмотреть лекцию по обучению.
- Маловажное: не забыть написать жене после работы, заказать клининг, приготовить семейный ужин, купить билеты, проверить почту.
Итог: в плане на день у вас 9 пунктов, которые необходимо выполнить. На первый взгляд, может показаться, что это недостаточно для успешного предпринимателя. Однако, наоборот, не загоняйте себя в «успешный успех» и продуктивность, следите за своим самочувствием, чтобы работа над собой шла вдолгую. Начните с самых срочных и важных дел, после чего двигайтесь по списку дальше.
Данный метод планирования отлично помогает людям, склонным к прокрастинации и перфекционизму.
«Сделать — в процессе — выполнено»
Данная практика пришла к нам из Японии (фирма автомобилей Toyota). В оригинале метод называется «канбан», и смысл в том, что он является наглядным.
Сделайте 3 столбца. В первом пункте пропишите список висящих дел, во втором — то, что делается сейчас; в третьем — готовые задачи. Это можно сделать, как на бумаге или в блокноте, так и в электронном формате (например, приложение Trello). Для крупных компаний это можно сделать в формате доски в офисе или на персональном сайте.
Можете не ограничиваться только 3 категориями (столбцами), если вам необходимо добавить, то обязательно сделайте это. Ориентируйте под свой вид деятельности.
Суть метода: в течение дня пункты дел будут переноситься от «сделать» к «выполнено». При личном использовании практика увеличит самоконтроль, при работе в команде — увеличит эффективность.
Распределение списка по 4D
Данный вариант поможет при краткосрочных планах. Если у вас накопилось много дел, и вы не можете их разобрать месяцами или даже годами (бывает и такое), то пора приступить к распределению. Название метода сформировалось из 4 английских слов: выполнение, делегирование, перенос и исключение.
Соответственно, эти шаги к нашему висящему списку дел мы и будем использовать. Создатель метода упростил «матрицу», поэтому имеем 4 пункта:
Выполнить — самое необходимое и срочное, что является актуальным для нас. То, что можем сделать только мы.
Делегировать — это могут быть такие же важные дела, но их уже вы можете передать другому человеку. Не бойтесь это делать, ни один успешный предприниматель не сделал миллионы и миллиарды в одиночку.
Перенести — те дела, которые срочно выполнять не нужно, можно немного отложить в «дальний ящик». Однако, не навсегда! Поставьте конкретный дедлайн для каждого пункта в плане, чтобы когда-то задача все же реализовалась.
Исключить — те пункты, которые для вас не актуальны. Ни сейчас, ни в будущем. С чистой совестью удаляйте их из списка висящих дел! Почувствуйте освобождение, ведь эти дела были грузом для вас.
Микс новых привычек (ZTD)
Чтобы стать более организованным и продуктивным, нужно подойти к вопросу планирования более серьезно. Бабаута стал создателем метода, который имеет в себе правила для увеличения эффективности.
Zen to Done — работа над собой не на один день, поэтому развивайтесь долгосрочно, изменяйте модели поведения постепенно. В скором будущем эти же советы для вас станут привычными, многие успешные предприниматели не могут представить свою рутину без этого.
Как работает этот метод?
- Сохраните все необходимые заметки, материалы и пункты по задачам в одном месте. Хаотичность приводит к стрессу и путанице в делах.
- Сразу же займитесь обработкой информации, чтобы не оттягивать с выполнением. Часто мы недооцениваем работу, которая нам предстоит, и неверно рассчитываем время выполнения.
- Разделите задачи по категориям и приоритетам. Важные задачи отделите от менее срочных и актуальных.
- Организуйте планы заранее: к крупным задачам приступайте раньше, чтобы успеть к дедлайну.
- Не делайте несколько задач одновременно, развивайте концентрацию на одном деле.
- Не пишите подробно планы, лучше сокращать и делать проще.
- Составьте расписание, отрегулируйте время на сон, выделите время, как на рабочие задачи, так и личные.
- План на день делайте максимально емким, по возможности — оставляйте минимально, самое важное.
- Анализируйте, какой подход к планированию вам больше подходит, что вы успеваете делать, а что нет. И если нет, то почему? Может, это дело стоит исключить?
- Живите так, чтобы заниматься только тем, от чего вы получаете удовольствие. Делегируйте или уделяйте то, что в эти критерии не вписывается.
Итоги методов: в чем суть планирования?
Методов, практик в сфере тайм-менеджмента — бесконечное количество. Есть много материалов и статей под каждый вид деятельности: планирование в творчестве, предпринимательстве, студенчестве. Важно подобрать то, что подходит конкретно вам. Помните, что даже успешные люди живут по-разному: кто-то встаёт в 5 утра, кто-то после обеда. Определенный предприниматель, например, планирует каждый свой шаг по времени, а другой — максимум, только важные дела.
Даже пространства для планирования бывают разные: традиционно на бумаге и в ежедневнике, ведение задач в приложении и тд. Пробуйте разные методы и придерживайтесь тех, которые влияют конкретно на вас.
Читайте также:
- Франшиза: за и против
- Эмоциональный интеллект: как наконец понять себя, покупателей и коллег?
- Как правильно разработать УТП (уникальное торговое предложение)?
- Тестировать или начать сразу? Коротко о MVP
Систематичность — полезное дополнение в жизни, но не забывайте об эмоциональном состоянии, прописывайте отдых, выделяйте выходные. Живите насыщенно и счастливо!
#финансы #полезные советы #деньги