Добрый день уважаемые читатели!
При ведении бизнеса часто возникает потребность в использовании личного оборудования сотрудников в интересах организации. Неправильное оформлении порядка использования такого оборудования приводит к штрафам от надзорных органов или судебным разбирательствам с работниками.
Сегодня мы разберем порядок использования личного транспорта работников в интересах организации, т.к это является одним из самых распространённых случаев.
Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация, в лице ее руководства, видит как один способов выхода из такой ситуации использование транспортных средств работников.
Как правильно оформить договор с работником и провести выплаты в их пользу разберем кратко в данной статье.
В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает, а точнее обязывает работодателя, возможность заключить с сотрудником договор аренды ТС (с экипажем или без) или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.
Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)
Данный вариант является наиболее удобным способом решения проблемы для работодателя. Максимально, в случае судебных разбирательств с работником, работодатель защищен от исков и жалоб. В данном случае, осуществляется заключение дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации при использовании личного автотранспорта в служебных целях. Единственным ограничением при том варианте является то что ТС сможет пользоваться только собственник данного автомобиля.
Нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
В соответствии с п.1 указанного Постановления определены следующие предельные размеры компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения:
- 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно;
- 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.
Обратите внимание, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, который был согласован между работодателем и сотрудником, на основании положений п.3 ст. 217, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
У некоторых возникает вопрос, нужно ли оформлять путевой лист?
Путевой лист оформляется:
- если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
В остальных случая путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (разъяснение УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@).
Оформление путевых листов, приобщение других документов необходимо для подтверждения и обоснованности расходов на ГСМ. При халатном отношении к этому вопросу налоговыми органами будет фиксироваться попытка уклонения от уплаты налогов и взносов.
Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
Если с сотрудником заключается договор аренды с экипажем, то управлять таким транспортным средством может лишь сам арендодатель.
При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.
При заключении данного вида договора возникают проблемы с надзорными органами и оплатой налогов и отчислениями. Поэтому в целях минимизации рисков рекомендуется заключать два разных договора: договор аренды ТС без экипажа и договор на оказание услуг.
Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)
В случае. если с работником был заключен договор аренды транспортного средства без экипажа, то управлять ТС может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации, что удобно с практической точки зрения.
При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.
При любом из выше указанных вариантов заключаемого договора необходимо указать:
- данные из свидетельства о регистрации транспортного средства (марку ТС, год выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, шасси, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства);
- данные собственника ТС (они должны совпадать с данными лица, представляющего автомобиль в аренду);
- срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.
Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.
Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены (разъяснения Минфина РФ - письмо от 25.03.2019 г. № 03-03-06/1/20067).
В качестве завершения нужно добавить, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель, при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.
Спасибо за внимание!
Другие статьи в блоге: