Автор Кит Феррацци, основатель Ferrazzi Greenlight
Виртуальные встречи не должны рассматриваться как пустая трата времени. На самом деле, они могут быть более ценными, чем традиционные встречи лицом к лицу. Помимо того, что это недорогой способ собрать людей вместе — подумайте: никаких транспортных расходов и легкодоступные технологии — это также отличные возможности для создания взаимодействия, доверия и откровенности между командами.
Несколько лет назад исследовательский институт моей компании приступил к изучению «Новых правил поведения людей в виртуальном мире», чтобы выяснить, как технологии формируют наши отношения и как мы сотрудничаем. Это многолетнее путешествие также изменило мои взгляды на эту тему, помогая мне осознать, что виртуальное не является врагом физического, если основные правила и процессы поддерживаются и соблюдаются.
Возвращаясь к этому исследованию, я составил исчерпывающий список некоторых простых правил, которые можно и нельзя делать, чтобы помочь вам получить максимальную отдачу от вашей следующей виртуальной встречи.
Перед встречей:
Включите видео. Поскольку все участники разговора разделены расстоянием, лучшее, что вы можете сделать, чтобы все хотя бы почувствовали, что они находятся в одной комнате, — это использовать видео. Есть много вариантов на выбор, таких как WebEx и Skype. Видео заставляет людей чувствовать себя более вовлеченными, потому что оно позволяет членам команды видеть эмоции и реакции друг друга, что сразу очеловечивает комнату. Они больше не просто голоса на телефонной линии; это лица ваших коллег, взаимодействующих друг с другом. Без видео вы никогда не узнаете, происходит ли гробовая тишина на виртуальной встрече из-за того, что кто-то не обращает внимания, потому что он раздраженно закатывает глаза или согласно кивает головой. Выражение лица имеет значение.
Уберите отчеты. Слишком много собраний, виртуальных и прочих, напоминают группу пятиклассников, читающих друг другу за столом — и это пустая трата драгоценного времени и возможности собрать людей в одной комнате. Решение состоит в том, чтобы заранее разослать простую половину страницы, чтобы сообщить о ключевых пунктах повестки дня, а затем тратить время на это только в том случае, если людям нужно задать вопросы или они хотят прокомментировать.
Этот тип предварительной работы подготавливает участников к тому, чтобы они в полной мере воспользовались встречей, заранее обдумывая содержание, формулируя идеи или знакомясь с другими членами группы, что может помочь поддерживать вовлеченность членов команды, — говорит бизнес-консультант Нэнси М. Сетл-Мерфи. в своей книге «Руководство эффективными виртуальными командами».
Но одна вещь имеет решающее значение: следует исходить из того, что все прочитали предварительно содержание. Невыполнение этого требования становится этическим нарушением по отношению к команде. Я использую слово «этичный», потому что это отнимает время у команды, а это неуважительная привычка. Лидер должен агрессивно задавать тон, что предварительное чтение должно быть выполнено заранее.
Приходите с подготовленным мнением команды. Вам нужно не только выполнить предварительное чтение, но и, как только вы увидите повестку дня, обязательно обсудите со своей командой то, что будет освещено, то есть проведите собственную должную осмотрительность. Что происходит слишком часто, так это то, что люди получают виртуальные звонки со своей точкой зрения, но, поскольку они не сделали никакой реальной домашней работы перед звонком, они в конечном итоге меняют свое мнение после того, как звонок закончился и они узнали новую информацию. которые они могли бы легко получить заранее. Если есть тема, которая, кажется, имеет взаимозависимость с людьми, которые работают в нашем месте, заранее получите их мнение, чтобы вы лучше представляли этих участников на собрании.
Во время встречи:
Подключайте людей. Люди работают лучше, когда им комфортно друг с другом, что обеспечивает большую степень искренности и взаимного интереса. Ваша работа как лидера, особенно когда люди могут не знать друг друга, состоит в том, чтобы заставить их чувствовать себя связанными, чтобы вы могли провести продуктивную встречу. Как? Проводите личную и профессиональную проверку в начале каждой встречи. Попросите членов команды потратить одну минуту и поговорить о том, что происходит в их личной и профессиональной жизни. Сначала смоделируйте подход к тому, как выглядит «правильно» с точки зрения тона и искренности. Напомните всем уважать друг друга, не перебивая, и говорить только то, чем им удобно поделиться с группой.
Поощряйте совместное решение проблем. Сессия совместного решения проблем заменяет стандартные «отчеты», которые могут отягощать встречи. Это когда лидер поднимает тему для группового обсуждения, и команда работает вместе — и рассматривает друг друга как источник советов — для поиска информации и точек зрения, а также для генерирования свежих идей в ответ на бизнес-задачи.
Дайте каждому человеку время в повестке дня. Наряду с совместным решением проблем предоставление каждому человеку времени в повестке дня способствует более тесному сотрудничеству и помогает получить информацию от всех членов команды. Вот как это работает: перед сессией попросите членов команды написать о проблеме, с которой они боролись, и вынести ее на обсуждение по одной. Затем каждый член команды получает пять минут в повестке дня, чтобы обсудить свой вопрос. Затем группа обходит собравшихся, чтобы у каждого была возможность либо задать вопрос об этом, либо пройти мимо. После того, как член команды ответит на все вопросы, люди получают возможность дать совет в формате «я мог бы предложить» или отказаться. Затем вы переходите к следующему вопросу. Это очень эффективное использование техники совместной работы, которой можно легко управлять в виртуальной среде.
Отмените кнопку mute. В совместной встрече есть социальные нормы: ты не встаешь и не ходишь по комнате, не обращая внимания. Виртуальные встречи ничем не отличаются: вы не отключаете звук и не выходите из комнаты, чтобы что-то сделать. На физическом совещании вы никогда не позвоните по телефону и не «отключаетесь» от собрания. Таким образом, на виртуальной встрече вы не должны нажимать кнопку отключения звука и отвечать на свои электронные письма, убивая любой потенциал для оживленного обсуждения, совместного смеха и творчества.
Как лидеры, мы должны установить стандарт: просто потому, что вы находитесь на виртуальном собрании и возможно проявление неуважения, нужно понимать, что это неприемлемо. Мы говорим о вежливости и уважении к людям, поэтому, если вы не хотите делать это лично, не делайте этого виртуально.
Запретить многозадачность. Когда-то о многозадачности думали как о способе делать много дел одновременно, но теперь это понимается как способ делать много дел плохо. Как показывает нам наука, несмотря на поразительную сложность и мощь мозга, в обработке информации возникает узкое место, когда он пытается выполнять две разные задачи одновременно. Это не только плохо для мозга; это плохо для команды.
Менеджеры должны установить твердую политику, согласно которой многозадачность неприемлема, так как важно, чтобы все мысленно присутствовали на собрании.
Вот три способа убедиться, что запрет на многозадачность соблюдается:
- Используйте видео: оно может существенно устранить многозадачность, потому что ваши коллеги могут видеть вас.
- Попросите ведущего собрания призвать людей поделиться своими мыслями. Поскольку никому не нравится быть застигнутым врасплох, они будут более склонны обращать внимание на детали.
- Дайте людям разные задачи на собрании, регулярно меняйте их. Чтобы люди были вовлечены, попросите другого члена команды вести протокол собрания; отслеживать действия, владельцев и сроки; и даже придумать забавный вопрос, чтобы задать всем в конце встречи.
Ник Морган, президент консалтинговой компании Public Words Inc., рекомендует постоянные точки соприкосновения: «На виртуальной встрече вам нужно регулярно останавливаться, чтобы измерить всем температуру. И я имею в виду всех. Пройдитесь по списку, спрашивая мнение каждого региона или человека».
Назначьте Йоду. Искренность сложна даже для команд, расположенных в одном месте, но это главный показатель продуктивности команды. Чтобы люди были вовлечены во время виртуальных встреч, назначьте «Йоду». Подобно мудрому мастеру-джедаю из «Звездных войн», Йода держит членов команды в узде и следит за тем, чтобы все оставались активными и были в теме. Йода не дает честности перерасти в неуважение, будучи смелым и осуждая любое неподобающее поведение.
В критические моменты во время встречи лидер должен повернуться к Йоде и спросить: «Итак, что здесь происходит, о чем никто не говорит?» Это позволяет Йоде выражать искренность группы и поощрять риск.
После встречи:
Реализуйте что-то типа беседу у кулера для воды. Вы когда-нибудь были на совещании, и как только оно заканчивается, все выходят и выражают свое недовольство рядом с кулером с водой? Вместо этого сделайте разговор у кулера формальным завершением виртуальной встречи. За 5-10 минут до окончания встречи сделайте то, что все сделали бы после физической встречи, но сделайте это на встрече и убедитесь, что это прозрачно и осознанно, обрабатывая настоящие чувства людей.
Как? Пусть все обойдут вокруг и скажут, что бы они сделали по-другому на собрании. Это похоже на последний момент «Йода» — это момент «говори сейчас или молчи навсегда». Это время, когда вы говорите, с чем вы не согласны, с чем вы сталкиваетесь, что вас беспокоит, что вам не нравится и т. д. Весь разговор типа у кулера с водой происходит прямо сейчас, или он больше никогда не повторится. А если это произойдет позже, вы нарушите этику команды.
Самое главное, что на виртуальных встречах вежливость и уважение должны быть нормой. Должны быть неотъемлемые этические правила, которым вы следуете до, во время и после виртуальной встречи, чтобы она была действительно успешной. А это означает соблюдение двух фундаментальных принципов: уважать время других и присутствовать. В противном случае у команды отнимаются драгоценные часы, которые невозможно восстановить. Совместно расположенные команды имеют достаточно проблем с установлением искренности и доверия; командам, разделенным расстоянием, действительно нужны отличные встречи, чтобы наладить эти связи.