Актуальная законодательная база, что устанавливает сроки хранения документов в организации:
- приказ Росархива №236 от 20.12.2019;
- Налоговый кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон №402-ФЗ.
Группировка документов в организации: бухгалтерские документы, налоговые документы, кадровые документы.
За исключением довольно не многих налоговых документов, практически вся основная документация данного профиля хранится пять лет:
· документация о начисленных и заплаченных сумах налогов, а также документы по задолженностям;
· налоговые декларации, учет сумм налога на доходы сотрудников;
· счета-фактуры, учет реализации продукции и услуг предприятия;
· справки о выплатах налогов, сборов, взносов и других платежей, а также состояния расчетов с бюджетом;
· книги учета доходов и расходов организаций, ФНС по вопросам уплаты налогов;
· документация о реструктуризации задолженности по налоговым платежам компании необходимо хранить шесть лет;
· документацию по страховым взносам, что были уплачены за сотрудников компании необходимо хранить от пятидесяти до семидесяти пяти лет.
Основные бухгалтерские документы предприятия и сроки их хранения:
· подавляющее большинство учетных документов: табели, ордера, документация по приему или списанию имущества – пять лет, при условии, что была проверка, если возникли спорные моменты то всю документацию необходимо хранить до того момента, как будет принято окончательное решение по делу;
· всю документацию по регистрам бухгалтерского учета – пять лет;
· стандартные бухгалтерские учеты, а также рабочие планы – пять лет после того момента, когда они были заменены на новые;
· финансовая и аудиторская отчетность – срок хранения пять лет, если нет годовой отчетности – без срока давности;
· документация о рассмотрении бухгалтерской отчетности: акты и протоколы – без срока давности;
· аудиторские заключения по финансовой работе предприятия;
· в случае заведения уголовных дел, вся документация должна храниться в обязательном порядке до принятия решения по делу.
Если рассматривать основную документацию по кадровому учету, то все документы, которые касаются личного состава, должны храниться от пятидесяти до семидесяти пяти лет, а коллективные договора без срока давности. Также без срока давности необходимо хранить перечни профессии по месту их утверждения. Оригиналы всех документов, что касаются сотрудников до востребования, но не мене пятидесяти-семидесяти пяти лет. Приказы о кадровых назначениях хранятся до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативны-ми правовыми актами: 75 лет ЭПК, 50 лет ЭПК, 5 лет.
Перечень всех документов, которые необходимо хранить очень большой. Также необходимо учитывать, что законодательство, которое регулирует сроки хранения, а также перечень документов, что необходимо хранить нередко редактируется.
Для того, чтобы вовремя отслеживать сроки и вести грамотную работу с документами, лучше всего обратиться за помощью к компании Архив Нева.
