Вспоминаем из предыдущих частей (ссылка здесь):
Система процессного подхода к управлению предполагает наличие следующих подсистем:
1. Выделенный Бизнес процесс – объект управления с определением границ данной системы (контекст – внешнее окружение; подсистемы и компоненты, входящие в систему; потребляемые ресурсы и получаемые результаты и т.д.)
2. Ключевые Показатели Эффективности (KPI/ КПЭ) – система ИЗМЕРИМЫХ показателей, отражающих результативность и эффективность Бизнес процесса и используемых для управления Бизнес процессом (планирование, контроль, мотивация)
3. Владелец Бизнес процесса – участник Бизнес процесса, которому делегированы полномочия и ответственность по управлению Бизнес процессом
4. Регламент Бизнес процесса – описание объекта управления в объеме, необходимом и достаточном для всех заинтересованных лиц. В первую очередь для участников Бизнес процесса, его Владельца и контролеров
5. Система мотивации участников Бизнес процесса на достижения плановых KPI
Четвертая обозначенная подсистема процессного подхода – Регламент Бизнес процесса.
Регламент Бизнес процесса - это документ, отвечающий на следующие вопросы:
- Цель деятельности системы (Бизнес процесса). Ответ на вопрос: «Зачем данная система существует?»
- Границы системы (Бизнес процесса). Ответ на вопросы: Где начало и конец Бизнес процесса; Кто участники Бизнес процесса; Где расположен данный процесс в схеме всех процессов компании.
- Границы модели (регламента Бизнес процесса). Ответ на вопрос: «В каких границах данную модель можно применять (какие вопросы можно задавать регламенту, а какие нельзя)». Обычно данному вопросу уделяют мало внимания и совершенно напрасно.
Пример из практики управления проектом: Компания «П» (крупнейший перевозчик сборных грузов РФ). Проект по разработке и внедрению системы управления, автоматизации операционной деятельности и учета (1С:8 УПП). В рамках проекта создавался регламент по подбору персонала. При описании Бизнес процесса возникли трудности связанные с много вариантностью его протекания. Было принято решение «поставить границы модели» - отдельно описать процесс для разных ситуаций (границ): ТОП менеджеры (Москва) «рекрутинг», ТОП менеджеры (Москва) «хэдхантинг», ТОП менеджеры (филиал), менеджеры среднего звена (Москва), менеджеры среднего звена (филиал), линейный персонал (Москва), линейный персонал (Филиал). Правильная постановка границ модели позволила существенно повысить результативность и эффективность процесса разработки регламента. Всегда, легче описать несколько вариантов протекания Бизнес процесса в различных моделях (регламентах), чем описывать все варианты в одной модели!
- Владелец Бизнес процесса – лицо, ответственное за управление Бизнес процессом и поддержание его регламента в актуальном состоянии.
- KPI – критерии и показатели для планирования и контроля результатов Бизнес процесса, как на этапе исполнения, так и итогового контроля.
- Описание Бизнес процесса – настоятельно рекомендую описывать Бизнес процесс как в текстовом формате (например, таблица: Вход / Выход / Управление/ Исполнители/ …), так и с использованием графических стандартов. Умение описывать (моделировать) Бизнес процессы с использованием графических стандартов (схем) – это один из ключевых навыков, который необходим для разработки, внедрения и эксплуатации процессного подхода к управлению. Рисунок всегда лучше, чем тысяча слов, сказанных об этом рисунке.
- Порядок внесения изменений в регламент – процесс внесения изменений в описываемый документ для обеспечения его постоянной актуальности.
Выше приведен минимально необходимый список разделов регламента, который при желании может быть расширен.
(Продолжение следует, 6 часть - здесь)