В соответствии с законодательством РФ если дистанционный сотрудник использует в работе свое имущество, ему полагается компенсация (ст. 312.6 ТК).
Такие траты (расходы) признаются в налоговом учете при расчете базы налога на прибыль.
При этом данная сумма не облагается НДФЛ и страховыми взносами, об этом также указано в законе (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК).
В налоговом учете организации можно признать во внереализационных расходах. при условии:
- прописали выплату в коллективном договоре,
- локальном нормативном акте,
- трудовом договоре;
- есть подтверждающие документы.
Работник должен документально подтвердить свои расходы. Данная позиция закреплена в письмах Минфина письма Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263, от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705.
Определить размер компенсации иногда бывает сложно. Порядок ее расчета нигде не прописан, поэтому возможно сделать расчет самой организации (например, исходя из того работнику предоставляется оборудование или он его арендует и также можно рассчитать иные расходы) и утвердить локальным актом.
Давайте приведем пример:
Дистанционный сотрудник использует в работе собственный ноутбук . Он представил документы, что купил данную оргтехнику для работы за 50 000 руб. Срок полезного использования — 5 лет. Если бы компания приобретала технику сама, сумма ежемесячной амортизации составила бы 833 руб. (50 000 руб. : 60 мес.).
Поэтому расчет оказался таким , что компенсация за использование личного имущества составляет 833 руб. в месяц. Помимо компенсации за использование личного имущества работник может претендовать на возмещение сопутствующих затрат (электроэнергия, интернет).