«Я вам посылку принес. Ток я вам ее не отдам, потому что у вас документов нет» Почтальон Печкин
Большинство документов, сопровождающих сделку, оформляет поставщик и снабженцы могут не так тщательно проверять первичную документацию. Нюансы в работе могут привести к ошибкам и, как следствие, к убыткам.
Как грамотно организовать работу?
1. При получении документов на приход материалов, проверьте комплексность поставленных документов, правильное оформление и достоверность информации. Уделите особое внимание:
- правильности граф: Продавец, Покупатель, Грузополучатель;
- написанию названий, реквизитов и адресов своей компании и компании поставщика;
- соответствию количества и номенклатуры заказа;
- наличию подписей и печатей поставщика.
Полный пакет документов включает:
- товарно-транспортную накладную, ТОРГ-12, Счет-фактура или УПД;
- паспорт качества и/или сертификат на поставленную продукцию, заверенный синей печатью;
- спецификацию с корректной датой, сроками поставки и оплаты.
Оприходование заранее документов от поставщика допускается только при наличии сканированной версии с подписью и печатью.
Что делать, если при получении товара не обнаружили документов?
Снабженец должен сразу запросить у поставщика документы в сканированном виде по электронной почте. Оригиналы должны быть получены компанией в срок до 14 календарных дней.
2. При занесении приходных накладных в свою базу проверьте:
- название поставщика не только по наименованию, но и по ИНН;
- номенклатуру по артикулу поставщика, чтобы избежать «задвоения»;
- таможенную декларацию;
- полное соответствие суммы ИТОГО и НДС (сходимость до 1 копейки).
3. После отправки накладной на склад и проверки прихода материалов, проводите приходную накладную и выводите счет-фактуру с идентичным номером поставщика.
4. Далее оригиналы договоров и спецификаций необходимо передать в бухгалтерию или в юридический отдел. Внесите в реестр по договорам отметку об этом и обязательно оставьте у себя распечатанную копию договора с поставщиком.
При таком подходе вам удастся минимизировать ошибки и облегчить себе работу.
Выбирайте поставщика, который ответственно относится к документации и старается минимизировать количество ошибок и неточностей. К таким компаниям относится «ХимМетПродукт». Покупайте металлопрокат, химическую и металлургическую продукцию у нас. Доставим с полным пакетом документов и точно в срок 👍