Компании столкнулись с максимальной неопределённостью, большим количеством рисков и сложным эмоциональным состоянием сотрудников и руководителей. Мы, команда MOZlab, подготовили материал по проведению антикризисных встреч, который может помочь руководителям и сотрудникам в этот период. С чего начать?
Сначала подготовьте прототип выступления
1. Напишите план или конспект. Помните, что это прототип, а не готовое выступление.
2. Расскажите тому, кому доверяете. Попросите воспроизвести ключевые идеи. Возможно (даже скорее всего) вы будете удивлены тем, какие акценты «вытащит» другой человек.
3. Спросите, какие вопросы напрашиваются после выступления. Продумайте ответы. А что-то добавьте и в само выступление.
4. Напишите на слайде хотя бы несколько главных мыслей. Слух и зрение вместе лучше сработают в стрессе. Красота не обязательна!
5. Проверьте, что слова, которые вы подобрали для выступления, позволят поддержать команду в рабочем состоянии («все плохо» vs «мы столкнулись с рисками»).
6. Собирайте команду и начинайте говорить. Вы готовы.
7. Высказавшись, дайте возможность продумать (2-3 минуты!) и задать вопросы. Для большой команды это лучше сделать в текстовом формате (в группе от 20-30 человек вы потеряете часть вопросов, если попросите задавать их голосом).
Для средней или большой команды желательно разрешить задавать вопросы анонимно. Уровень доверия вряд ли будет одинаково высоким у всех. (Slido, Ментиметр, наш Tellsy и др.)
8. Дайте прямой контакт, чтобы продолжить общение после встречи. Пообещайте отвечать. Отвечайте.
Почему важно протестировать прототип?
В повседневной жизни вы, скорее всего, хорошо сонастроились с командой. В сложные времена на настроение в коллективе негативно влияют три эффекта:
- Каждый член команды получает разную информацию --> по-разному представляет и оценивает то, что происходит.
- При этом каждый человек по-разному реагирует на полученную информацию (которая итак изначально различается!)
- А еще — в стрессе широкий фокус сменяется узким. Включается «туннельное зрение», и из разных реакций на разную информацию трудно предсказуемым образом акцентируется несколько.
Бинго! Достигнуто предельное разнообразие восприятия реальности в команде (но хорошего в этом мало).
В такой ситуации правильно оценить, что происходит с другими и что их волнует — сложно. А начать говорить совсем не о том, что важно команде, легко. Не действуйте вслепую — протестируйте прототип выступления!
Теперь отдельные соображения
- Будьте готовы к вопросу: «От чего зависит, что с нами будет дальше?»
Это сложный, но очень классный вопрос — ведь спрашивающий готов осознанно вовлечься в мониторинг ситуации. Продумайте заранее, на что порекомендуете обращать внимание. Да и для вас структурировать перечень индикаторов для прогнозирования будет полезно.
- Поделитесь эмоциями. Хотя это может быть сложно, страшно и больно.
Если вы расскажете, что вы чувствуете (хоть чуть-чуть), это поможет команде осознать важность своих чувств. На короткий момент вы откроетесь и станете уязвимым. Это сократит дистанцию. А еще — остальным будет проще выразить свои чувства. Или хотя бы сформулировать их для себя.
- Не настаивайте, чтобы все делились эмоциями вслед за вами.
Формат «сначала я поделюсь — а потом каждый из вас», на мой взгляд, не должен навязываться. Для некоторых это будет мучительно… да и, всё-таки, люди пришли к вам работать, а не выворачивать душу наизнанку. Особенно если в команде много интровертов, которых и видео-то включить не заставишь.
Однако предложить это сделать тем, кто хочет — хорошая идея.
- Спросите, что волнует команду — но не обещайте ответить на все беспокойства сразу.
Дайте ответ, либо признайтесь, что пока не знаете и вернетесь с ответом позднее. Но не забудьте вернуться с ответом!
- Сформулируйте вызовы, над которыми надо работать прямо сейчас.
Очень печально, если прежние приоритеты уже неактуальны (и текущая работа кого-то из членов команды уже не нужна), а вы не дадите новых. Приоритет «подумать о том, что можно сделать чтобы… » уже лучше, чем ничего.
Следующие этапы и рекомендации по подготовке и проведению антикризисной встречи с командой мы собрали в карту, которую можно скачать по ссылке. Она поможет вам качественно провести встречу и получить желаемый результат!