У пиарщиков в начале карьерного пути есть ложное убеждение – они уверены, что PR – это сплошной креатив, бесконечная генерация идей и крутые мероприятия. Зачастую PR – это "про рутинные задачи" – составление базы СМИ, мониторинг, отчетность и подготовку текстов.
Правильное составление и работа с базой СМИ – это полезный навык PR специалиста. С ее помощью можно найти нужного журналиста, провести массовую рассылку или точечно использовать определенный сектор СМИ. Делимся чек-листом и некоторыми лайфхаками по работе с базой СМИ:
1. Подготовьте техническую часть
Базу СМИ очень удобно составлять в Excel – благодаря обширному функционалу программы можно легко и быстро находить информацию, использовать фильтры и подписывать каждый отдельный лист. Некоторые создают базу в Google таблицах. Несмотря на то, что это удобно, есть риск потери данных или утечки информации. Если вы все же приняли решение работать с Google Docs, периодически сохраняйте базу на компьютер, чтобы обезопасить себя.
В базе помимо названия самих изданий не забывайте указывать контакты (телефоны и e-mail), фамилии и имена журналистов, которые пишут на интересующую тему, тип СМИ и дополнительные комментарии (особые условия публикации, альтернативные способы связи и т.д.)
2. Поддерживайте актуальность базы
Важно позаботиться о том, чтобы база СМИ была актуальной – это должны быть именно ваши наработанные контакты, а не чужие. Так вы сможете быть уверены, что эти контакты «живые», и материал точно попадет тому журналисту, которому он адресован. Поддержание актуальной базы СМИ по конкретному клиенту — это практически ежедневная регулярная задача, которую делают профессионалы в PR.
Прежде чем направлять материал в издание, зайдите на сайт СМИ, изучите на какие темы кто из журналистов пишет. В конце каждой статьи обычно есть имя автора. Попробуйте найти контакт именно нужного вам человека. Так вы с большей вероятностью направите материал журналисту, который занимается именно вашей тематикой.
3. Поддерживайте коммуникацию с журналистами
В общении с журналистами недостаточно просто воспользоваться массовой рассылкой в СМИ и ожидать, что ваш материал будет опубликован - не факт, что журналист прочитал ваше письмо из-за своей загруженности. Более того, при личном общении выше вероятность, что вы сможете убедить его в том, что подготовленный вами материал ему подойдет (здесь важно включить навыки продажника!).
Чтобы убедиться, что журналист ознакомился с вашим письмом, свяжитесь с ним по телефону (через редакцию) или через мессенджер (например, если у вас есть его прямой контакт). Если вы объясните журналисту важность публикации материала или заинтересуете его эксклюзивными данными или комментариями, то он скорее всего согласится опубликовать ваш материал. Здесь пиарщик ненадолго должен превратиться в крутого продажника :)
4. Организовывайте спецпроекты
В современных реалиях большинство изданий избалованы большим объемом материалов, и поэтому не всегда готовы опубликовать статью на безвозмездной основе. При составлении базы СМИ не стоит пренебрегать контактами, в том числе из рекламных отделов. Для текущей ситуации – это норма, ведь ничто не мешает вам продвигать публикации как платно, так и бесплатно.