Этапы работ по индексации документов
1. Проектирование. Главная цель — поместить документ в строго определенную ячейку в архиве. Для этого необходимо предварительно разработать максимально наглядную классификацию. Обязательные признаки — раздел, дело или категория согласно номенклатуре, порядковый номер. Но этого недостаточно, должны использоваться и другие отличительные признаки.
Допускается разделение объектов следующими способами:
· по сведениям, которые содержатся в самом документе. Это, в частности, может быть название (кассовый ордер, приказ о приеме на работу, договор и т. п.), дата составления, контрагент, статус (входящий или исходящий);
· по служебной информации. В качестве атрибутов можно выбрать подразделение, которое оформляет или принимает соответствующий вид документов, дату и Ф. И. О. ответственного сотрудника, которому поручено внесение в архив.
Необходимые решения по классификации следует принимать на этапе разработки плана действий. Специалисты самостоятельно определяют и формулируют запросы потенциальных пользователей. Они действуют как настоящие детективы, пытаясь предугадать все возможные маршруты для поиска информации. На основании экспертных предположений разрабатываются оптимальные наборы атрибутов.
2. Обработка скан-образов. Поочередно формируются карточки документов исходя из системы атрибутов, применяемой на данном предприятии. Чем детальнее отражается информация, тем удобнее будет в дальнейшем извлекать и использовать данные из архива.
3. Размещение объектов. В архив включается связка скана и карточки с признаками, зашифрованными в виде уникального штрихкода.
4. Верификация системы. Результат считается достигнутым, если любую информацию в архиве получается найти просто и быстро. Для подтверждения этого процесс поиска тестируется.
Атрибутировать документы можно как в автоматическом, так и в ручном режиме. Первый вариант подходит для типовых видов, как правило, составляемых по строго утвержденной форме. Среди них уставные, кадровые, бухгалтерские. Второй вариант требует больших трудозатрат, так как каждый документ оформляется отдельно.
Профессиональная помощь в атрибутировании
Без должного атрибутирования любой документ теряет почти всю свою ценность. Его применение становится нецелесообразным и даже невозможным. Но, приняв решение о проведении процедуры, важно организовать ее профессионально. Реализовать это могут только узкопрофильные фирмы, которые специализируются на данном направлении и выполняют работы комплексно.
Наша компания справится с этой важной задачей в короткие сроки и окажет любые сопутствующие услуги, включая создание электронного архива (сканирование, сортировку и классификацию). Помощь предлагается и государственным организациям, и бизнесу любой формы собственности, размера и отрасли.
Предусмотрена тщательная подготовка с учетом специфики деятельности и организации документооборота клиента. Изучаются характерные бизнес-процессы, особые запросы руководства и учредителей. Атрибутирование поручается наиболее опытным, компетентным и аккуратным сотрудникам. В таких условиях минимизируются ошибки, исправления и задержки по срокам.
Клиент практически не участвует в процессе. Достаточно обговорить условия, заключить договор на обслуживание и внести оплату. Как только специалисты получат доступ к документам, то сразу приступят к работе. Мы уделяем каждому клиенту много времени и внимания, обеспечиваем индивидуальное отношение. Глубоко погружаемся в ситуацию, выбираем только опробованные и самые эффективные технологии, добиваемся результата даже в сложных обстоятельствах. Вы получите гарантию безупречной работоспособности и удобства организованной и внедренной нами системы.
Попробуйте сервис бесплатно: https://tds-srv.ru/services/e-archive/attribution/?sphrase_id=30