Иногда командировка на личном автомобиле – удобный способ быстро добраться в соседний город, заехать к нотариусу по делам компании или посетить отраслевую выставку в другом регионе.
Однако тревел-менеджеру и бухгалтеру нужно будет учесть хитрые нюансы оформления такой командировки, а путешественнику – предоставить расширенный комплект документов и морально подготовиться к возможным проблемам в пути. О том, как сделать автопоездку комфортной, подтвердить и возместить расходы – в этой статье.
Когда командировка на машине – лучший вариант?
Идеально, если вы добрались до другого города за пару-тройку часов, объехали пробки, с комфортом послушали любимую музыку и даже сэкономили компании деньги.
Важные условия для командировки на своем автомобиле – адекватное расстояние в пределах пяти-шести часов езды и удобная трасса. Пример такого автопутешествия: Москва – Ярославль, Нижний Новгород – Казань или Екатеринбург – Пермь. Поездка на машине оправдана, если самолетом или поездом добираться дольше и дороже с учетом времени ожидания. При этом часто руководству проще оплатить, например, билет на «Сапсан» из Санкт-Петербурга в Москву, чем высчитывать компенсацию за бензин и парковки, а сотрудник приедет на встречу более свежим и отдохнувшим.
Для тех, кто хочет сократить контакты во время пандемии и путешествовать с комфортом, путешествие на своем машине может стать спасением. Не нужно ждать вылета на вокзале, стоять в очередях, делить кресла с незнакомцами и находится в маске несколько часов. Среди прочих достоинств командировок на автомобиле:
- Вы не зависите от отмены или переноса рейса, не придется договариваться с компанией-перевозчиком или агентством об условиях возврата.
- В такую поездку можно взять больше вещей, аккуратно перевезти деловой костюм, захватить еду и напитки.
- Это способ экономить для работодателя: в среднем дорога на личном авто обходится дешевле, чем другой транспорт.
- Больше свободы: если вы уже выполнили служебное задание, можно доехать до загородного музея или соседнего городка. Не забудьте, что работодатель не должен оплачивать бензин на ваши личные поездки.
Вам также пригодится:
Что учесть в авиаперелёте по России?
Оцените свои силы
Иногда лучше отказаться от передвижения на своей машине в пользу короткого перелета или ж/д рейса – так вы можете положиться на пунктуальную поездку согласно расписанию и не зависеть от дорожных заторов. Учитывайте пробки, смотрите на сезонность и время поездки. Допустим, у вас намечена встреча в другом городе 31 августа. В это время родители возвращаются из отпусков и готовятся к началу учебного года, и дороги загружены до предела. Утренние и вечерние пробки, плохая видимость из-за осадков, «аварийные» места – все эти факторы лучше избегать.
От долгих часов в пути, пробок и сложных развязок легко устать, поэтому оцените, сколько времени уйдет на дорогу, и успеете ли вы восстановиться перед важной встречей в другом городе. Еще один фактор, который может испортить вам настроение – потенциальные штрафы. Далекий «перегон» точно не подойдет неуверенным водителям и тем, кто не привык много путешествовать на машине. Не забывайте, что в пути вам предстоит внимательно собирать чеки за бензин и зафиксировать показания одометра – эти данные нужны, чтобы получить компенсацию за топливо.
Что возместит работодатель?
Ориентируемся на статью 168 Трудового кодекса. В командировке на личном авто компания компенсирует расходы на проезд:
- Бензин – согласно нормам расхода топлива Минтранса или данным автопроизводителя. Например, если вы поедете на иномарке, попробуйте сразу найти ваш автомобиль в списках из распоряжения правительства, чтобы оценить размер компенсации.
- Парковку, платные трассы, ремонт при неожиданной поломке автомобиля – если это указано в локальном нормативном акте.
Есть два варианта компенсации: когда с сотрудником заключают соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях перед командировкой либо возмещают траты по факту, как вернетесь. В первом случае в документ сразу внесут всю сумму с учетом бензина и износа машины. Еще один вариант – топливные карты с уже установленным лимитом на месяц для сотрудников, которые часто ездят в деловые поездки на автомобиле.
Эксперты по бухгалтерскому учету находят массу подводных камней при оформлении таких командировок: например, норму расхода топлива последних марок автомобилей можно не отыскать в списках Минтранса, а официальный стандарт компенсации за использование своего авто чрезвычайно мал (1200-1500 рублей в месяц). То есть работодатель сможет вычесть из налогов только сумму в пределах 1500 рублей, если заключит соглашение перед командировкой.
Чтобы избежать проблем с налоговой службой и – возможно – конфликта с сотрудником, некоторые компании запрещают персоналу ездить по делам бизнеса на личных машинах. При этом иногда такой вид транспорта – самый удобный, особенно если намечена бизнес-встреча в соседнем городе или региональном центре. Представим, что руководитель не против, и пройдемся по документам для оформления.
Как оформить командировку на авто?
Деловая поездка на личном авто оформляется так, же, как и любая другая командировка, но к стандартному набору добавляется путевой лист и – иногда – соглашение об использовании автомобиля в личных целях.
Вот список документов и подтверждающих чеков, которые нужно подготовить:
- Приказ о направлении в командировку с указанием, что сотрудник добирается на личной машине.
- Командировочное удостоверение.
- Служебное задание.
- Путевой лист. Перед командировкой в него вносят маршрут и основную информацию о машине и ее владельце – госномер, марку, номер водительского удостоверения, показания одометра до поездки и в конце пути.
- Соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях. Его подписывают, если нужно утвердить всю сумму расходов на транспорт заранее.
- Копия свидетельства о регистрации автомобиля.
- Авансовый отчет.
- Счета и чеки за бензин и парковку.
Список документов для бизнес-поездки на машине вы можете найти по ссылке: чек-лист в командировку на авто
Аренда машины для командировки
Не обязательно отправляться в командировку на личном автомобиле: многие бизнес-тревел агентства и трансферные сервисы предлагают услугу «авто без водителя». Такая возможность есть и у Випсервис – достаточно обратиться к тревел-консультанту за вариантами. Заказчик не тратит время на поиск достойной прокатной компании и получает на руки корректные закрывающие документы. Надеемся, ваша командировка на машине пройдёт легко и комфортно!