Человек работает в офисе, денег не приносит, но это не уборщик.
Ответ на эту загадку — офис-менеджер.
Сейчас расскажем кто это, что должен делать и какими качествами обладать.
Можете использовать статью для составления должностной инструкции или организации работы офис-менеджеров у себя в организации.
Кто такой
Несколько лет назад руководители признали, что администраторы и секретари выполняют множество дополнительных задач, от встречи гостей до закупки канцелярии. В этот момент появилась такая должность как Офис-менеджер. Он ежедневно выполняет множество внутренних задач организации. Эти дела только кажутся мелкими, на самом деле, они позволяют основному персоналу не отвлекаться на рутину, а заниматься своей работой.
Обычно, офис-менеджер подчиняется генеральному директору или директору по персоналу. Такая должность считается отличной точкой входа в корпоративную культуру. На нее охотно берут людей без опыта. Как подбирать сотрудников расскажем в конце статьи.
Что делает офис-менеджер
Новая штатная единица взяла на себя множество задач других сотрудников. Будет проще объяснить, если разделить их на группы.
Офис-менеджер, который заменил администратора.
Он принимает звонки и встречает гостей. Кстати, именно поэтому, в обязанности входит знание иностранных языков.
Вся остальная коммуникация: разбор и отправка почты и оплата квитанций.
Роль делопроизводителя отошла на второй план. Сегодня офис-менеджер оформляет документы и распределяет их по отделам.
К нему обращаются, когда нужно заменить стул, заправить картридж или заказать воду в кулер. Да, «печеньки» в офисе тоже входят в зону ответственности.
Что может офис-менджер в сфере HR
Показать новому сотруднику рабочее место.
Собрать деньги на общий подарок или заказать кейтеринг на праздник.
Украсить помещение или заказать подарки.
Расклеить объявления или подготовить пропуски.
Если нужно, офис-менеджер следит за рабочим временем и психологическим климатом сотрудников.
А что по хозяйственной части?
Офис менеджер закупает канцелярию, бытовую химию и даже новую мебель.
Бронирует места в гостиницах и покупает билеты на самолет.
Следит за состоянием помещения. Вызывает ремонтников, сантехников или клинеров, если нужно.
Требования к офис-менеджеру
В первую очередь, такой человек должен быть расторопным и многозадачным. Из-за специфики работы, ему нужно выполнять множество мелких поручений в разных сферах.
Чаще всего, в требованиях указывают эти качества:
— аккуратность
— пунктуальность
— внимание
— вежливость
— хорошая память
Бонусом будем коммуникабельность, стрессоустойчивость и организаторские способности. Лучше, если соискатель будет «на ты» с офисной техникой и знать самые распространенные сервисы, вроде 1С.
Настоящий парадокс: офис-менеджер считается мелкой ролью, но принимает множество решений самостоятельно.
Даже хорошего и сообразительного человека нужно будет вводить в курс дел. Показать где и что лежит, рассказать о структуре компании и как организованы внутренние процессы. Обычно этим занимается HR или другой офис-менеджер.
А что потом?
Выше писали, что офис-менеджер считается хорошим стартом для работы в корпоративной среде. Навыки, которые человек получает на этой должности пригодятся на многих должностях.
Самый простой и логичный карьерный рост для офисного работника — это HR-менеджер. Если не хотите в управление персоналом, делимся секретом.
Офис-менеджер вынужден разбираться во многих процессах компании, он постоянно взаимодействует со всеми отделами. Это позволяет «подглядывать» за работой других.
Как работает дизайнер.
Какие инструменты использует маркетолог.
В чем нужно разбираться менеджеру по продажам.
Работая в одном офисе, просто невозможно не узнать такие важные вещи.
Умный руководитель всегда следит за тем, как офис-менеджер выполняет свои задачи. В современных реалиях есть спрос на «людей с мозгами», которые пригодятся в любом отделе.