1. Затраты на обратный проезд задвоились
Из-за политических событий в конце февраля авиакомпании переносили или отменяли назначенные рейсы. Сотрудникам приходилось возвращаться из командировки не тем транспортом, которым планировали. Самая сложная ситуация, когда работник не оформил отказ от билета, а рейс в итоге не отменили, а перенесли на сутки или больше.
Как оформить. Попросите сотрудника приложить к авансовому отчету подтверждающие проезд документы и объяснительную записку. На ней директор должен поставить отметку, что согласовал непредвиденные расходы.
Какие затраты учесть. Включите расходы на обратный проезд в состав командировочных. Они уменьшают «прибыльную» базу в общем порядке.
Какие расходы исключить. Затраты на авиаперелет, которого по факту не было, учесть нельзя. Списать в налоговом учете вы вправе лишь потери при возврате билета, если сможете обосновать необходимость замены рейса или транспорта.
НДФЛ и взносы. Компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ и взносами. К ним в том числе относятся и расходы, которые произведены по согласованию с руководством.
2. Сократили срок уже начавшейся поездки
Если директор отозвал сотрудников из командировки, скорее всего, им пришлось поменять обратные билеты или купить новые. За переоформление билетов на другую дату перевозчики берут плату. Досрочный выезд из гостиницы тоже может быть чреват финансовыми потерями. Например, когда номер забронировали по невозмещаемому тарифу. Деньги за «сгоревшие» дни отель вам не вернет.
Как оформить. Чтобы обосновать расходы на обмен билетов и уплату гостиничных штрафов, составьте приказ об изменении срока командировки. В нем укажите причину, по которой директор вынужден сократить продолжительность поездки. Опасно заменять исходный приказ о командировке документом с новыми сроками. Тогда вы не сможете объяснить, зачем покупали билеты на более позднюю дату, а сейчас их меняете.
Как оформить. Чтобы обосновать расходы на обмен билетов и уплату гостиничных
Какие затраты учесть. Если обратный билет был возвратным, то плату за его переоформление на другую дату вы вправе включить в расходы. Зачастую при обмене билета перевозчик требует доплатить разницу в тарифах. К примеру, у сотрудника был билет в «эконом», а на нужную дату остались места только в «бизнесе». Такую доплату тоже можно признать в расходах. Но чтобы у налоговиков не возникло соблазна их исключить, добавьте в приказ разрешение на перелет любым классом. Попросите, чтобы работник сделал скриншот с сайта перевозчика, из которого видно, что билетов в эконом-класс не осталось.
Допустим, у сотрудника был невозвратный билет и поэтому он купил новый на более близкую дату. В расходы включите две суммы: стоимость невозвратного билета за минусом возвращенных сервисных и аэропортовых сборов, а также стоимость нового обратного билета.
Не все отели разрешают бесплатно сократить количество дней проживания. Если гостиница взяла с работника штраф либо он бронировал номер по невозмещаемому тарифу, уплаченную сумму учтите в расходах.
Какие расходы исключить. Пересчитайте суточные с учетом фактической продолжительности поездки. Излишек работник должен вернуть. Если командировка сократилась до одного дня, действуют особые правила. Так, за однодневную загранкомандировку компания выплачивает лишь половину от суммы суточных в эту страну. А при однодневных поездках по России суточные вовсе не положены (абз. 4 п. 11 и п. 20 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). Даже если директор решил их выдать в полном размере, в расходы эти суммы включать опасно.
Чтобы обойти запрет, оформите выплату не как суточные, а как компенсацию работнику дополнительных расходов на поездку. Но такие затраты нужно подтвердить, например, чеками ККТ. На этом настаивает Минфин. Безопаснее, если сумма возмещения при однодневной поездке по России не превысит 700 руб. в сутки. Именно такие необлагаемые лимиты действуют по НДФЛ и взносам (п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК). Неподтвержденные затраты учесть не получится (письма от 01.12.2017 № 03-03-06/1/79985 и от 29.05.2017 № 03-03-06/1/32692).
НДФЛ и взносами. Не надо включать в доходы работника плату за переоформление обратного билета или стоимость нового, штраф гостиницы и другие дополнительные расходы, которые возникли из-за досрочного возвращения из командировки. Ведь сотрудник прервал поездку по приказу директора и не получил от этого выгоды. Значит, НДФЛ и взносы на эти суммы не начисляйте.
Если поездка по России сократилась до однодневной и вы возместили работнику аналог суточных, выплаченная компенсация не облагается НДФЛ и взносами. Но когда на сумму возмещения нет подтверждающих документов, зарплатные налоги придется начислить (письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).
3. Командировку пришлось отменить
Из-за экономических санкций, которые против России ввели западные страны, от большинства служебных поездок придется отказаться. Отмена командировок приведет к тому, что компания вынуждена сдать купленные билеты и снять бронь отеля. За возврат билетов перевозчики обычно берут плату, а за аннулирование брони позже оговоренного срока гостиница возьмет штраф. Чтобы не потерять еще и на налогах, нужно грамотно оформить документы.
Как оформить. Составьте приказ об отмене командировки. В нем укажите, почему поездка не состоялась.
Опасно аннулировать ранее изданный приказ о командировке. Ведь это будет означать, что первоначального приказа как будто бы и не было. Тогда непонятно, зачем вы покупали билеты, а теперь еще и платите за их возврат. Иными словами, компания ничем не сможет обосновать эти затраты. Поэтому налоговики не разрешат их признать, а со стоимости билетов потребуют уплатить НДФЛ и страховые взносы.
Какие затраты учесть. Если компания сдала билеты, то плату или штраф за возврат она вправе включить в расходы. Минфин с этим согласен (письмо от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735). Допустим, вы купили билеты по невозвратному тарифу. Максимум, что сможете получить, к примеру, от авиакомпании — это возмещение дополнительных сборов. Например, сервисных и аэропортовых. Но это небольшие суммы. Сам тариф за перевозку, а у большинства перевозчиков еще и топливный сбор вам не вернут. Поэтому в расходах учтите стоимость невозвратного билета за минусом возвращенных сумм.
Снять бронь в гостинице тоже не всегда удается без потерь. У многих отелей есть невозмещаемые тарифы на проживание. Как правило, они предусматривают еще и полную предоплату в момент бронирования. Если вы аннулировали именно такую бронь, гостиница деньги не вернет. Возникший из-за этого убыток включите в расходы (письмо Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).
Даже когда тариф разрешает отмену, отель обычно берет штраф за одни сутки, если вы сняли бронь позже оговоренного срока. Например, позже чем за 72 часа до заезда. У каждой гостиницы свои условия и сроки бесплатной отмены, хотя в свете последних обстоятельств санкции могут все-таки отменить. Если с вас штраф взяли, его сумму учтите в расходах.
Какие расходы исключить. Нельзя включать в налоговые затраты суточные по несостоявшейся поездке. Ведь работник никуда не ездил. Выплаченные авансом суточные он обязан вернуть.
Если вы отменили загранкомандировку, расходы на получение виз и оплату медстраховки безопаснее не учитывать. ФНС разрешает признавать такие затраты только по состоявшимся поездкам (письмо от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@). Но этот подход реально оспорить. Ссылайтесь на то, что компания потратилась на оформление визы исключительно в деловых целях. А раз расходы изначально были направлены на получение дохода, кодекс позволяет их учесть (п. 1 ст. 252 НК).
НДФЛ и взносы. Не считаются доходами работника суммы, которые он потратил на сорвавшуюся командировку. С них не нужно удерживать НДФЛ, так как эти деньги не перешли в распоряжение сотрудника и не принесли ему никакой экономической выгоды. Минфин с этим согласен (письмо от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). На «сгоревшие» суммы не нужно начислять и страховые взносы. Ведь штрафы за возврат билетов или отмену брони в гостинице — это затраты на отмену поездки, а не вознаграждение работника.