Сопровождение проектов со стороны фонда в первую очередь направлено на содействие в достижении запланированных результатов и оперативное исправление выявленных недочетов.
Ежедневно на связи с грантополучателями находятся кураторы проектов и финансовые аналитики. Они подготавливают к заключению договоры с победителями, консультируют во время реализации, участвуют в оценке их результатов. И те, и другие специалисты отвечают на вопросы, связанные в первую очередь с планированием и ходом реализации проекта, проверяют финансовую и аналитическую отчетность. Они ежедневно на связи по телефону и в сервисе «Диалог с фондом» – ограничений по количеству обращений нет.
Как отмечают сами сотрудники, в последнее время чаще всего запросы были связаны с согласованием изменений в проекте, будь то бюджет или формат проведения мероприятий. И если раньше в отношении запросов на внесение изменений было ограничение – не более 2 раз в одном этапе реализации проекта, то практика показала, что изменения требуются гораздо чаще, особенно в период пандемии. В связи с этим фонд принял решение отменить установленные ограничения.
По словам финансовых аналитиков, все платежи организаций проходят специальный мониторинг. Ни один из них без ведома фонда не проводится. Это позволяет избежать серьезных ошибок – например, если платеж оформлен неправильно или вообще не фигурирует в бюджете. Чтобы иметь возможность оперативно исправить любой недочет, ежедневно в будни часть сотрудников департамента финансового мониторинга контролирует платежи. Другая группа дежурит на телефоне, чтобы помочь решить проблемы, которые не удается устранить через «Диалог с фондом».
Как отмечают сами финаналитики, важно понимать, что фонд запрашивает только те документы, которые организация обязана иметь для ведения своего бухгалтерского учета.
Сегодня каждый куратор ведет в среднем 140 действующих проектов, а финансовый аналитик – около 180. С учетом завершенных инициатив, сопровождение которых еще продолжается, эти цифры могут достигать 240–300 проектов. А если посчитать эти показатели для сотрудника, который трудится в фонде все 5 лет, то число прошедших через него проектов и вовсе перевалит за тысячу.
Первоначально кураторы и финансовые аналитики работали только в московском офисе фонда. Позже, в 2018 году, было открыто представительство в Новосибирске. Это позволило более оперативно реагировать на вопросы грантополучателей из регионов Сибири и Дальнего Востока. Со временем стало понятно, что реализующихся проектов с каждым годом становится все больше – так в 2019 году кураторы и финаналитики появились и в саратовском представительстве. Эти специалисты работают в тесной связке и вместе обсуждают расходы организаций, утверждают изменения в проектах.
Работа кураторов и финаналитиков над отчетностью дополняет друг друга: именно оба отчета вместе – аналитический и финансовый – формируют полную картину той деятельности, которую провела команда поддержанного проекта.
Иногда бывают ситуации, когда нужно еще ближе познакомиться с ходом реализации проекта. Тогда кураторы вместе с финаналитиками посещают мероприятия грантополучателей или приезжают к ним в гости.
«Подобные поездки позволяют не только познакомиться с грантополучателями и решить разного рода вопросы, возникшие в ходе реализации инициативы и проверки отчетности, но и вживую увидеть проект и организацию в действии, погрузиться в проблематику, получить обратную связь от благополучателей проекта, испытать чувства и эмоции, которых не дадут сухие цифры и факты в отчете», – говорит руководитель отдела культурных и просветительских проектов Дарья Припачкина.
Мониторинг может быть и внеплановым. Он предполагает срочный выезд к месту проведения мероприятия или нахождения организации для проверки документации или получения данных о том или ином событии, которое по какой-то причине вызвало вопросы со стороны местных органов власти, благополучателей или куратора в процессе проверки отчетности.
Больше всего, по словам кураторов, их вдохновляет реальная помощь, которую они оказывают победителям конкурсов во время реализации их инициатив.
«Ежедневно к нам поступают обращения от грантополучателей по тем или иным проблемам, с которыми они сталкиваются во время реализации своих проектов. Зачастую это сложные кейсы. Мы делаем все, чтобы помочь в самых разных ситуациях, и когда мы вместе с грантополучателем решаем проблему, то чувствуем свою причастность к проекту – это определенно радует нас. Конечно же, мы испытываем удовлетворение, когда читаем благодарные отзывы грантополучателей о работе фонда, от добрых дел, которые мы видим в отчетах, личного общения с людьми, посвятивших себя служению обществу», – отмечает Георгий Аветов, заместитель руководителя департамента экспертизы и мониторинга.
Работа грантополучателей вдохновляют и финансовых аналитиков. По их словам, среди множества проектов всегда есть те, которые по-настоящему берут за душу:
«Когда видишь, как люди старались, работали над чем-то по-настоящему нужным, находя ошибки в их финансовых отчетах, ты не злишься, а хочешь только помочь», – делится эмоциями старший финансовый аналитик Карина Дейс.
Всем победителям конкурсов президентских грантов кураторы желают сохранить ту светлую искру, которая позволяет им менять жизнь людей и мир к лучшему:
«Пусть она привлекает новых единомышленников и разжигает огонь в ваших сердцах. Мы восхищаемся вами, благодарны за ваш труд и работаем для вас».
А финансовые аналитики со свойственной им практичностью добавляют: «На вашем пути мы всегда желаем вам успехов. Но если чувствуете, что он дается вам непросто, не бойтесь обращаться за помощью: не стесняйтесь спрашивать, проходите обучение».