Как подключиться к электронному документообороту (ЭДО)

1 апреля 20221 апр 2022

4 мин

Оглавление

Что такое ЭДО
Зачем нужен электронный документооборот
В чем плюсы ЭДО?

Всё больше компаний переходит на электронный документооборот. Это не просто удобный формат обмена документами, но и возможность сэкономить время и деньги, особенно в условиях роста цен на бумагу. О том, что такое ЭДО, зачем он нужен, как подключиться к электронному документообороту и как он работает, читайте в нашем материале.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот, или ЭДО, — это система обмена документами в электронном виде.

Зачем нужен электронный документооборот

В первую очередь ЭДО нужен для обмена актами, УПД, накладными, договорами, счет-фактурами и другими документами.

ЭДО также позволяет передавать коды для маркировки через УПД в электронном виде.

Электронный документооборот применяют юрлица, ИП и самозанятые. Это могут быть как государственные, так и частные компании. ЭДО подходит для работы образовательных организаций, медицинских учреждений, промышленных предприятий и многих других.

В чем плюсы ЭДО?

Экономия времени. Вам не нужно ждать курьера, не нужно идти на почту. Подписание и отправка документов через систему ЭДО — это нажатие нескольких кнопок, больше никаких усилий не требуется.
Сохранение конфиденциальности. Ценные бумаги не потеряются при передаче. Они будут доступны в защищенном личном кабинете и не попадут к третьим лицам.
Доступность в любое время. Системы ЭДО работают без выходных и перерывов, так что отправлять документы можно в любое время.
Выгода. Работа в ЭДО позволяет сэкономить деньги: не нужно тратить средства на оплату услуг курьерской или почтовой службы, на бумагу и картриджи.
Своевременное поступление документов. Адресат получит бумаги сразу же после отправки.
Экономия места. Все документы сохраняются в системе. Так что не нужно тратить деньги на содержание архива.

Какие документы можно отправлять через ЭДО

ЭДО позволяет обмениваться электронными формализованными и неформализованными документами.

Формализованные документы передаются в виде файла в формате xml. ФНС устанавливает определенные требования к их заполнению и передаче.
Формат неформализованных документов ФНС не установлен. Это могут быть документы doc, xlsx, pdf, jpg и другие.

Чтобы документ считался юридически значимым, его нужно подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Как выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — это организация, которая предоставляет услугу электронного документооборота и обеспечивает этот процесс.

Что учитывать при выборе оператора?

Безопасность операций. Проверьте наличие у оператора Соглашения об уровне сервиса (SLA). Как правило, компании размещают его на сайте.
Функционал. Чем больше опций, тем удобнее работать с сервисом. Минимальный набор функций, который должен быть у каждого оператора: возможности передавать и получать документы (формализованные и неформализованные), ставить КЭП, просматривать файлы прямо в системе, сохранять документы на компьютер или в электронное хранилище. Удобно, если система позволяет отслеживать статус документов.
Возможность интеграции с учетными системами. Многие ЭДО интегрируются с популярными системами, такими как 1C, Oracle, Directum и другими. Если для вашей компании важно работать в собственной учетной системе, учитывайте этот момент при выборе оператора.
Наличие роуминга — для обмена документами с клиентами других операторов ЭДО.

Как подключиться к электронному документообороту

Выберите оператора.
Оформите электронную подпись. Сделать это можно через ФНС. Некоторые операторы ЭДО выступают посредниками в получении КЭП.
Измените учетную политику. Закрепите в соответствующем локальном акте (положении об электронном документообороте) правила работы с ЭДО: определите порядок хранения электронных документов, уточните, какие документы будут оформляться в электронном виде, назначьте ответственных и так далее.
Зарегистрируйтесь в личном кабинете на сайте оператора.
Убедите партнеров перейти на ЭДО. Для обмена документами в электронном виде и отправитель, и получатель должны быть подключены к ЭДО.

Сколько стоит ЭДО

Подключение к системе бесплатное. Квалифицированную электронную подпись можно получить бесплатно по заявлению в ФНС. Стоимость обслуживания различается у операторов. Как правило, за входящие документы платить не нужно, исходящие стоят от 5 до 10 рублей. При этом многие операторы ЭДО предлагают выгодные тарифные планы: при выборе лучше отталкиваться от того количества документов, которое вы в среднем отправляете в течение года или месяца.

Как пользоваться ЭДО

Предварительно стоит ознакомиться с правилами работы в системе. Многие операторы рассказывают и о том, как подключиться к ЭДО, и о том, как передавать и принимать документы.

Стандартная схема передачи документов:

Вы загружаете документ в систему.
Подписываете его КЭП.
Отправляете адресату.
Адресат открывает документ, также подписывает.
Вы получаете подписанный документ.

Подведем итоги

ЭДО — это удобный, бюджетный и безопасный способ обмена документами. Подключение к ЭДО будет бесплатным, а за отправку электронного документа вы заплатите гораздо меньше, чем за отправку документа по почте.

Спасибо, что прочитали материал до конца!

Ставьте лайк и подписывайтесь на наш блог, чтобы не пропустить новые статьи.

Остались вопросы? Пишите нам в комментариях, и мы ответим в ближайшее время.