Актуальная законодательная база, что устанавливает механизм передачи документов постоянного хранения в государственный архив:
- приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 n 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
Схема передачи документации и процедура комплектование архива
Документация, что находится в архиве организации, со временем должна передаваться на постоянное хранение в муниципальный архив, источников комплектования является фондообразователь. Документация передается в муниципальный (государственный) архив исключительно в упорядоченном состоянии.
Ситуации, в которых необходимо передавать документы в государственный архив:
- завершение деятельности организации, в том числе связанной с ликвидацией из-за банкротства, в данном случае вся ответственность за документацию и её передачу лежит на управляющем, что возглавляет ликвидационную комиссию;
- передача документации, у которой вышел срок хранения в помещениях организации.
Для проведения данной процедуры необходимо квалифицировать и провести научно-техническую экспертизу документов, а также весь процесс подготовки и оформления документации для того, чтобы их приняли на хранения в государственный архив. Поскольку данная процедура довольно специфическая, то лучше всего обратится за помощью аутсорсинга к компании, что имеет опыт работы в данной сфере.
Процедура передачи документов в государственный архив
Подготовка, оформление и сама передача документации проводится в подавляющем большинстве случаев согласно графику, что утверждает руководитель. Если организация небольшая, то данная процедура проводиться один раз в пять лет. Для того чтобы передать документацию в государственный архив необходимо её подготовить согласно требованиям экспертно-проверочной комиссии государственного архива, в противном случае она принята не будет.
Если передача документов проводиться впервые, то вместе с ней необходимо предоставить историческую справку, при всех последующих передачах документов к данной справке добавляются все актуальные изменения о функциях, структуре, изменениях в составе организации, а также состоянии документов. На всех экземплярах описи, в установленном законом порядке делаются необходимые отметки, что они приняты в архив, дела передаются поединично.
Если речь идет о постоянном хранении, то необходимо оформить акт приема-передачи дел. При расхождении между итоговой записью и фактическим количеством документации, в обязательном порядке делается итоговая запись, где всё тщательно перепроверяется и указывается фактическое наличие документов и номера дел, что утеряны.