В последние несколько лет всё больше компаний переходят с офисов на удалённую работу. Сначала невозможно было работать оффлайн из-за COVID-19 и карантинных ограничений, теперь же из-за сложной политической и экономической ситуации многие предприниматели не имеют возможности оплачивать аренду помещений или вынуждены покидать офисы из-за военных действий.
Моя компания Visotsky Consulting работает удалённо уже давно. Когда мы поняли, что наши консалтинговые продукты востребованы во всему миру, появилась необходимость создать онлайн-программу, которую предприниматели смогли бы проходить из любой точки мира. Продают и предоставляют этот продукт специалисты из разных стран и городов, большинство из которых никогда не встречалось вживую.
Но несмотря на отсутствие живого общения, руководители и подчинённые всё равно эффективно взаимодействуют и добиваются высоких результатов. В этом нам помогает ряд программ, которые обязаны использовать в работе все сотрудники Visotsky Consulting.
Программы для удалённой работы
Сервисы Google
Visotsky Consulting стала одной из первых компаний, которая завела корпоративные аккаунты в Google. Я считаю, для постоянно развивающейся компании, у которой всё время совершенствуются процессы, корпоративный Google — это решение многих проблем. Например, это сильно облегчает работу с документами: у сотрудников есть совместный доступ, они могут участвовать в разработке регламентов, вносить правки, оставлять комментарии и т. д.
Также удобно хранить всю информацию на общих Google Дисках: в любой момент сотрудник может найти нужный файл и ему не придётся тратить на это много времени и отвлекать коллег.
Google Календарь — это сервис, который мы используем каждый день для согласований встреч и координаций. Для меня это главный инструмент планирования. Помимо совещаний, я вношу туда время, когда буду работать над документами, обучаться и даже обедать. К нему имеют доступ все сотрудники и личный помощник. Если мне назначают встречу, то в Google Календаре должно быть указано, что мы будем обсуждать, какие документы понадобятся, ссылка на встречу и т. д.
Zoom
Все встречи сотрудников Visotsky Consulting проходят в Zoom. Здесь созваниваются руководители с подчинёнными, проходят встречи компании, рекомендательные советы и т. д.
Чтобы работа с Zoom была удобной, мы разработали ряд правил, которых должны придерживаться сотрудники. Например, у всех во время встречи должны быть включены камеры: во-первых, так руководители уверены, что подчинённые их слушают, а не занимаются посторонними делами, а во-вторых, это создаёт иллюзию живого общения. Помимо этого, подчинённые обязаны вести запись разговора. Так они смогут в любой момент вернуться к диалогу, вспомнить детали и приоритеты компании.
CRM-системы
Они автоматизируют работу с клиентами и сохраняют информацию о них, благодаря чему можно оптимизировать маркетинг и улучшить обслуживание клиентов.
Если вы никогда не пользовались этими системами, рекомендую начать с AmoCRM — это простой в использовании софт, который эффективно работает.
Без CRM контакты клиентов часто теряются, сложно понять, на какой стадии сейчас взаимодействие с ними и эффективно ли работают ваши продавцы.
Time Doctor
Это программа учёта рабочего времени. Когда сотрудники работают дома, они постоянно отвлекаются: нужно приготовить еду, выгулять собаку, пообщаться с ребёнком и т. д. Чтобы не платить им за часы отдыха, а давать зарплату только за отработанное время, нужно следить, чем занимается команда в рабочие часы.
Когда сотрудник запускает Time Doctor, программа отсчитывает рабочие часы и фиксирует время, а потом на основе этих данных подчинённому начисляется зарплата. Чтобы убедиться, что сотрудник действительно работал, а не смотрел сериалы с включённым Time Doctor, программа раз в несколько минут делает скриншот экрана. Так вы всегда будете уверены, что платите сотруднику за работу, а не за развлечения.
Telegram
Для отправки оперативных коротких сообщений все сотрудники Visotsky Consulting используют мессенджер Telegram. Он простой и удобный в использовании. Здесь ничего не отвлекает от работы.
В Telegram сотрудники обмениваются данными по проектам в группах, отправляют документы, к которым нужно срочно получить доступ, назначают и переносят встречи. Также для всех сотрудников Visotsky Consulting есть общие чаты, куда мы публикуем новости компании, информацию об изменениях в работе, а также мотивирующие видео с отзывами наших клиентов о продуктах.
Команде важно постоянно поддерживать связь друг другом, поэтому нужно использовать те программы, которые наиболее удобные для общения и обмена данными. Ещё больше о системе коммуникаций и других инструментах управления я расскажу на бесплатном мастер-классе: «Как усилить свою команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена».
Каким бы софтом вы ни начали пользоваться, больше всего времени занимает обучение сотрудников и разъяснение для них необходимости в применении этих инструментов. Здесь есть такой лайфхак: если вы хотите, чтобы вся команда использовала какую-то программу, начините пользовать ей первым и тогда коллектив к вам подтянется. Помните, что вы, как основатель компании — пример, за которым следуют, поэтому внедрение любых инструментов должно проходить через вас.
- Александр Высоцкий, основатель компании "Visotsky Consulting".
