Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Инвентаризация требуется в следующих случаях:
- При смене материально ответственных лиц — работников, ответственных за сохранность имущества. Это, например, продавцы, кассиры, контролёры, администраторы, кладовщики, экспедиторы, которые сменяют друг друга регулярно, в зависимости от рабочих смен. А также директора, заведующие и другие руководители, которые меняются при увольнении.
- Перед составлением бухгалтерской отчётности.
- При сдаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже.
- В случаях хищений, злоупотреблений, а также порчи ценностей.
- После стихийных бедствий, пожаров, аварий или других чрезвычайных ситуаций.
- При ликвидации или реорганизации компаний и преобразовании государственных и муниципальных утилитарных предприятий.
Инвентаризацию может проводить инвентаризационная комиссия не только из числа сотрудников компании (в неё могут входить представители администрации, бухгалтерии, экономисты, инженеры, техники и т. п.), так и с привлечением сторонних аудиторских организаций. Специалисты аудиторской компании ФИНРОСА обладают большим опытом работы, они готовы помочь в любой инвентаризации в вашей компании.
Фактическое наличие имущества определяют с помощью подсчёта, взвешивания, обмера и прочих процедур.
Выявленные в результате инвентаризации излишки необходимо оприходовать.
При выявлении недостачи производится либо списание с применением норм убыли (установленных в законодательном порядке допустимых величин потерь из-за неправильного хранения, повреждения упаковки и т. п.), либо отнесение недостачи на виновных лиц. Если виновные не найдены или суд отказал во взыскании с них, убытки списываются на издержки производства.
Правила инвентаризации разных видов имущества и финансовых обязательств представлены Министерством финансов РФ в виде специальных методических указаний.
Инвентаризация имущества и обязательств на забалансовых счетах и неучтенного имущества производится так же, как и учитываемых на балансе.