В современном мире грамотно построенная система электронного документооборота важна для каждый организации. И школы не являются исключением! Благодаря внедрению в учебный процесс средств автоматизации, можно достигнуть максимально оперативной работы с минимумом затрат и ошибок.
Актуальность применения
Электронный документооборот для школ позволяет справиться с целым рядом проблем:
- Наличие большого количества дубликатов документов, не представляющих никакой пользы для школы;
- Риск нарушения конфиденциальности персональных данных учеников или школьной документации;
- Высокие расходы на печать и обеспечение бесперебойной работы традиционной системы электронного документооборота;
- Долгий процесс согласования и утверждения документов.
СЭД позволяет эффективно решить все вышеперечисленные процессы за счет быстрого обмена документами, автоматизированной системы распределения документов по подкатегориям и упрощения процесса их поиска. Также наличие электронного документооборота в школе позволяет разграничить права доступа между сотрудниками, минимизировав возможность утечки конфиденциальной информации.
Особая значимость СЭД для школ обусловлена тем, что система позволяет значительно снизить бюрократизацию в образовательном учреждении. А это значит, что учителям не придется оставаться после уроков или работать дома по вечерам, заполняя многочисленные документы вручную. Теперь все эти рутинные процессы будет выполнять система электронного документооборота.
Особенности документооборота в школах
Рассматривая особенности электронного документооборота в образовательных учреждениях, важно отметить широко распространенную практику – введение электронных дневников и цифровых журналов. Этот инструмент позволил в значительной мере упростить учебный процесс для всех трех сторон: учителей, учеников и их родителей.
Учителя могут контролировать выполнение домашнего задания, обеспечивать прозрачность получения учениками оценок, отслеживать прогресс детей в образовательном процессе. Ученикам становится намного легче просматривать заданные упражнения и задачи, а также следить за своей успеваемостью. Родители с помощью этой системы могут легко следить за программой, которую проходит ребенок, за его успеваемостью и при необходимость помочь в прохождении сложной темы.
Еще одна важная отличительная особенность СЭД в школе – это трудности в процессе внедрения. Если при внедрении СЭД на предприятие, работодатель может контролировать весь процесс и обеспечить сотрудников необходимым оборудованием, то в случае со школой участие в документообороте принимают не только сотрудники образовательного учреждения, но и ученики. Каждый учащийся должен обладать возможностью зайти в электронный дневник и выгрузить задания, а при необходимости – стать участником онлайн-занятий.
Поэтому школе необходимо также обеспечить виртуальное образовательное пространство, где учащиеся и учителя смогут легко взаимодействовать друг с другом с любых устройств, в том числе с мобильных.
В настоящее время школы и другие образовательные учреждения активно переходят на электронный документооборот. Процесс постепенно совершенствуется, развивается. Ожидается, что в будущем наибольшая часть образовательных учреждений будет переведена на систему электронного документооборота.