Чтобы решить любой рабочий вопрос, достаточно иметь доступ к интернету. Только вспомните, с кем вы успели сегодня пообщаться. Сколько задач решено с теми, кто далеко от вашего офиса – в видеочате, по почте или в мессенджере. Доля рабочих онлайн обсуждений и встреч постоянно растет. При том, что на ходу мы успеваем просматривать инстаграм и фейсбук, писать комментарии нашим друзьям.
Интересно, написал бы Ван Гог свои две тысячи с лишним картин, если бы у него был Инстаграм? =)
Если ваша работа проходит в переписках в мессенджерах, ниже несколько идей из книги Ника Моргана «Вы меня слышите? Как общаться с людьми в виртуальном пространстве», а также мои личные наблюдения из практики.
1. Обращайте внимание на «эмоциональную температуру» в группе.
«В самом начале разговора отправьте собеседниками смайл, о значении которых вы договорились заранее, чтобы показать, в каком состоянии вы вступаете в беседу», предлагает Морган. Это позволит оценить эмоциональный климат в группе и улучшит понимание слов и действий собеседников.
2. Выражайтесь понятно.
«Приложите усилия к тому, чтобы быть максимально искренним и прозрачным на эмоциональном уровне – именно потому что разговор онлайн изначально лишен этой эмоциональной составляющей. Вам понадобится более четкое собственное понимание того, каковы ваши намерения, ожидания и требования».
3. Назначьте модератора для регулярных встреч.
«Группа не может существовать функционировать сама по себе в отсутствие виртуального эквивалента языка тела. Нужен кто-то, кто будет отвечать за то, чтобы у каждого была возможность высказаться, и что все вовлечены в групповой процесс».
4. Разговор должен иметь адекватную продолжительность.
«Случалось ли вам выключать звук при конференц-звонке, чтобы проверить Facebook? Зачем же тогда вы сами продолжаете организовывать звонки в час длиной, да еще и ожидаете, что люди будут сохранять концентрацию?». И, раз уже об этом зашла речь, вам нравится готовить, возиться в саду, смотреть телевизор, или максимально громко играть на тромбоне? Или у вас есть другое любимое занятие, чтобы убить время, пока выключен звук у конференц-связи? Если это так, то пора пересмотреть свои привычки.
5. Обсуждайте иногда темы, не связанные с работой.
Работа в офисе с коллегами часто подразумевает совместные обеды и прочее неформальное общение. Если вы связаны только виртуально, возможность такого взаимодействия отсутствует. Придумайте другие способы установить эмоциональные связи друг с другом, не относящиеся к работе – запишите поздравление с днем рождения или закажите коллеге на дом обед-сюрприз.
6. У каждого своя роль.
Пусть у каждого собеседника будет возможность руководить, обучать и быть экспертом для остальной команды. Пусть у каждого будет шанс побыть в центре внимания, оказаться вовлеченным в процесс – и вы увидите, как связи в группе становятся прочнее и прочнее». Распределение и перераспределение ролей – отличный способ сделать взаимодействие эффективнее.
7. Разговор (ни в каком формате) не должен длиться более 10 минут без перерыва.
Разговор без перерыва – это как бесконечный email, и обязательно наступит момент, когда собеседники «отключатся». Перерыв позволит всем заново сконцентрироваться. Смените ритм, чтобы вернуть внимание.
8. Никогда не отправляйте «письмо счастья» в последний момент.
Вы же знаете, что имеет в виду Морган, правда? Речь о тех самых письмах, которые приходят за 10 минут до встречи, и вы с радостью видите чек-лист из 37 пунктов, который должен быть заполнен к моменту начала разговора. «Очень круто!» — такой реакции вы ни от кого не дождетесь. «Всем становится понятно, что вас совершенно не интересует мнение и взгляды собеседников», подчеркивает Морган. Вместо подобных сюрпризов лучше дайте коллегам разумное задание, чтобы они смогли подготовиться к следующей встрече.
Хочу добавить несколько личных идей, которыми сама стараюсь пользоваться:
1. Когда нужно принять решение, удалите первичные эмоции.
Предположим, есть сложный вопрос, который пока совсем непонятно как решать. Он вас тяготит и мучает. Не знаете как к нему подступиться. Вы пишите в рабочий чат: «Аааа, это просто кошмар. Тут такое произошло. В общем, …». В этом случае вы скидываете ответственность и волну напряжения с себя.
И часто бывает, что после того, как отправляется подобное сообщение, напряжение уходит вместе с выбросом эмоций. Приходят практичные решения, порой даже просто в процессе написания сообщения. Попробуйте это нервозное сообщение отправить в сохраненное себе, например. После того как станет легче, сформулируйте конструктивное предложение для команды.
2. Считайте до 10, прежде чем ответить (как минимум)
Мессенджеры подразумевают быстрое общение. Постоянно кажется, что мы всем должны прямо в эту самую секунду: ответить пойдем ли в бар в выходные с друзьями, мужу/жене – заберем ли ребенка из сада, сможем ли закончить аналитику к среде, разрешить какую-то ситуацию и вникнуть в обсуждение, ответить на вопросы подрядчиков и тд.
Каждое сообщение предполагает решение. Дайте себе паузу. Порой мы стараемся отвечать быстрее, чтобы сэкономить время. На деле – неадекватно рассчитываем время и свои возможности, даже можем подвести людей.
3. Каждому направлению свой чат
У нас в команде более 10 разных чатов по темам контента, Академии, технических задач, монетизации, поддержки клиентов и др. Те, где мне важно отвечать первоочередно, у меня закреплены сверху (в телеграм есть функция добавить пин) Это помогает не искать в общем чате вопрос по конкретной теме, а быстро его находить и вспоминать предысторию.
Легкого и эффективного общения!
Автор: Дарья Туранова, руководитель Академии нетворкинга и личного бренда