Если на этапе подготовки мероприятия все пылает синим пламенем, разлетается в стороны, меняется сто раз, ломается и исчезает — порадуйтесь :)
Все, что происходит до дня икс — черновик, который можно (и нужно) править. И все слабые моменты пусть лучше всплывут в момент, когда это можно легко и незаметно исправить. Потому что само событие должно пройти без единой заминки, пусть и оргкомитет обзаведется свежим седым волоском.
Приколы, с которыми сталкивались:
— Невеста заказала торт у проверенной подруги, но необычный — сыроедческий. Запомните — они до жути нестабильны. К месту проведения приехал муравейник. Пришлось проводить операцию по выравниванию торта;
— Микрорайоны иногда внезапно отрубают полностью электричество. У нас момент отключения выпал на момент саундчека оркестра;
— Заказчик очень хотел выступление Todes, но сцена по райдеру занимала всю площадку. Мы согласовали меньшую сцену, танцоры перестроили расстановку. Они все равно с непривычки сталкивались на прогоне. А в момент выступления уже идеально!;
— Вы никогда не задумывались об этом даже, но если вы хотите использовать в программе морских свинок и пони, то согласовать в премиум отеле их можно под жестким контролем (что? дааа! свинки были участниками забега, а пони при большом желании — отличный единорог);
— На площадке всегда не хватает электричества. Однажды у нас генераторы заняли четыре (!!!) места на парковке. Вот так нам его нужно было много. Если планируете сэкономить бюджет и обойтись без генераторов, тайминг должен учитывать периоды работы всех приборов с высоким энергопотреблением, печи, обогреватели, экраны, звуковое и световое оборудование.
Топ советов от команды Event Design:
— Предупредите своих клиентов о том, что такое подготовка на самом деле и они будут волноваться чуть меньше. Им правда стоит знать, что создание мероприятия это не милые звонки с подрядчиками;
— Держите клиентов в курсе приколов (но лучше уже после события). Они имеют право знать, что все плохо, но вы — супергерои и все решили;
— Чекайте обстановку в мире, законы. Кто ж знал, что придется играть в QR-коды, допустимую наполняемость площадок, запреты на массовые мероприятия. Сегодня можно — завтра нет — послезавтра опять можно. И отмененные мероприятия тоже приходилось воскрешать;
— Что может еще помочь: прогоны, прогнозы и запросы в космос. Прогнали подрядчиков, и они по волшебству вспомнили свои косяки. Прогнали все от начала и до конца со своей стороны и придумали как все логичнее перестроить. Прогнозы удобно строить опытным ивентщикам. Еще бы: шрамы на их организаторском сердце не дадут забыть про то, где они уже горели. Прогнозы погоды объединим с запросами в космос. Не шутка. Не всегда помогает, но мы не теряем надежду.
Обратимся к наглядному примеру как раз из области уральских природных катаклизмов. Мы были к этому готовы, потому что как хорошие организаторы мониторили погодную обстановку. Но в этот раз Екатеринбург решил разлететься как дженга, которой коснулся невезучий человек. Крыши столетних зданий летали в небе. Деревья перевоплотились в водоросли. А у нас свадьба в нежном, стеклянном летнике и активности на улице :)))))
Сразу покажем результат:
Подробнее — https://clck.ru/g5FVV
Но чтобы эти фото стали красивым отчетом, а не приколами новостных порталов, предлагаем ознакомиться с Дано:
Два дня крышесносного ветра (за сутки до и в день события).
Что предприняли:
— Утром, после урагана (который бушевал за день до мероприятия) поехали смотреть площадку. Отпилили сломанные ветки, увезли на грузовой машине лишнюю мебель с улицы на другую площадку. Оставили то, что могли укрыть;
— Перенесли велком-зону внутрь;
— Привезли зонты. Два координатора и секьюрити встречали с ними гостей, сопровождали до места проведения велкома;
— Переставили большие зонты, чтобы все равно можно было выходить на улицу и тусить перед площадкой;
— Сделали более пластичный тайминг для возможного переноса церемонии (ждали тихие 15 минут);
— Укрепили зону волшебного, цветного леса. Вечером деревья вокруг площадки загорались разными цветами. Но так как в Екатеринбурге отсутствует оборудование водонепроницаемое, все соединения пришлось отдельно перекрывать от дождя.
Если короче — подстелили соломку везде, где могло что-то произойти. Пересмотрели тайминг для ключевых точек в сценарии. И вернулись к запросам в космос.
Итог:
Сердеразбивательный. А скрины вместо тысячи слов: