Многие предприниматели, планируя переход на автоматизированный учет на предприятии, думают, что для решения этой задачи достаточно только приобрести типовую конфигурацию 1С под специфику бизнеса и внедрить ее. Но в реальности этот процесс гораздо сложнее.
Типовые конфигурации 1С (особенно ориентированные на категорию бизнеса) подойдут для новых компаний а также для небольших предприятий. Они (компании) могут перестроиться и переориентировать учет под ту стандартную модель, которая предусмотрена в конфигурации.
Крупным компаниям с большим количеством сотрудников и устоявшейся концепцией учета, перейти на новую модель работы сложно, а иногда и невозможно. Даже небольшие изменения в порядке и правилах учета могут привести к задержкам, ошибкам и повышению затрат. Иногда попытки изменения устоявшейся системы учета могут привести к катастрофическому падению эффективности бизнеса, поэтому пытаться сломать концепцию ради автоматизации — плохая идея. Гораздо правильней индивидуально разработать учетную систему под уже устоявшиеся принципы учета в компании.
Этапы внедрения индивидуальной конфигурации учетной системы в компании
- Аудит работы предприятия. Невозможно написать рабочую программу для учета, основываясь только на видении собственника. В реальности работа компании и конкретные учетные процессы могут сильно отличаться. Поэтому, для того чтобы разработка была действительно индивидуальной, специалист по внедрению 1С должен провести детальный аудит работы компании: пообщаться с руководителями на местах, проанализировать типовые операции, описать учетные процедуры.
Распространенная ошибка предпринимателей — неправильное назначение ответственного сотрудника со стороны компании. Часто ответственным за процесс разработки и внедрения со стороны заказчика назначают системного администратора или другого IT-специалиста. Но такой специалист никак не поможет разобраться в особенностях учета, нужно взаимодействие именно с будущими пользователями конфигурации 1С.
- Составление и заверение проекта учетной системы. Еще один важный шаг перед разработкой конфигурации под конкретную компанию. Проект будущей учетной системы стоит утвердить еще до начала разработки. Это поможет избежать ненужной работы, а также бессмысленных потерь времени и денег.
- Разработка и тестирование. Полезно, чтобы в тестировании участвовали операторы, которые в дальнейшем будут работать с ПО. Во-первых, это сократит время для обучения, а во-вторых, даст возможность получить отзывы от людей, для которых автоматизация реализуется. Операторы укажут на недостатки системы и расхождения с реальным процессом учета в компании.
- Внедрение и повторное тестирование. Программные продукты, особенно нестандартные, сделанные по индивидуальному проекту, могут содержать ошибки и неточности. Это нормально, нужно только их как можно быстрее найти, еще на этапе внедрения.
- Обучение сотрудников и поддержка. Даже учитывая, что программное обеспечение разработано под уже существующую систему учета в компании, сотрудникам нужно привыкнуть к новому автоматизированному учету. Чтобы избежать ошибок и простоев в работе, которые связаны с внедрением новых технологий, нужно провести обучение сотрудников.
Также важно, чтобы операторы могли задать вопрос в случае возникновения проблемы. Поэтому внедренная конфигурация 1С должна сопровождаться командой поддержки, которая будет дорабатывать программный продукт, решать проблемы, отвечать на вопросы, а также следить за безопасностью вводимых данных. Естественно, поддержку проекта стоит доверить команде, которая учетную систему разрабатывала.
Индивидуальная конфигурация учетной системы на базе 1С, имеет ряд преимуществ перед стандартными решениями.
- Во-первых, нет необходимости корректировать учетный процесс в компании. Программа подстроится под выстроенную систему учета, а не наоборот.
- Во-вторых, не нужно переучивать сотрудников. Они продолжат работать в привычном режиме, совершая стандартные операции. Автоматизированная учетная система позволит снизить количество рутинных операций и освободить время сотрудников под более важные и интеллектуальные задачи.
- В-третьих, стоит отметить простоту внесения изменений в конфигурацию. Если компания изменит свою деятельность или «вырастет» из разработанной учетной системы, ПО можно быстро адаптировать под изменения.
- В-четвертых, полностью индивидуальные отчеты и решения под типовые учетные задачи. Это оптимизирует работу как руководителей, так и операторов. Нужные данные они могут получить очень быстро, буквально за несколько кликов.
Еще одни объективным плюсом индивидуальных конфигураций является отсутствие ненужных модулей. Это делает интерфейс программы более простым и удобным для пользователя, а также ускоряет работу учетной системы.
Конечно, для небольшого или нового бизнеса, стандартные конфигурации 1С могут подойти. Для них небольшие изменения стандартов учета не критично. Но для крупных предприятий разработка индивидуальных учетных систем — оптимальное решение, позволяющее настроить учетную систему точно под задачи и модель работы компании.
Получите бесплатную консультацию наших специалистов о том, как лучше реализовать автоматизацию систем учета в вашей компании.